淺議保障歸檔電子文件原始性的有效對策

文/ 陜西凌云電器集團有限公司　石會玲

淺議保障歸檔電子文件原始性的有效對策

文/ 陜西凌云電器集團有限公司石會玲

作者根據在企業日常電子檔案管理工作中的探索和實踐，對歸檔電子文件原始性方面存在的問題進行探究，并提出相應的解決措施。

電子文件；原始性；問題；對策

電子文件歸檔后即形成電子檔案，其出現為檔案管理事業注入了新的活力。但電子文件的特有屬性在帶來獨特優勢的同時，因為種種原因不能保障其原始性，人們感到把握其內容原貌的困難，使其失去了檔案的原始憑證作用和法律效力，從而導致其無法有效利用，給檔案事業的發展帶來了前所未有的挑戰。筆者根據在企業日常電子檔案管理工作中的探索和實踐，對歸檔電子文件原始性方面存在的問題進行探究，并提出相應的解決措施。

一、影響電子文件原始性的突出問題

（一）保證電子文件原始性的技術難度較大。紙質檔案的原始性主要是附著在文字、圖像、字跡以及印章上，其內容的原始性附著在形式的原始性上，紙質文件內容的原始性很容易被確認，人們可以借助形式的原始性來證實和確認內容的原始性，其法律效力也是社會公認的。電子文件無個人筆跡特征，無書寫墨跡和新舊的區別，無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。在電子文件的形成過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，審批人也無法在電子文件上簽發，以后也難以確定該份資料是否“原件”。因此，檔案部門在對電子檔案進行檢測時，也很難把握其原始性。

（二）電子文件容易被刪改、破壞，且不易察覺。對紙質文件的改動、添加等都會留下明顯痕跡，通常不難察覺，必要時可進行專業鑒定加以辨別。電子文件在形成、傳輸、保存和利用過程中，容易受到外界的影響，被篡改的幾率較高且不易識別，隱蔽性強。電子文件不能被肉眼直接識別，需要通過計算機軟硬件系統進行處理，對電子文件內容的增刪、更改和重新編輯都變得十分容易，且改動后不留痕跡；木馬病毒、黑客攻擊、非法篡改等不安全因素也都會造成電子文件內容的變化，且“技術門檻低”，簡單易于實現，一旦被刪改、復制或纂改也不易被發現；操作失誤、惡意篡改等行為對電子文件的修改或破壞也是“踏雪無痕”。

（三）電子文件信息與載體可分離，具有相對獨立性。在傳統觀念中，一旦信息與載體相分離，該文件就不是“原件”了，其原始性自然也無法得到保證。電子文件是數字化形態，形式與內容是相互獨立的，內容信息與其載體分離，具有可變性和信息載體的可分離性。由于沒有固定的存儲載體，不僅內容易于變化，而且無法通過載體來判定電子文件的原始性。根據工作需要，電子文件采用不同的方式以不同的介質（常見如優盤、移動硬盤、光盤等）輸出，特別是建立內部局域網的單位，可通過網絡存儲、電子郵件、共享軟件等方式傳遞電子文件，從而使不同的文件利用者在不同的時間、不同的地點獲得相同的電子文件信息，在數據下載、讀取和傳輸過程中，信息存儲載體、存儲格式和顯示方式都可能發生變化，中途也有可能被非法截獲或更改，存在著潛在的信息被篡改的危險。

（四）電子文件對系統的依賴性強，文件信息不穩定。紙質文件一旦形成，原件中所包含的內容和形式特征就不再發生變化，人們可從這些信息上確認文件的原始性。電子文件如果沒有相關信息證實其內容沒有發生任何變化，便難以確認它的原始性。計算機軟硬件技術的升級換代，迫使電子文件必須不斷適應新的“生存環境”，這種適應往往需要改變電子文件自身結構、格式，同時硬件系統故障、軟件系統的漏洞等也會導致電子文件信息內容產生變化。對于一些長期保存的電子文件，還需要定期進行復制或轉換，以防信息損失。

