圖書館固定資產(chǎn)管理研究

張 秦

（陜西省圖書館，西安 710061）

固定資產(chǎn)就是使用年限1年以上，單位價(jià)值在2000元以上的資產(chǎn)；符合下列條件之一者也應(yīng)列為固定資產(chǎn)：凡相同種類、規(guī)格的設(shè)備、器具、使用年限在1年以上，雖然單位價(jià)值不足2000元，但數(shù)量較多，總值較大，而又集中管理者亦應(yīng)列為固定資產(chǎn)；屬于整體之一部分，不便或不宜劃分，而其整體總值符合固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)者，應(yīng)列為固定資產(chǎn)；成套生產(chǎn)裝置上的管道、閥門、儀器儀表、線路在竣工時(shí)應(yīng)列為固定資產(chǎn)；單臺(tái)電動(dòng)機(jī)功率為30 kW以上（含30 kW）應(yīng)列為固定資產(chǎn)。

1 固定資產(chǎn)管理存在的現(xiàn)實(shí)問題

雖然作者本人從事圖書館固定資產(chǎn)管理工作時(shí)間不長，但經(jīng)歷了圖書館固定資產(chǎn)管理從以往的紙質(zhì)表格逐一記錄成冊(cè)向電腦網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用無紙辦公這一個(gè)過渡時(shí)期。引入資產(chǎn)管理軟件后，工作人員對(duì)全館所有固定資產(chǎn)進(jìn)行各項(xiàng)分類，并錄入固定資產(chǎn)軟件，通過固定資產(chǎn)軟件逐一對(duì)現(xiàn)有所有資產(chǎn)進(jìn)行編號(hào)并打印出資產(chǎn)條碼，資產(chǎn)條碼包含品名、價(jià)格、使用部門及使用人等信息，通過這一系列方法基本實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)責(zé)任到人。同時(shí)每兩年的固定資產(chǎn)盤點(diǎn)從以往的紙質(zhì)登記冊(cè)逐一對(duì)照實(shí)物清點(diǎn)換成了用智能掃槍先將盤點(diǎn)部門資產(chǎn)信息錄入掃槍，再使用掃槍掃描該部門資產(chǎn)，并將掃描結(jié)果上傳回軟，從而得到一個(gè)比較直觀的盤點(diǎn)數(shù)據(jù)。這縮短了盤點(diǎn)時(shí)間、降低了重復(fù)盤點(diǎn)的概率。

1.1 固定資產(chǎn)管理方式比較落后，效率偏低

固定資產(chǎn)管理仍運(yùn)用老舊的管理方式，資產(chǎn)科為固定資產(chǎn)的管理者，任何固定資產(chǎn)的使用、管理都是資產(chǎn)科負(fù)責(zé)實(shí)施。資產(chǎn)科下設(shè)固定資產(chǎn)管理崗位，一般由一到兩人擔(dān)任，主要由此二人具體實(shí)施。看似非常合理，但具體實(shí)施時(shí)存在許多弊端。比如購置了新的固定資產(chǎn)軟件后，做到了一物一條碼。全館固定資產(chǎn)2萬多件，在進(jìn)行全館物品條碼粘貼的時(shí)候明顯產(chǎn)生人手不足、粘貼量大、粘貼時(shí)間長等一系列問題。兩個(gè)人要在短時(shí)間內(nèi)完成所有的固定資產(chǎn)條碼粘貼難度非常大。這都是由管理方式滯后所引發(fā)的。

1.2 固定資產(chǎn)管理制度有待健全

資產(chǎn)科的庫室長時(shí)間無人管理，內(nèi)部物品亂擺亂放、雜亂無章，對(duì)資產(chǎn)的保存與使用極為不利。用不上的資產(chǎn)堵住了通道；需要用的物品找不出來。造成這種現(xiàn)象的原因是沒有形成一種完善健全的管理制度，以及相應(yīng)的管理制度沒有貫徹落實(shí)。老舊觀念根深蒂固，只要一提到固定資產(chǎn)幾乎所有人都認(rèn)為那是資產(chǎn)科的事，與其他部門的人無關(guān)。

