自組織評估在檔案管理質量保障體系的應用

賈俊英

摘 要：自組織評估的保障體系具有全方位開放性、非線性運行機制和可持續發展性的特征，在檔案管理中發揮著不可替代的作用，值得推廣應用。

關鍵詞：自組織評估；檔案管理；開放性；可持續發展性

中圖分類號：G275；G647 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.19.065

檔案管理的特點是突出實踐和實踐屬性，規范管理，以服務單位和服務大眾為目的，這也是檔案管理中的熱點和難點。質量的改進需要制度作保障，開展檔案管理評估是開展檔案管理質量評估的前提。

1 自組織評估在檔案管理中的特性

檔案管理的質量評估是一種新型的管理模式，是將整個質量評估體系看作是一個開放、復雜的系統。在具體的操作過程中，應該突出主體，即檔案管理人員的核心地位，從開放和多元的視角來評選、評估客體，強調評估要素之間的動態運行特征。自組織理論認為，“世界具有多變性和復雜性，變化系統的理論取決于事物內部的運動而產生矛盾，并非外部因素。也就是說，內因是變化的基礎，外因是一個非智力因素。”因此，在自主評估過程中自省，遠比外來評估好得多。

1.1 管理體制全方位的開放性

開放性在檔案管理中主要表現在以下兩個方面：①檔案管理機制內各要素之間在質量保障體系的建設和發展過程中，注重檔案本身和當事人之間的關聯和互動，能夠及時地反映在檔案管理的變化中，這種開放的過程是檔案管理必須經歷的；②檔案管理能夠提高所有工作人員的信息確認能力，以使他們能夠及時檢索信息、收集信息，以更加宏觀、全面的視角把握檔案管理，形成開放式的檔案管理體系。

1.2 自組織理論的非線性相互作用機制

所謂“非線性相互作用機制”，就是檔案管理系統內各個要素之間是變化的，比如患者每天都在更換，病例也在不斷更新，各個要素之間是相互聯系的；科室和掛號處、收費處的名單是相互聯系的，是一種立體性變化，且呈現非線性相互作用機制。這種呈現流動、變化的現狀，其內部關系很微妙，內容也很豐富，不能用簡單的疊加和刻畫。系統演進的推動力是在系統要素間復雜的相互作用機制之上的自我活力。

1.3 檔案管理的可持續發展性

自組織是檔案管理質量保障的基礎，也是檔案管理發展的重要參照思想，對檔案系統起著全面監督和不斷引領的作用，是推動醫院檔案管理進程的決定性因素。自組織評估必然會推動醫生醫治水平的提高，不斷完善醫院制度的改革，對醫院的發展起著重要作用。

2 構建自組織評估管理質量保障體系

檔案記錄了醫院的發展歷史、患者的健康狀況，匯集了許多患者原始、可靠的信息，具有很大的參考價值。因此，應當加大資金投入力度，提升醫院檔案管理質量。

2.1 構建多元檔案管理體系

檔案管理需緊緊圍繞醫院的制度、各科室的治療效果開展，在保存檔案的同時，不斷滿足醫院和社會對檔案信息的需求。不斷分析、總結檔案的信息數據，出臺新的制度，開發檔案的教育功能，充分調動醫生的工作積極性，確保他們具備高尚的醫德，從而保障患者的生命安全。同時，開展網上信息服務，向社會公布名醫姓名和科室就診大夫名單，這樣患者可以從網上自主選擇醫生，高效、快捷掛號，及時入院，及時治療。另外，還要將醫生的科研信息和科研成果及時收集、整理成冊，利用網絡傳播，為社會服務。

2.2 自組織運行的質量保證體系

2.2.1 強有力的管理機制

檔案管理機構中，要以醫院院長領導主抓檔案業務，配置相應的管理人員和負責人協同管理工作。成立綜合檔案機構，制訂科學、規范的標準制度，集中管理，以制度建設促進檔案管理向科學化、規范化邁進，向檔案管理工作的數字化、信息化邁進。

2.2.2 績效機制

績效機制是檔案管理人員根據檔案管理工作的需要建立的自我評價體系。該體系設置有組織機構、服務方式、辦館效益等內容，用以評價管理人員的工作態度、工作方法、業績和服務理念。在評價前，成立評價小組，客觀評價各個管理人員及相關部門的服務質量和效果，并且公示，征求患者的意見。

2.3 可持續發展的保障體系

檔案管理工作既是一項管理工作，又是一項服務型工作，同時還是一項技術性工作。檔案管理工作不僅服務于醫院的患者及各項技術指標，而且對醫院的財務管理、人事管理和業務技術指導起著不可估量的作用。在管理過程中，需以加強宏觀管理為主導，以微觀建設為重點。宏觀管理方面，主要強化各辦公室與各科室之間的協調管理，使檔案管理成為管理的一部分。微觀建設方面，主要提高檔案管理意識，營造重視檔案管理工作的氛圍，形成良好的互動關系；加強自身建設和檔案資源建設，搭建檔案管理工作運營平臺，優化館藏；強化檔案信息資源的有效利用，強化創新意識，加快檔案管理工作步伐。同時，將宏觀管理和微觀建設結合起來，促進檔案管理工作健康、穩步、持續發展。

3 結束語

總之，自組織評估在檔案管理中既起著制約作用，又起著促進作用，同時對于加強醫院內部管理、檔案管理起著不可估量的監督作用。沒有監督，管理就會像一盤散沙，無法取得任何進步。今后，我們應該在自身發展上下功夫，不斷發揮檔案管理的作用，使各科室各盡其責，同時，不斷提高檔案管理工作的及時性、針對性和有效性。

〔編輯：劉曉芳〕

Application of Self-organization Evaluation

in the Quality Assurance System of Archives Management

Jia Junying

Abstract： The security system of self-organization evaluation has the characteristics of wide open， nonlinear operating mechanism and sustainable development. It plays an irreplaceable role in the management of archives. It is worth popularizing.

Key words： self-organization evaluation； file management； openness； sustainable development