高校移動協同辦公系統的設計

許王凱，邵 敏

（寧波職業技術學院，浙江 寧波315800）

1 系統方案設計

移動協同辦公系統應該也是基于協同辦公系統，二者既有聯系，又能獨立，為了確保數據的一致性和唯一性，二個系統應共同使用同一個數據庫，意味著二個系統都能讀取和操作數據庫，用戶登陸任何一個系統，另一個系統自動會退出注銷用戶。

經過對高校業務部門的需求調研，在協同辦公系統的基礎上，移動協同辦公系統應該有流程處理、公文處理、會議管理、會議簽到、新聞公告、數據統計、通訊錄等幾個模塊作為移動協同辦公系統的基本功能模塊，如圖1所示。這樣的設計，不但有PC版協同辦公系統的全部功能，還利用智能移動設備本身的特點設計出更有人性化、功能更強大的功能，比如可以利用移動設備或智能手機的通話功能進行交流、拍攝照片、編輯文件等功能來發起語音流程、照片流程，利用觸摸屏功能進行語音、手簽審批等，利用全球定位功能可以進行會議或出差的定位，讓用戶感受到全方位立體式的移動辦公體驗，使辦公更加便捷。

圖1 移動協同辦公系統架構圖

2 基本功能模塊分析

（1）流程處理。流程處理模塊是整個移動協同辦公系統使用最多的也是最重要的模塊，高校的業務基本上是通過流程處理的，發起人可以在移動端發起流程，每個節點的審批人也可以在移動端來查看、審批、修改和退回該流程，模塊由6功能組成：流程的發起，每個教職工可以發起標準流程、拍照流程、語音流程和自由流程；待辦查看功能，可以查看待辦流程的查看和處理；已辦查看功能，可以查看已辦流程和處理；已發查看功能，可以查看已發的流程；待發查看功能，查看和處理待發的流程；搜索功能可以搜索待辦、已辦、已發、待發的流程。

（2）公文管理。公文處理模塊也是移動協同辦公系統最重要的功能之一，行政公文的起草、修改、批閱、傳閱、發布、存檔、查閱整個過程只要通過移動協同辦公系統就可以完成，教職工還能實時查看文件流轉的情況，保證了公文能及時被辦理。公文管理的主要功能有公文的發文、收文、簽報等，有權限的教職工可以對公文進行發文、收文、簽報。

（3）會議管理。會議管理模塊主要是用來管理會議室，采用移動協同辦公系統的可以使管理模變得很高效，通過系統就能申請、審批及分配會議室，大大提高了效率，使用人還可以通過系統馬上查看到高校各個會議室的使用情況，再根據自己的需求去申請會議室即可，通過審批后就能使用會議室了。

（4）會議簽到。會議簽到模塊是根據移動設備的GPS功能來定位，為了解決每次會議用紙質簽到、統計參會人員和參會人員的漏簽、代簽或忘記時間和會議地點而開發的，系統通過會議管理模塊中的數據，自動發短信提醒參會人員，自動生成每個會議的列表，包括會議主題時間、地點，參會人員，參加會議者只要在會議開始前后15分鐘內容用會議簽到模塊找到相應的會議，點擊簽到就可以進行會議的簽到，模塊自動把參會人員的簽到時間、地點（通過無線或GPS獲取）、應到人數、實到人數和未到人數存到數據庫中進行管理分析。

（5）新聞公告。新聞公告模塊主要獲取協同辦公系統當中的新聞公告數據庫，把它顯示到移動端來，這樣就是沒在電腦前也可以查看學校發的新聞公告，新聞公告模塊包括學校新聞、系部新聞和學校公告等。

（6）數據統計。數據統計模塊可以為教職工或領導查看協同辦公系統的使用情況，該模塊分為二類數據查看權限，一類是普通用戶，這類用戶是學校的普通教職工，可以看到自己的所有數據的統計，包括流程的統計、公文的統計、會議的統計等數據，二類是決策用戶，這類用戶往往是學校的領導，可以看到自己的所有數據之外，還可以看到以圖型化顯示的宏觀數據。

（7）通訊錄。高校往往都是人多地廣，每位教職工也不可能記住每個部門、教職工的電話或辦公地點，通訊錄模塊可以讓教職工直接在移動協同系統中直接找到每位領導、教職工的辦公電話和辦公地址，教職工也可以點擊通訊錄直接撥打電話，不需要手動輸入號碼進行撥打。

3 系統的實現

（1）系統的訪問方式。訪問高校移動協同辦公系統的方法共有二種，一種是通過安卓或IOS的APP端來訪問系統，只要移動智能終端裝好系統的APP軟件，每次使用只要打開移動協同辦公系統，系統就會自動打開并獲取之前的用戶信息，APP端的好處在于省時省力、界面大小合適、整潔美觀、人機交互性好、適合觸摸操作，用戶只要簡單的用手點擊屏幕，就可以完成業務的操作；第二種是手機WEB頁面，手機WEB頁面主要是為無法安裝APP軟件的手機設計的，相對于APP，WEB頁面的缺點也很明顯，沒有像APP那么好的界面大小和人機交互性，主要用于備選方案。

（2）安全設計。在安全性方面，移動協同辦公系統技術采用更加先進的加密技術，在系統的登陸認證中，由于可以結合號碼短信認證，所以就算密碼被盜，其他用戶也不能登陸；整個系統的公文審批和流程審批手段中引入的手寫簽名技術、語音視頻簽名技術，這些簽名都是唯一性的，很難進行模仿作假，而且可以省去價值上千的電子簽章設備，二者的效果都可以達到簽名的唯一性、公正性、合法性。

4 結語

針對高校信息化的急劇增長，提出利用移動智能終端來大力發展移協同辦公系統，并各高校可以利用這個系統，進行方便快捷的行政辦公管理工作之中，很明顯地提升了領導層的決策水平和辦事效率，提高了各行政部門的工作效能，方便教職工的辦事方法，使高校的行政辦公和管理工作的提高到了一個新的高度，使高校的教學和科研得到大力的發展，為高校提高競爭力奠定了堅實的基礎。