1.3 固定資產(chǎn)管理流程混亂

采購了固定資產(chǎn)管理軟件并粘貼資產(chǎn)條碼后，工作效率明顯提高。但日常管理流程在與其他部門銜接配合方面還存在一些問題。如個(gè)別使用部門因急需使用新購入的固定資產(chǎn)，直接要求供應(yīng)商安裝使用，沒有按照流程到資產(chǎn)科登記備案。造成部分固定資產(chǎn)已投入使用，但資產(chǎn)科還沒有物品記錄的現(xiàn)象，不利于固定資產(chǎn)管理。

2 固定資產(chǎn)管理的建議

2.1 改變現(xiàn)有管理方式

以資產(chǎn)科牽頭，其他部門共同參與，形成齊抓共管的局面。可在各部門指定或選出一名同志擔(dān)任本部門的固定資產(chǎn)管理專員，固定資產(chǎn)管理專員負(fù)責(zé)平時(shí)本部門固定資產(chǎn)的管理。在資產(chǎn)科安裝固定資產(chǎn)管理軟件主機(jī)，在各部門安裝固定資產(chǎn)管理軟件分機(jī)。這可以讓資產(chǎn)科及時(shí)掌握各部門固定資產(chǎn)信息的最新狀態(tài)。資產(chǎn)科可根據(jù)各部門匯總的固定資產(chǎn)使用情況作出相應(yīng)的工作安排，以保證固定資產(chǎn)信息及時(shí)在固定資產(chǎn)軟件上更新，有利于館內(nèi)固定資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)管理，避免固定資產(chǎn)流失。

2.2 逐漸改變職工的資產(chǎn)觀念

固定資產(chǎn)是與每一位職工緊密相連的資產(chǎn)，員工既有使用的權(quán)利，同時(shí)也有維護(hù)、愛護(hù)的義務(wù)。而傳統(tǒng)觀念認(rèn)為固定資產(chǎn)都是公家的東西，只管使用，壞了由資產(chǎn)科維修回收。資產(chǎn)科同步進(jìn)行監(jiān)督管理，對(duì)屬于正常使用周期已到的固定資產(chǎn)損壞，不予追究；對(duì)未到使用周期的固定資產(chǎn)損壞，資產(chǎn)科將進(jìn)行評(píng)估，如發(fā)現(xiàn)屬于蓄意破壞損毀的情況，資產(chǎn)科將酌情追究資產(chǎn)使用人的責(zé)任，需要賠償?shù)脑瓋r(jià)賠償。處罰不是目的，而是要通過這一強(qiáng)制手段，矯正職工以往的錯(cuò)誤思想，加強(qiáng)各職工愛護(hù)資產(chǎn)的意識(shí)，使固定資產(chǎn)能更好地、更長久地為每一位職工服務(wù)。

2.3 加強(qiáng)各部門的配合

針對(duì)以往工作中產(chǎn)生的紊亂情況，要完善資產(chǎn)管理制度，加強(qiáng)各部門間的配合，做到固定資產(chǎn)管理有條不紊。由使用部門提出申請(qǐng)，報(bào)資產(chǎn)科備案，并由財(cái)務(wù)科協(xié)調(diào)采購，待物品購回后應(yīng)先在資產(chǎn)科入庫入檔登記并粘貼資產(chǎn)條形碼，最后再由申請(qǐng)部門領(lǐng)取使用。為完善這一流程，館內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)大力支持。在最終的審批報(bào)銷環(huán)節(jié)出臺(tái)沒有資產(chǎn)科蓋章入庫、出庫記錄不予報(bào)銷這一制度，通過非常手段糾正不良作風(fēng)。這體現(xiàn)了單位對(duì)固定資產(chǎn)管理的重視及糾正錯(cuò)誤方式的決心。相信通過強(qiáng)制措施的出臺(tái)，固定資產(chǎn)管理工作一定會(huì)步入正軌。