衛生系統檔案信息化管理和建設之管見

王淑玲

摘 要：衛生系統檔案信息化管理和建設存在工作的繁雜性，檔案綜合管理缺乏優秀人才以及電子文件保密性不強、技術支持不全面和規范體系不健全等諸多問題，在一定程度上制約著衛生系統檔案信息化管理和建設的發展進程。針對上述問題，可以有針對性地采取具體措施，包括完善檔案管理標準體系、大力培養高素質人才、強化檔案管理系統的安全等，這在一定程度上完善了檔案信息化管理和建設。檔案信息化管理在發展的過程中，仍需不斷更新技術和設備，建立完善的管理機制，確保檔案信息化管理能跟上科學技術發展的步伐，發揮檔案信息化的應有作用。

關鍵詞：檔案管理 信息化 衛生系統

中圖分類號：C93 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）06（c）-0210-02

檔案信息化在各個系統和各個領域中發展中發揮了重要的作用。在衛生系統檔案信息化管理中，檔案管理工作的繁雜性，檔案綜合管理缺乏優秀人才，以及電子文件保密性不強等諸多問題的存在，在一定程度上制約著衛生系統檔案信息化管理的發展進程[1]。因此，我們必須分析衛生系統檔案信息化管理中存在的問題，針對具體問題及其程度的不同采取有針對性的解決措施，搞好檔案信息化建設，提高檔案社會化利用的程度和效率。

1 檔案信息化管理和建設中存在的問題

檔案作為衛生系統的一種基礎性信息資源，是國家信息資源不可或缺的重要組成部分。因此，要加快檔案信息化進程，積極開發檔案信息資源，促進檔案信息化建設，促進檔案社會化服務。但是，在衛生系統檔案信息化管理過程中，存在一定的問題。

1.1 工作的繁雜性

隨著科學技術的不斷進步，信息化已經成為時代的主流。在衛生系統中，檔案信息管理部門的工作具有繁雜性，需要做的工作主要有文案的管理、財務的管理、設備的管理、科學的研究、人力資源的管理等，涉及的內容較多。因此，檔案信息管理部門的工作相對繁雜，不利于順利開展衛生系統檔案管理工作。另外，隨著計算機的廣泛應用，各個領域得到了較快較好的發展，但是在深入研究開發和完善系統之前，檔案管理工作依然存在很多難題。

1.2 檔案綜合管理缺乏優秀人才

高素質的頂尖人才是實現衛生系統檔案信息化管理的前提條件。這些高素質人才具備專業的知識和技能，能夠采用先進的信息化管理方法，完善檔案信息化管理，而且能有效管理軟件和設施，最終形成一套完善的管理規章制度。另外，相關的工作人員應具有管理知識，計算機知識和網絡安全管理的知識，一旦出現網絡異常，這些工作人員能夠及時處理。因此，在衛生系統檔案信息化管理中，優秀的專業人才是最寶貴的資源[2]。另外，由衛生系統檔案管理系統于儲存復雜、信息量大，出現了兼容性問題，這些問題的解決都需要優秀的專業人才。只有引進和培養優秀的專業人才，才能實現檔案管理系統的穩定，促進檔案管理信息化的發展。

1.3 電子文件保密性不強

隨著時代的發展，電子文件的保密性仍然較弱，主要體現在電子文件以不同的格式被復制，嚴重者甚至將電子文件的格式和內容改變了，這些人為的因素在很大程度上影響了電子文件的完整性和原始性。另一方面，電子文件在技術和內容上被隨意改動，最終難以找到原始文件，保密性較差。

1.4 技術支持不全面

檔案信息化建設需要嚴格的技術保證，它涉及計算機網絡技術所需解決的所有問題。一方面，電子文件在性質上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限；另一方面，在檔案信息化建設初期，有大量的紙質檔案需要通過掃描儀等設備轉化為電子檔案。目前多數單位使用的掃描儀速度慢，無法將原始檔案資料短期內轉化為電子文檔。

1.5 規范體系不健全

檔案信息管理的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，我國館藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

2 解決問題的措施

2.1 完善檔案管理標準體系

檔案信息化管理離不開標準的管理體系，只有達到標準的檔案管理系統才能更好地連續工作和傳播信息，才能兼容其他系統以實現信息的傳遞。所以，建立衛生系統檔案管理系統之前，一定要制定相關的管理標準，并在以后系統的建立和使用中貫徹實施這些標準。

傳統的檔案管理部門對檔案的管理采用的是按年接收方式，這些檔案包括設備儲存檔案、辦公文書檔案、財務檔案、科研檔案、人力資源檔案等等。檔案管理部門對這些來自不同部門的檔案的管理，容易出現部分文書或者合同散亂和遺失。信息化管理則不同，它通過網絡實現檔案的分類管理，這樣的信息化管理不僅有效，而且邏輯性較強。

電子檔案的建立離不開業務處理標準和技術設計標準。在收錄文件時，這些業務處理標準就能發揮作用，能將收錄的文件新型詳細規劃，包括檔案的分類、檔案的前期處理等，確保了電子檔案的標準和有效。另外，技術設計標準，確保了系統具有較好的兼容性和實用性。

2.2 大力培養高素質人才

無論什么系統那個領域都需要高素質的人才。檔案信息化管理的重點因素之一就是人才，這些優秀的人才能夠充分了解檔案管理部門的基礎設備、檔案管理的內容，能在電子檔案的管理中發揮重要作用。

