信息化時(shí)代語境下人力資源檔案管理的轉(zhuǎn)型發(fā)展

吳寧寧

摘 要：在社會(huì)全面進(jìn)步、現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，先進(jìn)管理理念以及技術(shù)的廣泛引入為檔案管理開辟了新的路徑。而作為檔案管理工作的重要領(lǐng)域，人力資源檔案管理在信息化語境下，必須打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理模式以及發(fā)展歷史的制約，充分利用網(wǎng)絡(luò)化、電子化以及數(shù)字化手段，來不斷加快自身的信息化建設(shè)進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型。通過提高人力資源檔案的使用率，來實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)勢共享。對此，本文從信息化時(shí)代語境下人力資源檔案管理的意義著手，通過對其管理原則的分析，就具體的轉(zhuǎn)型方法提出對策。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代語境；人力資源檔案管理；人才戰(zhàn)略

勞動(dòng)力資源又稱為人力資源，是一個(gè)國家或地區(qū)所具有的能夠推動(dòng)整個(gè)社會(huì)及經(jīng)濟(jì)發(fā)展的人的總和。人力資源是社會(huì)生產(chǎn)以及發(fā)展的先決條件，而對于人力資源檔案管理工作而言，其就是為推進(jìn)人力資源管理工作而產(chǎn)生的各類信息資源。信息化時(shí)代在各類電子技術(shù)的發(fā)展以和推動(dòng)下，人力資源檔案管理工作也在不斷被“信息化”，這是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求。只有利用現(xiàn)代化的管理技術(shù)、依托網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字手段，才能實(shí)現(xiàn)信息資源的優(yōu)勢共享，發(fā)揮出人力資源檔案管理的實(shí)質(zhì)作用。

1 信息化時(shí)代語境下人力資源檔案管理轉(zhuǎn)型的意義

首先，人力資源檔案管理的轉(zhuǎn)型，是信息化時(shí)代語境下實(shí)現(xiàn)發(fā)展的必然要求。知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來以及信息技術(shù)的高速發(fā)展，促使越來越多的人認(rèn)識到當(dāng)代競爭的實(shí)質(zhì)就是人才戰(zhàn)略的競賽。鑒于此，人力資源管理也在整個(gè)管理過程中，上升到戰(zhàn)略決策的高度，而信息化的轉(zhuǎn)型方向也成為其高速前進(jìn)的重要途徑。于是傳統(tǒng)手動(dòng)的人力資源管理方法逐漸被高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代化檔案管理方法所替代。

其次，人力資源檔案管理的轉(zhuǎn)型，是促使其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的必要途徑。由于檔案管理本身對于環(huán)境選擇的挑剔性以及保管方式的特殊性，促使其長久以來一直處于半封閉、甚至是全封閉的管理狀態(tài)。面對信息化時(shí)代的到來，這種落后的管理方式顯然已經(jīng)無法滿足人們對于人力資源檔案管理的需求，故而伴隨信息技術(shù)的迅速發(fā)展和廣為利用，人力資源檔案信息化轉(zhuǎn)型的迫切程度愈發(fā)顯現(xiàn)，故而積極推進(jìn)其信息化建設(shè)不僅有助于提高全社會(huì)對人力資源信息的有效開發(fā)與利用，還有助于實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)勢共享。

最后，人力資源檔案管理的轉(zhuǎn)型，是促使其提升檔案管理服務(wù)水平的有力手段。任何種類的檔案管理其最終目的都在于能夠?qū)崿F(xiàn)自身價(jià)值，信息化時(shí)代的科技發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大幅度運(yùn)用，促使全社會(huì)對于人力資源檔案的利用與需求方式發(fā)生了極大的變化，故而傳統(tǒng)的管理和服務(wù)模式已然無法適應(yīng)社會(huì)需求。所以信息技術(shù)的高頻率運(yùn)用是改變傳統(tǒng)的手工管理模式，提升信息時(shí)代人力資源檔案管理的使用價(jià)值的最有效手段。

2 信息化時(shí)代語境下人力資源檔案管理的轉(zhuǎn)型原則

第一，兼顧“信息集成”與“實(shí)體積累”。人力資源檔案管理轉(zhuǎn)型在堅(jiān)持統(tǒng)籌兼顧、協(xié)調(diào)發(fā)展這一基本要求的前提下，還要遵循其發(fā)展的客觀規(guī)律，正確處理好“實(shí)體積累”與“信息集成”二者之間的關(guān)系，為具體策略的實(shí)施提供有效的科學(xué)屏障。其中，以“實(shí)體積累”來保障人力資源檔案信息的真實(shí)性，保證其出處及內(nèi)容的有效性；以“信息集成”來滿足人們對于人力資源檔案信息的需要，實(shí)現(xiàn)不同群體之間資源的相互利用與共享，使人力資源檔案管理信息化的優(yōu)勢得到最大化發(fā)揮。