二、保障電子文件原始性的管理措施

電子文件在其形成、處理、歸檔、保管和利用過程中，都存在被更改的可能，雖然一些技術措施可以防止對電子文件的篡改，但由于計算機技術的發展，技術上的漏洞使電子文件被增刪篡改的可能性依然很大，從技術層面對電子文件原始性進行分析和判斷的難度相當大，不僅需要制定相應的標準和規范，還要面對計算機技術不斷更新所帶來的很多難題和障礙。面對技術措施尚不能完全保障電子文件原始性的現實情況，筆者所在企業充分利用自主可控的管理措施保障歸檔電子文件的原始性，并嘗試將紙質檔案管理的一些工作思路和方法“移植”到電子檔案管理中，取得了良好的實際效果。

（一）規范歸檔載體。因種種原因，一些企業在檔案中還保存著軟盤、優盤、移動硬盤以及可擦寫光盤等介質，由于其能夠輕易進行數據刪除或讀寫覆蓋等操作，不宜作為歸檔電子文件的脫機載體使用。隨著網絡技術的普及，使用內部局域網傳輸電子檔案已在企業內部盛行，一些企業由于使用了電子文件管理系統，而未將歸檔文件以脫機方式存儲在介質上，由于存在病毒感染、惡意篡改等潛在的安全隱患，無法滿足電子文件的原始性要求。

而只讀式光盤無疑是電子文件脫機歸檔用的最佳介質。只讀光盤可供使用者一次寫入多次讀取，供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息，其載體的不可逆性可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性。因此電子檔案不論以何種方式入庫，同時必須提供一份經歸檔人確認的只讀光盤，從而確保電子文件的原始性。實際工作中對于只讀光盤應統一規格，建議使用一次寫入式普通標準120型（外徑120mm、內徑15mm）刻錄光盤,一般選擇容量為700MB（CD-R），當歸檔大容量數據（單個文件容量大于700MB）時選擇4.7GB（DVD-R），當然考慮到節約成本因素，也可根據電子文件數據容量大小采用80型光盤（外徑80mm，內徑21mm，容量200MB）,但不可使用雙弧形、名片、異形等非標型光盤。

（二）杜絕一次寫入盤再次添加文件。一次寫入光盤是一種不可逆的記錄系統，可防止被人修改已刻錄文件。但在實踐中，筆者發現一次寫入光盤雖無法刪改之前已寫入信息，但可以追加記錄新文件，作為歸檔載體仍然存在一定風險。例如在電子文件刻錄過程中可選擇光盤寫入方式：若選擇寫入方式TAO（軌道一次寫入），即使是一次寫入盤也可以再添加新文件，若同時選擇了多重區段刻錄，還可將此前刻錄的文件隱藏掉，被篡改風險更大；若選擇DAO就是（光盤一次寫入），就不能再添加新文件了。

因此要求歸檔光盤不但要使用一次寫入式光盤歸檔，而且不得在光盤刻錄過程中使用“添加新文件”功能，以杜絕潛在的覆蓋、篡改等問題。我們以常用刻錄軟件NERO 8.0刻錄歸檔光盤為例，在刻錄數據選擇后進入界面前，將“”（紅筆所圈）前的對勾去掉，否則一次寫入光盤能夠反復添加文件。此項必須經檔案管理部門人員進行審驗，確認該歸檔光盤選擇不能添加新文件。

（三）歸檔載體簽名確認。目前，光盤印刷技術已經非常成熟，絲網印制可以根據客戶需求將文字、圖形印在光盤盤面上，結實、耐刮、防水性能好，完全具備傳統紙質文件“證據”的基本屬性。仿照傳統紙質載體的簽署方式，在電子檔案歸檔時，我們也采取在光盤盤面背書簽字的方式，明確了相關責任人。光盤加簽名的方式，防止相關人員弄虛作假，同時也確認了歸檔光盤的原始性，進而有效地保障電子檔案信息載體的原始性。

