妙用WPS表格軟件巧找文件

文/湖南省株洲縣人民政府辦公室　譚偉軍　韋金晶

妙用WPS表格軟件巧找文件

文/湖南省株洲縣人民政府辦公室譚偉軍韋金晶

本文將就政府機(jī)關(guān)工作中如何使用WPS表格軟件快速、準(zhǔn)確地查找文件這一技巧進(jìn)行詳細(xì)介紹。

WPS；表格軟件；使用技巧

在當(dāng)代信息電子化時(shí)代，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文字材料轉(zhuǎn)化為電子文檔的形式，既可以快速、便捷地進(jìn)行查找，也便于資料的整理、修改、篩選和保存，這是一名合格文秘工作者的必備技能。在海量的電子文件中，如何快速、準(zhǔn)確查找所需文件，就需要文秘工作者掌握辦公軟件的相關(guān)技巧。本文將就縣政府辦公室工作中如何使用WPS表格軟件快速、準(zhǔn)確地查找文件這一技巧進(jìn)行詳細(xì)介紹。

一、制作文件查找的表格目錄

使用WPS表格軟件進(jìn)行文件查找最關(guān)鍵的步驟就是制作文件查找的表格目錄，縣政府辦公室是縣政府綜合管理全縣經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展事業(yè)，主管縣政府日常政務(wù)工作，實(shí)施行政指揮和監(jiān)督，參與國民經(jīng)濟(jì)進(jìn)行宏觀調(diào)控的職能部門。根據(jù)縣政府辦公室內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的主要職能，舉幾種例來說明表格目錄的設(shè)計(jì)：

（一）文秘室文件查找表格的目錄設(shè)計(jì)。文秘室主要負(fù)責(zé)的文件有：縣政府和縣政府辦的文件、布告、通告等文稿的起草或修改，及時(shí)搞好文號登記；負(fù)責(zé)文件（含機(jī)要文件）和資料的收發(fā)、打印、核對、送閱、催辦、清退、立卷以及檔案的保管工作；負(fù)責(zé)收集整理月度政府重點(diǎn)工作安排表；

負(fù)責(zé)縣政府常務(wù)會議、縣長辦公會議記錄，按要求寫出會議紀(jì)要，并及時(shí)打印、送閱、分發(fā)。根據(jù)文秘室的機(jī)構(gòu)職能可以設(shè)計(jì)如下表格目錄來快速查找文件：

發(fā)文機(jī)關(guān)文號標(biāo) 題緊急程度處理時(shí)間辦理結(jié)果存儲位置

（二）經(jīng)濟(jì)研究室文件查找表格的目錄設(shè)計(jì)。經(jīng)濟(jì)研究室主要負(fù)責(zé)起草縣政府主要領(lǐng)導(dǎo)的大會報(bào)告、講話、匯報(bào)材料；負(fù)責(zé)全縣經(jīng)濟(jì)及社會發(fā)展情況綜合；根據(jù)縣政府主要領(lǐng)導(dǎo)的安排和各個時(shí)期的中心工作，開展專題調(diào)研活動，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考意見；協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)撰寫專題理論文章。在設(shè)計(jì)經(jīng)濟(jì)研究室文件查找的表格目錄時(shí)可以包括如下內(nèi)容：

時(shí) 間文件類型標(biāo) 題完成時(shí)限完成結(jié)果存儲位置

（三）督查室文件查找表格的目錄設(shè)計(jì)。督查室主要負(fù)責(zé)上級和縣政府重大決策，重要工作部署貫徹落實(shí)的督促檢查和情況綜合，并及時(shí)通報(bào)全縣重大工作的進(jìn)展情況；負(fù)責(zé)上級和縣政府領(lǐng)導(dǎo)重要批示和交辦事項(xiàng)的督辦及落實(shí)情況的督促檢查；負(fù)責(zé)縣政府領(lǐng)導(dǎo)決定事項(xiàng)的督促辦理；負(fù)責(zé)縣政府重要督查活動的組織安排工作；負(fù)責(zé)組織對縣政府系統(tǒng)各部門、各單位的年度目標(biāo)管理考核工作。因此督查室的文件查找表格目錄可以如此設(shè)計(jì)：

