高校兼職檔案員隊伍建設探析
——以湖州師范學院為例

文/湖州師范學院　趙麗彬

高校兼職檔案員隊伍建設探析
——以湖州師范學院為例

文/湖州師范學院趙麗彬

高校兼職檔案員承擔著高校檔案的收集、立卷歸檔等檔案管理的前端工作，其工作質量的好壞直接關系到高校檔案工作的整體質量。本文以湖州師范學院為例，分析了目前高校檔案兼職檔案員隊伍建設現狀，提出了加強高校兼職檔案員隊伍建設的措施建議。

高校檔案;兼職檔案員;隊伍建設

高校檔案是高校歷史的真實記錄，它主要產生和形成于校內各職能部門、二級學院。根據美國檔案學者菲利普布魯克提出的“文件生命周期”理論，科學管理檔案就必須實行文檔一體化管理，加強前端控制和指導，而高校兼職檔案員的設立正是符合文件運動規律要求，把好檔案源頭質量關的一項重要舉措。檔案的收集是檔案工作的起點和基礎，直接關系到學校檔案工作的整體質量，而這項工作主要由學校兼職檔案員承擔。因此，為從源頭上保證檔案的完整與規范，建設一支高素質的兼職檔案員隊伍已是刻不容緩。

一、高校兼職檔案員隊伍建設現狀分析

在檔案管理隊伍當中，兼職檔案管理人員人數多，占檔案隊伍人數的90%以上，都在一線工作崗位，直接參與文件材料的收集整理。因此，兼職檔案隊伍建設的好壞，直接影響到高校檔案工作的質量。但在實際運行中，工作在檔案管理一線的高校兼職檔案員隊伍則遲遲得不到有力建設，致使在檔案的收集整理、部門立卷等工作環節出現諸多問題，造成檔案損失或檔案質量不高。

（一）從思想層面看。全校檔案意識不強，檔案工作得不到足夠地重視。高校的兼職檔案員一般是各職能部門辦公室主任或是秘書兼任。他們平時的工作比較繁忙，不管是行政管理工作還是教學管理工作，都有較強的時效性，相對于日常的管理工作來說，檔案管理工作只是兼職檔案員兼任的一份工作而已，往往得不到足夠的重視。并且他們往往認為，檔案管理工作做得好與不好，沒有立竿見影的效果，不按規定移交檔案不會對自己的個人利益造成任何影響，兼職檔案員工作被動，不及時向檔案館移交檔案已成常態。

（二）從管理層面看。缺乏考核獎懲、考評機制，影響工作的積極性。兼職檔案員平時默默無聞地做著檔案收集、整理等繁瑣工作，卻又不被領導所重視，加上工作量難以統計，工作做得好不好，結果都一樣，缺乏獎懲考評等機制。檔案管理的各項制度不健全或是制度的宣傳、執行力度不夠。以湖州師范學院為例，學校自綜合檔案室成立之初就制訂了兼職檔案員崗位職責，由于缺乏制度的宣傳和相關的培訓，部分兼職檔案員對自己的崗位職責知之甚少。學校每年年初都會下發一份《關于認真做好學校年度文件材料歸檔工作的通知》，但是按時歸檔的部門寥寥無幾。

（三）從高校兼職檔案員整體隊伍情況看。兼職檔案員是相對于專職檔案員而言的，他們工作在檔案管理第一線，人數多，其工作質量的好壞直接決定高校檔案管理的整體質量。以湖州師范學院為例，32個職能部門和15個二級學院，各職能部門均設1名兼職檔案員，各二級學院設兼職檔案員2-3人。可見兼職檔案員覆蓋面之廣。因兼職檔案員身份的特殊性，相對于專職檔案員而言，兼職檔案員隊伍流動性較大。兼職檔案員的產生方式基本上是依據工作內容而定，一般由辦公室秘書兼任，從文檔一體化管理的角度而言，這樣的產生方式有利于檔案的收集和整理。但是這樣的產生方式不利于檔案兼職隊伍的穩定。我校基本上一個聘期（兩至三年）就會下文公布一批各部門各學院的兼職檔案員名單，從名單情況看，兼職檔案員隊伍欠穩定。高校兼職檔案員業務素質普遍不高。從專業背景而言，兼職檔案員幾乎不具有檔案專業背景，亦無檔案專業職稱。因此，若沒有經過學校檔案館專職檔案人員的專業培訓，兼職檔案員對兼職的檔案工作幾乎一無所知。兼職檔案員業務素質普遍不高，影響歸檔質量。