為了更好地培養高素質人才，可以在工作環境上下功夫，努力創造出一個良好的工作環境，提供最好的基礎設備設施，在留住人才的同時，充分發揮這些人才的能力[3]。

高素質人才的培養離不開培訓。要加強檔案業務人員培訓，定期的培訓有利于提高他們的綜合能力。檔案部門要加強對檔案人員進行檔案現代化知識的培訓，積極引進信息化建設人才，培養和造就一批懂信息技術、熟悉檔案業務的復合型人才，促進檔案事業持續快速健康發展。另外，為了強化部門之間的合作交流，可以成立一套交流機制，使人才之間能夠不斷的交流，以達到共同進步的目的，只有這樣才能實現技術和知識的突破。最后，通過便捷的網絡，相關人員要學會自主學習，不斷提升自我。

要積極組織開展檔案信息化建設理論研討和技術交流活動，努力營造學習高新技術知識的良好環境氛圍。

作為檔案管理人員，要樹立較高的政治素質、良好的職業道德和崇高的敬業精神，同時也要擔當起檔案信息化管理和建設的歷史重任。

2.3 強化信息化系統的安全措施

為了確保檔案管理系統的安全，在出現安全隱患時，要科學評估危險性，同時重點保護安全隱患處的檔案信息。

要評估數據信息的安全性，結合實際情況找出相應的解決辦法，最終形成一套安全方案。具體做法是為檔案劃分等級，等級的劃分取決于檔案的保密性、價值、來源。另外，為系統設置權限，只有相關人員才能訪問，這樣不僅將安全隱患減少了，而且避免將重點信息擴散出去。

可以在網絡上下功夫，利用先進的技術保護檔案信息管理系統的安全。如用戶信息認證、電子加密、防火墻等。防火墻能夠避免計算機訪問危險網站，減少了中病毒了概率。電子加密也是確保信息安全的重要方式，具體的加密方式有收到數據后加密儲存、加密后傳送等。

在衛生系統檔案信息化管理中，對于信息的使用者、信息的保存者、管理員的有關信息都需要驗證才能訪問，條件較好的可以備份系統文件，這樣能在很大程度上確保衛生檔案信息化管理系統的安全。

2.4 加快檔案信息化基礎設施和應用系統建設

首先，建立和完善衛生系統甚或整個檔案系統局域網，提高各單位檔案室計算機普及率和應用水平。其次，初步建成全國檔案信息網絡，市及部分縣級檔案網絡依托政務網實現館際相互聯。第三，逐步規范和統一檔案管理軟件，確保檔案數字信息“數據規范、標準統一、長期可用”。

現代化技術及手段在檔案管理工作中的廣泛運用，將為檔案工作注入新的活力，極大地提高檔案利用工作的水平，創造出更為可觀的社會效益和經濟效益，為檔案工作現代化的繼續發展提供有力保證。配備檔案管理現代化所必需的現代化辦公設備，充分發揮現代科技、縮微技術在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，繼續推進運用計算機管理檔案，提高檔案館計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平，加快檔案信息數字化處理步伐。

2.5 建立完善的管理機制，提高檔案信息化管理水平

要提高檔案信息化管理水平，必須建立起一套科學、完善的管理制度。管理機制要明確業務流程和技術規范，細化電子檔案工作環節和步驟；要有一套切實可行的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性；要符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要；要具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。

3 提高信息化建設水平，促進檔案管理現代化

在衛生系統檔案信息化管理基礎工作的各個環節中，計算機數據的準備工作是一個大工程。如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法，會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案信息化管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”“快”“好”兼而有之的效果。

3.1 分清輕重緩急，循序漸進

衛生系統檔案管理的重要目的就是要使檔案為社會所用，實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。在推進計算機管理的過程中，應根據各卷宗的重要程度的高低、利用價值的大小、利用率的高低和是否開放等具體情況，對所有卷宗進行排隊，優先加工整理那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案。這可加快檔案管理現代化的進程和提高社會利用的效率。

3.2 分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征，而且也可減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

3.3 分門別類，充分利用檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案，如“房檔”、“案件”等可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。

3.4 用關鍵詞替代主題詞，簡化查找時間，提高效率

“主題詞”雖然有規范統一的功效，同時存在著查找煩瑣、效率較低的弊端。怎樣取其利避其弊，可以采取以關鍵詞替代主題詞的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內容的詞匯、關鍵詞、進行標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。還可利用計算機活動增加的功能，把一些不規范的詞與主題詞中詞義相同的合并。這種做法不僅解決了手工標引速度慢、計算機自動標引不準確的缺點而且解決了主題詞的詞義含量問題分屬關系。

檔案信息化建設是運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務。檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然趨勢，是全面提升檔案工作為社會服務能力的不可缺少的手段。但檔案管理信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合。通過分析衛生系統檔案信息化管理中存在的問題，可以采取有針對性的具體措施包括完善檔案管理標準體系、大力培養高素質人才，強化檔案管理系統的安全措施等，這些措施在一定程度上完善了檔案信息化管理。但是，檔案信息化管理的主要特點是技術性強和專業性強，因此，檔案信息化管理在發展的過程中仍需不斷更新技術和設備，確保檔案信息化管理能跟上科學技術發展的步伐。檔案部門應以檔案信息化為契機，進一步加強基礎工作，改革檔案工作管理體制與運行機制，切實把檔案信息化建設落在實處，才能適應社會和時代發展的需要，更好地服務社會。

參考文獻

[1] 張曉龍，張常俊.新形勢下衛生系統財務管理問題淺析[J].衛生職業教育，2011，29（15）：146-147.

[2] 李芝.人事檔案信息化管理之我見[J].科技創新導報，2009（34）：161.

[3] 任麗麗.論新時期我國人事檔案管理[J].才智，2010（21）：305.b