高校移動協(xié)同辦公系統(tǒng)的設(shè)計

許王凱，邵 敏

（寧波職業(yè)技術(shù)學院，浙江 寧波315800）

1 系統(tǒng)方案設(shè)計

移動協(xié)同辦公系統(tǒng)應該也是基于協(xié)同辦公系統(tǒng)，二者既有聯(lián)系，又能獨立，為了確保數(shù)據(jù)的一致性和唯一性，二個系統(tǒng)應共同使用同一個數(shù)據(jù)庫，意味著二個系統(tǒng)都能讀取和操作數(shù)據(jù)庫，用戶登陸任何一個系統(tǒng)，另一個系統(tǒng)自動會退出注銷用戶。

經(jīng)過對高校業(yè)務部門的需求調(diào)研，在協(xié)同辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，移動協(xié)同辦公系統(tǒng)應該有流程處理、公文處理、會議管理、會議簽到、新聞公告、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、通訊錄等幾個模塊作為移動協(xié)同辦公系統(tǒng)的基本功能模塊，如圖1所示。這樣的設(shè)計，不但有PC版協(xié)同辦公系統(tǒng)的全部功能，還利用智能移動設(shè)備本身的特點設(shè)計出更有人性化、功能更強大的功能，比如可以利用移動設(shè)備或智能手機的通話功能進行交流、拍攝照片、編輯文件等功能來發(fā)起語音流程、照片流程，利用觸摸屏功能進行語音、手簽審批等，利用全球定位功能可以進行會議或出差的定位，讓用戶感受到全方位立體式的移動辦公體驗，使辦公更加便捷。

圖1 移動協(xié)同辦公系統(tǒng)架構(gòu)圖

2 基本功能模塊分析

（1）流程處理。流程處理模塊是整個移動協(xié)同辦公系統(tǒng)使用最多的也是最重要的模塊，高校的業(yè)務基本上是通過流程處理的，發(fā)起人可以在移動端發(fā)起流程，每個節(jié)點的審批人也可以在移動端來查看、審批、修改和退回該流程，模塊由6功能組成：流程的發(fā)起，每個教職工可以發(fā)起標準流程、拍照流程、語音流程和自由流程；待辦查看功能，可以查看待辦流程的查看和處理；已辦查看功能，可以查看已辦流程和處理；已發(fā)查看功能，可以查看已發(fā)的流程；待發(fā)查看功能，查看和處理待發(fā)的流程；搜索功能可以搜索待辦、已辦、已發(fā)、待發(fā)的流程。

（2）公文管理。公文處理模塊也是移動協(xié)同辦公系統(tǒng)最重要的功能之一，行政公文的起草、修改、批閱、傳閱、發(fā)布、存檔、查閱整個過程只要通過移動協(xié)同辦公系統(tǒng)就可以完成，教職工還能實時查看文件流轉(zhuǎn)的情況，保證了公文能及時被辦理。公文管理的主要功能有公文的發(fā)文、收文、簽報等，有權(quán)限的教職工可以對公文進行發(fā)文、收文、簽報。

（3）會議管理。會議管理模塊主要是用來管理會議室，采用移動協(xié)同辦公系統(tǒng)的可以使管理模變得很高效，通過系統(tǒng)就能申請、審批及分配會議室，大大提高了效率，使用人還可以通過系統(tǒng)馬上查看到高校各個會議室的使用情況，再根據(jù)自己的需求去申請會議室即可，通過審批后就能使用會議室了。

（4）會議簽到。會議簽到模塊是根據(jù)移動設(shè)備的GPS功能來定位，為了解決每次會議用紙質(zhì)簽到、統(tǒng)計參會人員和參會人員的漏簽、代簽或忘記時間和會議地點而開發(fā)的，系統(tǒng)通過會議管理模塊中的數(shù)據(jù)，自動發(fā)短信提醒參會人員，自動生成每個會議的列表，包括會議主題時間、地點，參會人員，參加會議者只要在會議開始前后15分鐘內(nèi)容用會議簽到模塊找到相應的會議，點擊簽到就可以進行會議的簽到，模塊自動把參會人員的簽到時間、地點（通過無線或GPS獲取）、應到人數(shù)、實到人數(shù)和未到人數(shù)存到數(shù)據(jù)庫中進行管理分析。