督查時(shí)間部門單位督辦內(nèi)容督辦時(shí)限督查結(jié)果存儲位置

（四）信息室文件查找表格的目錄設(shè)計(jì)。信息室主要負(fù)責(zé)組織貫徹落實(shí)上級部門關(guān)于信息化工作的方針、政策，研究制定全縣信息化發(fā)展戰(zhàn)略、規(guī)劃及政策文件；負(fù)責(zé)全縣信息化的統(tǒng)籌規(guī)劃、指導(dǎo)協(xié)調(diào)和監(jiān)督管理；負(fù)責(zé)全縣統(tǒng)一的政府網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)，整合各部門信息資源，加快電子政務(wù)建設(shè)步伐，促進(jìn)各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)互通；負(fù)責(zé)縣政府公眾信息網(wǎng)建設(shè)管理；負(fù)責(zé)全縣信息產(chǎn)業(yè)市場的監(jiān)督和管理。因此設(shè)計(jì)表格目錄時(shí)可以包括如下內(nèi)容：

時(shí) 間部門單位信息標(biāo)題處理結(jié)果存儲位置

從上面幾個例子中來看，制作文件查找表格的目錄可以根據(jù)各個部門、單位以及科室的職能來設(shè)計(jì)，從而達(dá)到快速便捷地進(jìn)行文件查找，以便于對資料進(jìn)行整理、修改、篩選和保存；其次每一個表格都包含“存儲位置”欄目，這是為查找文件做準(zhǔn)備的。

二、添加文件查找的路徑

打開設(shè)置好的WPS表格，（以文秘室文件查找表格為例），按表格目錄填寫好文件相關(guān)的信息資料。在表格的“存儲位置”一欄中，使用WPS軟件中的“超鏈接”功能找到相關(guān)文件的地址，點(diǎn)擊“確定”按鈕后即可自動添加文件的地址。如省政府辦下發(fā)的《關(guān)于2013年度全省加速推進(jìn)新型工業(yè)化考核結(jié)果的通報(bào)》一文的地址是“D:縣政府辦文件16”。最后保存該表格即可完成文件查找路徑的添加步驟。

三、查找文件

在完成查找文件表格目錄的制作和添加文件查找的路徑后，接下來的步驟就是查找文件。查找文件有兩種方式：

1.打開表格后，如果知道待查文件的路徑，可以直接在“存儲位置”欄中單擊該文件的地址，即可彈出文件的文本內(nèi)容。這種查找方式一步到位，避免了層層打開文件夾找文件的繁瑣步驟。

2.如果不知道待查文件的路徑，我們首先可以通過WPS軟件自帶的“查找”工具來找到待查文件的路徑。操作方式如下：選中表格目錄某一欄的全部內(nèi)容或者選中該表格全部內(nèi)容，點(diǎn)擊打開WPS的“查找”工具，在彈出的對話框“查找內(nèi)容（N）”中輸入你所要查找文件的某一欄資料，以圖1為例，如查找縣政府辦印發(fā)的“株縣政人〔2014〕5號”文件《關(guān)于×××同志職務(wù)任免的通知》的內(nèi)容，可以在“查找內(nèi)容（N）”欄中輸入“株縣政人〔2014〕5號”也可以輸入標(biāo)題欄中的“關(guān)于×××同志職務(wù)任免的通知”。點(diǎn)擊“查找全部”按鈕，WPS軟件將會自動幫你查找到該條記錄。接下來點(diǎn)擊“存儲位置”下的文件地址，即可打開該文件的文本信息。

綜上所述，即為利用WPS表格軟件查找文件的方法，希望能夠幫助從事辦公室工作的同志對文件進(jìn)行快速、準(zhǔn)確地查找以節(jié)約辦公時(shí)間，提高工作效率，出色完成領(lǐng)導(dǎo)安排的工作任務(wù)。