光盤盤面簽名，其中注意事項有：在光盤盤面制作簽名欄，光盤要求供應廠商統一印制歸檔信息簽署欄，如文件名稱、歸檔時間、歸檔人等必要信息，關鍵是在歸檔人一欄應當由歸檔人員本人簽名確認。以前在光盤上簽名存在兩個問題，一是擔心影響光盤質量，比如在簽字過程中造成筆尖劃傷盤面等；二是擔心簽名的長久性問題，因為普通簽字筆在光盤所寫的字，一方面不易附著，用勁書寫時容易在光盤盤面產生劃痕，對光盤安全性造成潛在影響，且遇水能夠輕易擦除。筆者經實踐測試，油性記號筆既不傷光盤盤面又具備簽字筆不褪色的特點，若選擇合適型號可作為歸檔光盤簽名使用，如“晨光MG-2130”型的雙頭記號筆，采用其“極細”端筆頭在光盤盤面書寫時，書寫順暢、油墨快干，筆跡與一般簽字筆在紙張上書寫的效果一致。此法將傳統的簽名確認與電子載體相結合，保證電子文件的關聯性、憑證性作用，從而保障了歸檔電子文件作為“歷史記錄”的原始效力。

（四）移交電子文件應附背景信息。目前，檔案界對構成電子文件的三要素（內容信息、結構信息、背景信息）已形成共識，這就要求在判斷電子文件原始性時，除了驗證內容信息，還要注重使用適當的方法檢測電子文件的結構信息和背景信息。電子文件移交單宜采用手工登記的方式，將歸檔人、核對人以及光盤編號等與歸檔信息之間進行關聯，如對歸檔的某電子文件，歸檔人簽字確認電子文件原始性，在移交檔案部門歸檔時，檔案部門工作人員對電子文件的字節數、容量、產生文件時間等能確保文件唯一性的信息進行一一核對后，在核對人一欄簽字確認。

檔案管理人員應當通過手工登記和系統自動記錄相結合的方式，通過采集和確認能夠實時和長期證明電子文件原始性的構成要素，將電子文件生命周期相關信息記錄下來，以證明電子文件的原始性。如電子文件的各類責任者（起草者、修改者、審核者、簽發者等），各類操作者(打字員、發文者、收文者及管理者等)，有關批示、簽名、印章、代碼等責任憑證信息，以及文件產生時間、修改時間等信息。

（五）建立入庫檔案的原始性檢驗文檔。必須建立歸檔電子文件檢驗機制，只有檢驗合格的電子文件才能轉入歸檔庫完成歸檔。檢驗文檔內容主要包括對文件外觀、病毒、有效性、軟硬件檢驗。具體內容：一是文件特征檢驗。包括文件產生部門、完成時間、載體類型及編號、題名、文件內容有效性；二是設備環境特征檢驗。硬件環境包括主機、制造廠商等；軟件環境包括操作系統、數據庫系統、應用軟件處理平臺；三是文件記錄特征檢驗。包括文件記錄結構、記錄字符及圖形文件格式、文件載體的型號、數量和備份數量；四是文件交接手續檢驗。包括送交部門、送交人簽名、接收部門、接收人簽名。

檔案的本質屬性是原始記錄性，電子文件的出現已經顛覆了以往人們對文件“原件”的認識。而檔案部門接收歸檔電子文件的首要任務就是對所需歸檔電子文件信息內容的原始性進行鑒定。電子文件的自身特點使我們很難采用與紙質文件相同的標準和方法來判斷它的原始性。但是對這種“看不見摸不著”的原始性加以判斷和維護卻是十分困難的，確保電子文件檔案的原始性已成為21世紀檔案工作遇到的新課題，而上述幾項具體措施為解決該問題而提出的可行的途徑與方法，不斷地研究、探索這方面的工作，使檔案資源得到安全、可靠的保護，加強檔案信息交流，是每一名檔案工作者義不容辭的任務。