（5）新聞公告。新聞公告模塊主要獲取協(xié)同辦公系統(tǒng)當中的新聞公告數(shù)據(jù)庫，把它顯示到移動端來，這樣就是沒在電腦前也可以查看學校發(fā)的新聞公告，新聞公告模塊包括學校新聞、系部新聞和學校公告等。

（6）數(shù)據(jù)統(tǒng)計。數(shù)據(jù)統(tǒng)計模塊可以為教職工或領(lǐng)導查看協(xié)同辦公系統(tǒng)的使用情況，該模塊分為二類數(shù)據(jù)查看權(quán)限，一類是普通用戶，這類用戶是學校的普通教職工，可以看到自己的所有數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，包括流程的統(tǒng)計、公文的統(tǒng)計、會議的統(tǒng)計等數(shù)據(jù)，二類是決策用戶，這類用戶往往是學校的領(lǐng)導，可以看到自己的所有數(shù)據(jù)之外，還可以看到以圖型化顯示的宏觀數(shù)據(jù)。

（7）通訊錄。高校往往都是人多地廣，每位教職工也不可能記住每個部門、教職工的電話或辦公地點，通訊錄模塊可以讓教職工直接在移動協(xié)同系統(tǒng)中直接找到每位領(lǐng)導、教職工的辦公電話和辦公地址，教職工也可以點擊通訊錄直接撥打電話，不需要手動輸入號碼進行撥打。

3 系統(tǒng)的實現(xiàn)

（1）系統(tǒng)的訪問方式。訪問高校移動協(xié)同辦公系統(tǒng)的方法共有二種，一種是通過安卓或IOS的APP端來訪問系統(tǒng)，只要移動智能終端裝好系統(tǒng)的APP軟件，每次使用只要打開移動協(xié)同辦公系統(tǒng)，系統(tǒng)就會自動打開并獲取之前的用戶信息，APP端的好處在于省時省力、界面大小合適、整潔美觀、人機交互性好、適合觸摸操作，用戶只要簡單的用手點擊屏幕，就可以完成業(yè)務的操作；第二種是手機WEB頁面，手機WEB頁面主要是為無法安裝APP軟件的手機設(shè)計的，相對于APP，WEB頁面的缺點也很明顯，沒有像APP那么好的界面大小和人機交互性，主要用于備選方案。

（2）安全設(shè)計。在安全性方面，移動協(xié)同辦公系統(tǒng)技術(shù)采用更加先進的加密技術(shù)，在系統(tǒng)的登陸認證中，由于可以結(jié)合號碼短信認證，所以就算密碼被盜，其他用戶也不能登陸；整個系統(tǒng)的公文審批和流程審批手段中引入的手寫簽名技術(shù)、語音視頻簽名技術(shù)，這些簽名都是唯一性的，很難進行模仿作假，而且可以省去價值上千的電子簽章設(shè)備，二者的效果都可以達到簽名的唯一性、公正性、合法性。

4 結(jié)語

針對高校信息化的急劇增長，提出利用移動智能終端來大力發(fā)展移協(xié)同辦公系統(tǒng)，并各高校可以利用這個系統(tǒng)，進行方便快捷的行政辦公管理工作之中，很明顯地提升了領(lǐng)導層的決策水平和辦事效率，提高了各行政部門的工作效能，方便教職工的辦事方法，使高校的行政辦公和管理工作的提高到了一個新的高度，使高校的教學和科研得到大力的發(fā)展，為高校提高競爭力奠定了堅實的基礎(chǔ)。