運用Excel構建出入庫系統

王宇長（河北建投水務投資有限公司 財務管理部，石家莊 050000）

運用Excel構建出入庫系統

王宇長
（河北建投水務投資有限公司 財務管理部，石家莊 050000）

本文以手機售后維修業務為例，通過對手機售后維修機出入庫管理的需求分析，依托手機售后維修流程，介紹如何運用Excel設計手機售后維修機出入庫系統，旨在提高通訊產品及PC產品售后維修中心的管理效率和管理水平。

Excel；出入庫系統；模塊設計

近年來，隨著手機售后維修行業的競爭加劇，管理的精細度顯得越來越重要。無論是單個網點、區域服務中心或省總服務中心，管理者都希望可以通過電腦或手機，實時了解維修中心的維修機出入庫情況，追蹤每一臺維修機的維修狀態；通過對維修機的故障分析統計物料需求，以制定合理的物料采購計劃，保持合理的物料庫存。管理者還希望每月統計員工的績效清單，以方便計算業績獎金；員工也希望利用系統查詢和追溯查找自己的工作內容，以從容應對客戶或供應商的詢問查證。因此，構建手機售后維修機出入庫系統，對手機維修過程進行嚴格的管理和控制，避免維修機庫存積壓，有助于提高手機售后維修中心的管理效率和管理水平。

1　手機維修流程

對于手機售后維修主體來說，無論組織架構如何設計，維修流程大體相似，可簡單歸納為如圖1的流程。

圖1　維修流程

修好的機器與送修流程相反，由庫管或工程師返回給受理人員，再由受理人員通知用戶或客戶取機，并將維修工單交信息人員錄入系統。

2　系統結構設

建立一個Exce1工作簿，命名為“手機售后維修機出入庫系統”，在其中建立3個工作表，其中：基礎信息、數據錄入、數據統計，3張表分別為系統的3個模塊。基礎信息表主要用于定義手機編碼、手機品牌與型號等信息，為數據錄入模塊提供方便。數據錄入模塊顧名思義就是錄入維修機出入庫等信息，及時登記手機維修狀態，利用VLOOKUP查找引用函數和Exce1的數據有效性功能提高鍵盤直接錄入速度。數據統計模塊是在數據錄入的基礎上，利用Exce1的數據透視表功能進行數據的多維度出入庫統計，如統計期間維修機的總體出入庫情況，保內與保外結算單據情況，工程師維修數量情況，并可實時輸出相關統計信息。

3　系統模塊設計

3.1基礎信息模塊設計

在基礎信息工作表的第1行輸入表1中的對應列的信息字段。

表1　基礎信息工作表

手機編碼是為了在數據錄入時使用方便，使用者可以根據自身管理需求和使用習慣進行自定義，但一個手機型號的編碼必須是唯一的。

3.2數據錄入模塊設計

在數據錄入工作表的第1行輸入表2中的對應列的信息字段。

表2　數據錄入工作表

（1）將B、N、O、P列設置為日期格式，錄入時只需錄入數字格式即可生成日期。

（2）在E、F列輸入VLOOKUP查找引用函數，D列錄入手機編碼后，E、F列即可生成對應的信息。先在單元格E2、F2分別插入VLOOKUP函數，并編輯為E2=VLOOKUP（D2，基礎信息！SBS1：SDS5000，2，FALSE），F2=VLOOKUP（D2，基礎信息！SBS1：SDS 5000，3，FALSE），然后對單元格E2、F2分別下拉拖動復制公式函數到5 000行（范圍根據業務量大小自定義下拉拖至終至行）。

（3）G、I、J、K、L、M列利用Exce1的數據有效性功能，設置為選擇性輸入，錄入時只需在單元格的下拉菜單中選擇錄入。如G列，單擊“數據”菜單，選擇“數據有效性”選項卡，在“設置”的“允許（A）：”中選擇“序列”，在“設置”的“來源（S）：”輸入“銀色，白色，灰色，…”。I、J、K、L、M列依據內容按G列方法設置，也可參照上述（2）添加到基礎信息模塊利用VLOOKUP查找引用函數進行設置。

（4）H列入庫（接機）數量和Q列出庫（返機）數量始終設置為“1”，是為了在數據統計模塊計算數據。

3.3數據統計模塊設計

數據統計模塊的數據來源于數據錄入系統，利用Exce1的數據透視表功能進行設計。

（1）進入數據統計工作表，單擊“插入”菜單，選擇“數據透視表”選項卡，進入“創建數據透視表”界面，單擊“表/區域（T）：”后方框，選擇“數據錄入工作表A1：Q5000”即可，便顯示為“數據錄入！SAS1：SQS5000”，然后單擊“確定”。

（2）接著進入“數據透視表字段列表”，根據統計目的將“選擇要添加到報表的字段”分別拖拉到“報表篩選”、“列標簽”、“行標簽、”“Σ數值”區域。此處將“品牌名稱”、“客戶類別”、“手機型號”、“返修性質”、“主要故障”、“向客戶返機日期”及“接機日期”拖入“報表篩選”區域；將“工程師”拖入“列標簽”區域；將“受理員”拖入“行標簽”區域；將“入庫數量”、“出庫數量”拖入“Σ數值”區域。

（3）再次回到數據統計工作表界面，分別右擊“計數項：入庫數量”和“計數項：出庫數量”，選擇“值字段設置”選項進入編輯界面，選擇“匯總方式”中“求和”。

通過上面3個步驟，數據統計模塊設計就完成了，當新的數據錄入時，只需右鍵點擊“數據統計模塊”中的工作區域，選擇右鍵菜單中的“刷新”即可完成更新數據統計。需要查詢統計數據，選擇左上部分“報表篩選”中的篩選條件即可，對于查詢統計的結果，可以復制保存。

4　結語

本系統基于Exce1界面，操作簡單，對于中小手機維修網點非常實用。可以廣泛適用于通訊產品及PC產品的售后維修中心，對其維修品的出入庫進行實時動態管理，實現對出入庫信息的多維度收集、傳遞和統計分析，有利于降低售后維修中心的庫存積壓風險與成本，提高運營效率和售后服務質量。

主要參考文獻

［1］李永年.Exce1在財務管控中36個運用［M］.昆明：云南大學出版社. 2013.

［2］文勇.利用Exce1進行賬務處理系統設計［J］.財務月刊，2010（11）.

［3］賽迪顧問股份有限公司.中國手機市場售后服務模式調研報告［R］. 2009.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.13.058

F272.7

A

1673-0194（2015）13-0095-02

2015-04-03