第二，“強(qiáng)化管理”與“技術(shù)應(yīng)用”相結(jié)合。 信息化時(shí)代語境下，人力資源檔案轉(zhuǎn)型之后能否取得社會(huì)普遍關(guān)注、是否能夠發(fā)揮自身的巨大功效，皆取決于內(nèi)部信息系統(tǒng)的內(nèi)核構(gòu)建。也就是說并非完全取決于技術(shù)層面的因素，更主要的因素在于系統(tǒng)能否實(shí)現(xiàn)有序高效的運(yùn)轉(zhuǎn)，即所謂的“三分技術(shù)，七分管理”。現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)是一把“雙刃劍”，在為檔案管理帶來極大便利性的同時(shí)，也會(huì)因?yàn)槠浔旧硭嬖诘牟煌晟坪筒环€(wěn)定性等特征，使得人力資源檔案信息在存儲(chǔ)、處理以及傳輸?shù)倪^程中，容易受到諸如信息篡改、泄露、被竊取等諸多因素的干擾。因此在實(shí)際信息化活動(dòng)展開的過程中，必須始終堅(jiān)持“技術(shù)”運(yùn)用與管理的有效結(jié)合，從源頭上強(qiáng)化管理，在過程中對技術(shù)實(shí)施有效利用，以此切實(shí)保障人力資源轉(zhuǎn)型建過程與項(xiàng)目兼具可行。

3 信息化時(shí)代語境下人力資源檔案管理的轉(zhuǎn)型策略

3.1 強(qiáng)化檔案管理的信息意識

信息化時(shí)代語境下，社會(huì)各界必須改變固有的檔案管理觀念，通過對新模式、新方法的運(yùn)用，讓數(shù)字化、現(xiàn)代化的檔案管理概念深入人心。這需要在思想意識方面提升宣傳重視力度，以強(qiáng)化人力資源檔案管理人員的思想觀念，使其意識到這份工作的重要性，從而能夠主觀地加大對此來自信息技術(shù)以及人力財(cái)力方面的投入，促進(jìn)相關(guān)工作的順利開展。

3.2 加強(qiáng)信息化檔案人才建設(shè)

首先，通過培訓(xùn)強(qiáng)化檔案管理者的責(zé)任感和使命感，提高其思想政治水平、樹立良好的職業(yè)道德風(fēng)范，進(jìn)而使其在具體工作展開的過程中能夠產(chǎn)生高度的安全保密意識，確保檔案管理信息的安全。

其次，通過繼續(xù)教育、技能研修或網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)等有效途徑，提升人力資源檔案管理工作者的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及電子文件管理水平，從而提升其檔案信息記錄、加工和獲取的能力及水平。

最后，由于互聯(lián)網(wǎng)本身具有一定的風(fēng)險(xiǎn)性，要求檔案管理人員具體工作開展的過程中，應(yīng)樹立風(fēng)險(xiǎn)防控、安全管理意識，及時(shí)備份檔案信息數(shù)據(jù)，以確保其安全與完整。

3.3 注重現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用

信息化時(shí)代語境下的人力資源檔案管理轉(zhuǎn)型，還應(yīng)注重對于現(xiàn)代信息技術(shù)的利用。首先，社會(huì)保障局、人力資源部等相應(yīng)部門應(yīng)建立建設(shè)一套統(tǒng)一的軟硬件設(shè)施配備，并加大對專業(yè)軟件開發(fā)的投入力度；其次，通過建立完善而先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的無紙化、數(shù)字化管理，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)化、檢索；最后，利用或引進(jìn)先進(jìn)的人力資源管理軟件，并應(yīng)用于數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，通過對電子卡片、電子檔案的制作與生成，從而打破信息查詢和流動(dòng)的地域性限制。

檔案管理是人力資源管理的一個(gè)部分，對企業(yè)的人才儲(chǔ)備戰(zhàn)略及企業(yè)發(fā)展具有重要影響。鑒于當(dāng)前人力資源檔案管理中存在的檔案管理意識淡薄、方法落后和設(shè)施不全、制度不合理等問題，信息化時(shí)代語境下的人力資源檔案管理工作需要從提高管理人員的管理意識入手，通過完善檔案管理設(shè)施和促進(jìn)檔案管理制度化等方面的改進(jìn)來進(jìn)行轉(zhuǎn)型建設(shè)。

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