文書檔案現(xiàn)代化管理策略分析

葉偉

摘 要：各機(jī)關(guān)單位在社會活動過程中會產(chǎn)生大量的文書檔案，隨著文書檔案數(shù)量的增加，利用傳統(tǒng)方式對其進(jìn)行管理會存在較大的難度，在當(dāng)前信息化技術(shù)快速提升的新形勢下，運用現(xiàn)代化技術(shù)和方法來加強(qiáng)文書檔案管理工作，可以有效的提高文書檔案的管理水平，實現(xiàn)文書檔案管理的現(xiàn)代化。文中分析了文書檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢，并進(jìn)一步對加強(qiáng)文書檔案現(xiàn)代化管理的策略進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：文書檔案；現(xiàn)代化管理；優(yōu)勢；策略

文檔檔案作為重要的檔案資源，同時也是構(gòu)成各種政務(wù)活動的重要要素。近年來網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)取得了較快的發(fā)展，文書檔案現(xiàn)代化管理已成為檔案管理和利用的必然趨勢。因此在實踐工作中，各機(jī)關(guān)單位在文書檔案數(shù)量不斷增加的新形勢下，需要做好文書檔案的現(xiàn)代化管理工作，全面提高文書檔案管理工作的效率，確保文書檔案能夠與新形勢發(fā)展需求更好的適應(yīng)。

一、文書檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢

（一）提高檔案歸檔人員的工作效率

通過做好文書檔案現(xiàn)代化管理工作，可以進(jìn)一步規(guī)范文書檔案管理的流程，改變傳統(tǒng)的文書檔案管理方式，全面提高文書檔案管理工作的效率。而且通過運用計算機(jī)技術(shù)來對文書檔案進(jìn)行整理和歸檔，可以有效的減輕檔案管理人員的工作量，文件信息資料的收集、存放、分類等工作更為快捷和便利，提高檔案管理工作的效率。

（二）提高檔案的查閱速度

利用現(xiàn)代化管理方式來做好文書檔案管理工作，可以有效的提高文件查閱速度。在實際工作中，通過運用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠隨時對文書檔案資源進(jìn)行檢索，檔案使用者在利用檔案信息時不受時間和空間的限制，能夠在極短時間內(nèi)查到自己所需要的資料，有利于檔案利用工作的效率的大幅度提高，實現(xiàn)了人力和物力資源的有效節(jié)約。

（三）提高文件的傳遞速度和安全性

文書資料在日常公文處理過程中，傳遞時極易發(fā)生丟失的情況。通過運用計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，文書資料可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞和流轉(zhuǎn)，有效的提高了文書資料的傳遞速度，保證了文件的安全性。同時還可以通過檔案管理系統(tǒng)來對檔案密級進(jìn)行確定，并設(shè)置具體的操作權(quán)限，以此來保證文書檔案信息的安全。另外，現(xiàn)代化管理方式下的電子文書檔案，有效的提高了檔案信息的利用率和檔案管理工作的效率。

二、加快文書檔案現(xiàn)代化管理的策略分析

（一）建立現(xiàn)代化的文書檔案管理制度

強(qiáng)化文書檔案的制度化建設(shè)，對于提高文書檔案管理效率具有重要意義。現(xiàn)代化文書檔案管理制度與技巧的結(jié)合，可有效保護(hù)存儲文書檔案。建立現(xiàn)代化的文書檔案管理制度，要求機(jī)關(guān)企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)摒棄過往傳統(tǒng)的管理制度與體系，以國家文書檔案管理基本原則為指導(dǎo)，結(jié)合組織內(nèi)部的管理體制和組織架構(gòu)等實際情況，建立起符合自身實際情況的文書檔案管理制度，所建立的制度應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，且具備鮮明的科學(xué)性、靈活性與合理性，如堅持“文檔一體化”、邏輯歸檔、紙質(zhì)檔案與電子檔案共存等。現(xiàn)代化文書檔案制度的建立，能夠改變過往不合時宜的制度，為單位文書檔案管理工作提供新的工作形式，進(jìn)而不斷完善文書檔案管理制度和體系，為文書檔案管理工作的有序開展奠定制度保證。此外，還應(yīng)當(dāng)注重文書檔案編修制度的規(guī)格與健全。在文書檔案管理工作中，有計劃對文書檔案的編修制度進(jìn)行查閱、編修與完善，確保文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量。同時，還有必要建立文書檔案管理績效考評制度，強(qiáng)化對工作人員的考核，促使文書檔案管理人員積極高效地投身于工作當(dāng)中，增強(qiáng)制度的實效性。

