房地產工程項目檔案按“件”規則在整理中的應用

文/浙江省杭州市坤和建設集團股份有限公司　周建英

房地產工程項目檔案按“件”規則在整理中的應用

文/浙江省杭州市坤和建設集團股份有限公司周建英

房地產工程項目檔案整理的必要性；信息化技術管理模式下，使得以科技檔案“卷”為管理單位改變成以文書檔案“件”為管理單位；工程檔案按“件”整理的步驟和辦法；以及按“件”整理對房地產檔案工作的意義。

工程檔案；按“件”整理；應用

長期以來，我們坤和建設集團股份有限公司的房地產工程項目檔案一直采用得是按卷整理原則。從2008年起，公司對房地產工程檔案的整理措施實施了改革創新，正式引入文書檔案當中所采用的“件”的理念，對收集進來的工程檔案以“件”為單位進行整理。將“件”作為基本單位，按“件”整理歸檔，通過我公司近幾年的摸索與嘗試，這種理念不但能夠在文書檔案中進行應用，同樣也能夠應用于房地產行業當中的工程項目檔案。

一、 具體做法

1.針對歸納的工程項目檔案，依照其本身的文件級實施分類管理（采用“件”的理念），能夠構建項目文件目錄與工程項目及目錄。針對工程項目目錄而言，應當采用逐項的方式來構建。針對工程項目文件來說，應當嚴格根據時間的先后順序來建立文件目錄。以“件”為管理單位的整理方法通過計算機檢索實現文件的系統化，達到快捷、簡便、實用，從而為查詢利用提供了方便的途徑。

2.按“件”整理。一般來說，卷內具體文件的件數應當將每一個文件單獨算作一件，然后以這種文件來進行請示，來文與復文一般應分別計算件數；正件與附件，按照一件來進行計算；原件和復制件算作一件，“為一件”是指在實體上裝訂在一起，編目時也只體現為一條條目。

二、 工程檔案按“件”整理的步驟和辦法

工程檔案的按件整理一般分為4個階段：

第一階段：檔案的分類和著錄。1.分類：房地產項目工程檔案的分類，公司檔案按內容分為5大類，包括拆遷類、建設類、營銷策劃類、財務類和行政類，按照公司《工程檔案歸檔范圍》規定的內容名稱進行細分類，按“件”整理方法可選擇保管期限分類法、年度分類法以及問題分類法等等。針對完成分類的檔案文件，應當嚴格按照重要程度、時間來進行編號排序，必須要在文件首頁上面部分的空白區域加蓋歸檔章，同時要在當中記錄有關內容。如按機構—年度—保管期限方法分類的，歸檔章上的機構項為必選項；2.著錄：根據項目名稱的不同，依次記錄機構工程名稱、工程簡介、監理機構、施工企業、勘測企業、設計企業、建設企業、施工地質、開工時間、竣工時間、建筑總面積、建筑結構以及建筑防火等級等。

第二階段：檔案的裝訂、編號。1.裝訂：歸檔文件按“件”整理裝訂，根據《歸檔文件整理規則》對工程檔案進行系統整理，工程檔案以“件”為保管單位，工程檔案檔號，由：全宗號—年度—機構或問題—保管期限—項目代號—件號組成。裝訂時，正文在前，附件在后；批復、批示在前，請示、報告在后；轉發文在前，被轉發文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。文件要去掉金屬物，對破損的文件資料應裱糊、復制，裝訂整齊；2.編號：文件排列是指固定各“件”之間排放順序，一般按照時間先后依次排列。文件排放的順序一經確定，就應對各文件逐個進行編號。對于工程項目管理性文件，參照文書檔案的裝訂方法進行裝訂。

第三階段：檔案的編目。按照文書檔案編目方法，工程檔案歸檔文件以“件”為單位，在歸檔文件目錄中，一“件”文件體現為一條歸檔文件。并將工程檔案編目《工程檔案索引》和《工程檔案歸檔文件目錄》打印出來以便于檢索。

第四階段：檔案的裝盒、上架。1.裝盒：編目完成后即可進行裝盒步驟，裝盒的順序是填寫檔案盒封面、盒脊、歸檔文件目錄、備考表。備考表內容：盒內文件情況說明、整理人、檢查人、日期等等相關內容；2.上架：工程檔案歸檔文件裝盒后，按照盒號順序排列到檔案密集架或檔案柜上，按從左到右，從上到下的順序排列。檔案盒排架的順序可按照分類排序，也可按照工程項目啟動時間來排序等。

三、 按“件”整理對房地產檔案工作的意義

（一）加強規范、提高快捷、效率。通過按“件”整理歸檔，規范了公司檔案收集、整理環節，大大提高了工作效率。這種由“卷”轉變為“件”的整理方法，能夠有效保證檔案收集齊全、完整。同時，由于借助計算機的管理，便于更快、更準地檢索、查找檔案資料，大大提高了利用率。

（二）按“件”整理，為科學鑒定檔案提供條件。以前，由于傳統的以“卷”為單位的立卷方法的存在，使工程檔案的鑒定只能建立在項目、卷的基礎上，根據項目重要性判定密級和保管期限。按“件”整理使檢索更為直接和深化，保管期限定位到每件，改變了原來一卷內文件保管期限不一。

（三）按“件”整理，保證了檔案利用的安全有序。按照以前的按卷整理辦法，在向利用者提供利用服務的時候，即使對方只看一份文件、一份材料、也必須把整卷裝訂好的檔案調閱出來，供對方查閱。現在是需要一份就調閱一份，大大提高了檔案的安全度。

（四）按“件”整理，方便實現了工程檔案的按“件”掃描。具有極大的便利性，已經成為公司工程檔案工作的一項重點工作。

[1] 張澤芳.對工程檔案整理規則改革的思考[J].中國檔案.2011(11)