開會怎樣才能不打盹？

郭麗萍

先做道算術題。每星期、每月、每年，我們大概要開多少次會呢？有媒體做過統計，法國、意大利、日本、美國這些主流發達國家的城市男性，平均每周花在開會上的時間約3～5小時。你知道中國城市男性平均每周開會時間是多少嗎？答案是：13小時！

中國人不是在開會，就是在開會路上。如果你有幸在冗長、無聊的會議中保持清醒，環顧四周一定會發現，主講人唾沫橫飛，而臺下有些人卻早已元神出竅，去了二次元世界或者五維空間。

文青聚居地豆瓣上，甚至有怨念爆棚的童鞋建了“一開會就犯困”“一開會就想死”“討厭開會！”等小組。有網友充滿哀怨：中國人開著最多的會，卻最不注重開會技巧。曾有法學學者列數中國會議的“七宗罪”：發言隨意、議題雜亂、進程專橫、論爭粗魯、決定草率、時間冗長、活動形式化—砰砰砰！躺槍無數了吧？

那么，糾纏人類幾個世紀的命題凸顯出來：如何高效地開會？

知乎上，這個問題得贊最多的答案，也是字數最少的：站著開。認真的人不干了：如果沒有科學的會議管理手段，別說站著、就算讓你倒立著也開不出高效的會！高效的關鍵根本不在于時間長短，站著確實能單方面縮減時長，卻不一定能提高會議產出。一個不能得出成果的會議，就算只開一分鐘也是低效的！

于是，不少聰明人搬出了一部開會寶典，那就是《羅伯特議事規則》（Robert’s Rules of Order）。

它的誕生是一段值得言說的軼事。一百多年前，年輕的美國陸軍軍官亨利·羅伯特受邀主持一個會議，不懂如何主持的他，見識了今天我們常見的失控場面：與會者們劍拔弩張，火藥味十足，最后會議只能草草結束。這逼出了這位畢業于西點軍校的軍人的軸勁兒。他說：“我一定要了解議事規則，否則絕不再參加任何會議。”幾番鉆研后，羅伯特在1876年寫出了這部開會手冊。

如今，這部手冊已經編到了第11版，厚如磚塊，公平、效率是其核心精神。不管是會議主席、秘書，還是與會者，都能從中找到各自的游戲規則。在西方國家，大到聯合國、歐盟的決策，小到上市公司、民間團體，許多組織的開會規則都廣泛援于此。

而中國會議的“七宗罪”，完全可以從這部寶典里找到應對策略。比如，為了防止跑題，羅伯特規則要求，開會前就要確定目的和議題，而且議題必須是明確具體的，會上各方就議題進行一事一議地充分討論并表決。

羅伯特規則也有一套避免野蠻和低效討論的方法：人人有機會發言，每個人的發言時間次數需事先申明，并嚴格遵守;意見不同的各方發言前要舉手起立，向主持人陳述，就事論事，不得攻擊他人、延堂脫時或強行插嘴。

如果把會議比作一臺把多人智慧加工成決議的機器，主持人就是運作者，能否把會開好，主持人的角色尤為重要。《羅伯特議事規則》中有一句經典的話：“主持人的職責在于約定時間召集開會，按適當次序宣布議程，陳述并提交會議的一切問題并使之付諸表決，維持秩序和禮節，并決定一切對之可以申訴問題的次序。”

白領必讀的職場小說《杜拉拉升職記》，書中也被人摘出不少關于會議主持的技巧：主持人需要提出流程建議，推動會議進程，而且最好在會前就先想好;討論過程中，主持人需要不斷澄清并確認各方觀點，大家意見僵持不下或眾說紛紜時，要推動各方達成協議。最后，主持人要做出總結：會議做了什么決定，每個人的任務是什么，下一次的跟進計劃如何……

所以，不管主持人由誰擔任，有威望的領導也好，周到的助理也好，他必須是思維縝密、公正超然，且當強則強的人。（如果有一小撮人違反會議紀律，你懂的……）

美國議事專家協會（NAP）中國首位會員袁天鵬堪稱中國版“羅伯特”。當初留學大洋彼岸時，他在美國的學生議事會里接觸到了《羅伯特議事規則》。回中國后，針對中國人在開會上的無能，袁天鵬翻譯了第10版《羅伯特議事規則》，并自此致力于其在中國的本土化實踐。

可惜，根據NGO“中國推動者計劃”的調查，中國大陸的城市人群中，知道此規則的人僅7%。即使是表示知道的受訪者，也往往只是“聽說過”而已。因此，這家NGO從2011年起設立了“議事規則普及計劃”，力圖到2023年將7%這個比例升到35%。

而率先走在前方的人，正享受著這個良性規則帶來的紅利。知乎網友于紅紅便分享了她一次參加公司高管競聘的經歷：在第二輪9名應試者參加的“無領導小組討論”里，于紅紅運用了羅伯特議事的幾條規則，幾分鐘之內便成為會議的靈魂人物，掌控整個會議的進程。最后作為唯一的陳述人，代表全體成員向考官組做了5分鐘的研討成陳述，并獲得全場掌聲。

“《羅伯特議事規則》在管理方面，是本不可多得的實戰書籍，應當好好揣摩、消化。比如，你如何讓別人支持你的工作，在會上提出他的真實想法和建議？如何打斷跑題的人而又不讓他感到受侵犯？”于紅紅說，“開會真的是個很復雜的問題，其中包含很多的管理理念和技巧，同時關乎情商和智商。”