二、加強高校兼職檔案員隊伍建設的措施建議

高校兼職檔案員隊伍整體的檔案意識強弱、業務素質的高低直接決定著高校檔案工作的好壞。建設一支高素質的，能夠適應高校發展的高校兼職檔案員隊伍，是做好高校檔案工作的重要前提。

（一）首先要改變觀念，增強全校檔案意識。檔案工作不僅僅是檔案部門和檔案人員的事情，更是全校性的工作，因此要樹立全校的檔案意識，不僅僅學校領導層面要重視檔案工作，各職能部門、二級學院分管檔案工作的領導也要重視檔案工作，只有樹立全校的檔案意識，才能為兼職檔案員提供良好的外部工作環境，形成人人重視檔案的局面。

（二）加強對兼職檔案員的培訓。高校檔案部門要定期對兼職檔案員進行檔案基礎知識和檔案實務培訓。培訓要多形式并舉，要有針對性。檔案部門應在每年的歸檔工作之前組織一次專門的業務培訓，以保證立卷質量和歸檔工作的順利進行。培訓形式可以不拘泥于講授這種傳統的方式，還可以結合實地考察，比如選擇幾個平時檔案工作做得好的部門或學院，現場講授，讓培訓對象直觀地學會檔案工作要領。通過培訓提高專業素養，高校兼職檔案員之間也可互相學習，加強交流，共同提高。

（三）建立績效管理和考核機制。為調動兼職檔案員的工作積極性，提高檔案業務水平，應當建立一種適合兼職檔案工作性質的績效管理方式和考核機制。文件生命周期理論表明，現行文件的管理質量直接決定著檔案管理的成敗。它要求檔案部門或檔案人員必須積極做好文件的前端控制，從而確保檔案自身及管理質量，避免重復勞動。檔案部門可以建立基于過程方法的績效管理模式，通過計劃、實施、檢查、處置4個環節實施管理，由檔案部門組織實施。首先，編制兼職檔案員崗位職責,明確工作內容和責任；其次，進行績效溝通。由于兼職檔案員工作較多，檔案工作受到干擾的情況時有發生，對兼職檔案員進行監督指導與控制是十分必要的。學校檔案部門要主動加強對兼職檔案員的業務指導，要通過及時、有效的績效溝通，及時糾正工作誤差；再次，實施績效考核。對兼職檔案員的考核指標體系應由業務能力、收集范圍、歸檔質量3方面組成。實行定量考核；最后，做好績效反饋工作。及時將考核結果匯報給兼職檔案員所在部門，設立獎懲方案。要建立公平合理的激勵機制，切實解決好兼職檔案員的待遇問題。可以參照班主任、輔導員的管理機制，建立兼職檔案員崗位津貼等措施。

目前，各高?；窘⒘恕靶＜夘I導分管，專兼職檔案人員齊抓共管”的檔案工作體系。我們要進一步增強全校的檔案意識，通過加強學習培訓，建立健全兼職檔案員的考評獎懲機制，全面提高兼職檔案員的政治素質和業務素質，建設一支高素質的兼職檔案員隊伍，促進高校檔案工作的規范化和科學化管理，推進檔案事業全面、協調和可持續發展，使高校檔案工作更好地服務于高校教學、科研、管理等工作。

[1]張超.高職高專院校兼職檔案員隊伍建設現狀及對策研究——以安徽地區高職高專院校為例[J].價值工程,2013（30）

[2]黃曉丹.關于高校兼職檔案員隊伍建設的思考[J].河南工業大學學報（社會科學版）,2010（09）.