（二）應(yīng)用先進(jìn)手段實現(xiàn)文書檔案現(xiàn)代化管理

當(dāng)前辦公自動化系統(tǒng)得以普及，在具體辦公過程中，通過OA流轉(zhuǎn)即能夠完成收文和發(fā)文，這就要求檔案管理人員要加快文書檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變，充分的利用現(xiàn)代化化手段來提高文書檔案的管理水平。因此在文書檔案管理工作中，需要充分的運用現(xiàn)代化管理軟件，依托于計算機(jī)技術(shù)來對文書檔案進(jìn)行整理、儲存和查閱。同時還要通過創(chuàng)建OA系統(tǒng)軟件與現(xiàn)代化管理軟件的接口，實現(xiàn)來完成公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的無縫對接，這樣電子文件數(shù)據(jù)通過辦公自動化系統(tǒng)即能夠直接進(jìn)入到檔案管理系統(tǒng)中，完成歸檔工作。而且有效的保證了紙質(zhì)檔案與電子文檔之間信息的一致性。另外，各機(jī)關(guān)單位還要通過運用相應(yīng)的軟件來加快推動檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，在保證文書檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)上，全面提升文書檔案的應(yīng)用價值，加快促進(jìn)文書檔案管理的現(xiàn)代化水平。

（三）提高文書檔案檢索效率

在文書檔案檢索方面，首先通過對當(dāng)前的文書檔案進(jìn)行全面的普查，根據(jù)各行業(yè)發(fā)展的需要，針對一些不具有利用價值的文書檔案進(jìn)行移除，以減少文書檔案管理工作中內(nèi)容的重復(fù)性；而對文書檔案進(jìn)行普查與無用檔案的清除，也是文書檔案管理工作實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與科學(xué)化的前提。其次，通過對文書檔案進(jìn)行組合，對于一些內(nèi)容較多的文書檔案將其分為幾個類別清晰的案卷，并重新梳理內(nèi)容繁雜的檔案，將各檔案之間的聯(lián)系明確，以促進(jìn)文書檔案資料的利用率以及檢索效率。與此同時，嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范檔案題名，以提高文書檔案檢索的準(zhǔn)確性與效率。因為實施文書檔案的規(guī)范分類，其目的是為了能夠快速檢索與提高利用效率，而只有提高文書檔案的題名準(zhǔn)確性，才能使檔案發(fā)揮其具體的效用。

（四）不斷完善和健全文書檔案管理體系

為了能夠更好的提高文書檔案管理水平，需要在日常工作中注重構(gòu)建完善的文書檔案管理體系，進(jìn)一步完善文書檔案管理要求。在實際工作中，各單位需要針對自身的實際情況，并按照文書檔案管理的要求來建立健全文書檔案管理體系。同時還要注重文書檔案綜合管理水平的提升，各部門之間在日常工作要做好協(xié)調(diào)工作，加強(qiáng)工作中的交流和配合，確保實現(xiàn)信息的全面?zhèn)鬏敽蛯崿F(xiàn)對文書信息的完整記載。文書檔案管理工作是一項長期性及繁瑣的工作，需要在實際工作中配備專業(yè)的檔案管理人員，并在實際工作嚴(yán)格按照具體的要求來做好檔案資料的收集和整理工作，確保檔案管理人員整體素質(zhì)的提升，并對每一個檔案人員的相應(yīng)職責(zé)進(jìn)行明確，全面提升文書檔案現(xiàn)代化管理的質(zhì)量。

三、結(jié)束語：

機(jī)關(guān)單位文書檔案管理水平直接體現(xiàn)出其基礎(chǔ)性管理工作的水平，因此在當(dāng)前新形勢下，文書檔案管理工作要與時代發(fā)展需要相適應(yīng)，進(jìn)一步完善相關(guān)的管理制度，并充分的運用現(xiàn)代化的管理方法和手段，全面提升文書檔案的檢索效率，并在日常工作中重視檔案管理人員的培訓(xùn)工作，以此來推動文書檔案工作的現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化發(fā)展進(jìn)程，為檔案事業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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