網絡環境下圖書館檔案工作管理的創新思路

張云青

摘 要：圖書館辦公室在館內檔案管理工作中扮演著重要角色，肩負圖書館檔案收集、掌管、傳播、開發與利用的實際職責，在協調圖書館的多項工作中，起到其他職能部門所代替不了的作用。本文側重論述了網絡環境下圖書館辦公室檔案管理工作的創新思路。

關鍵詞：圖書館；檔案工作；辦公自動化；工作創新

1 圖書館檔案的重要性

（一）歷史價值 檔案之所以需要而且能夠長期保存下來，為后人所利用，是因為它具備特有的作用。就圖書館范圍而言，建立一套科學的檔案管理系統，既是現代管理的需要，也是科學評價的依據，檔案能準確、生動地反映一個圖書館多年來的發展軌跡。

（二）科學依據 圖書館檔案是圖書館在科學管理和各項工作中充分借鑒以往經驗的可靠依據。在長期積累的靜態信息中，具有原始性、可操作性和較大的可靠性，成為管理者第一手的參考資料，有助于加強圖書館科學管理，為同行評價和領導決策提供數據量綱依據。

（三）參考依據 圖書館每年度業務檔案中記載了各部門各位工作人員歷年來開展各項工作的情況、成果、經驗和教訓，并且全部存留保管在圖書館辦公室，如果回朔建庫，可以長期為圖書館建設提供查考和借鑒的資料。

（四）更新數據 圖書館發展是推進式的和有規律可尋的，歷史記錄有助于成全后面的人梯，如編寫圖書館新簡介，完全可以參考往年的簡介檔案，再融入新增數據或事實，使新館員了解圖書館的沿革，較快適應工作；也使讀者了解圖書館的特色和服務設施，更合理地利用圖書館。

（五）健全責任制 健全的檔案有助于建立健全崗位責任制，為年度考核、職稱評定和工作總結提供可靠的參照資料，并為同行間業務交流和工作評估提供背景參考。

（六）評估依據 評估是實事求是的評價估算行為，而檔案材料是最現實的被稱量的砝碼，它不僅是考察圖書館工作業績的真實依據，也是國家對圖書館評估定級的可靠保障。

2 網絡環境下圖書館檔案的歸檔內容及薄弱環節

（一）時事檔案 包括來訪者登記、會談記錄及圖書館重大活動記事和內外學術交流題材等，在這方面由于圖書館辦公室日常工作的沖擊，時事檔案載錄非常薄弱，往往被忽略。

（二）政文檔案 主要有上級下發的黨政材料，圖書館的會議記錄、電話記錄，圖書情報委員會的研討材料、年度計劃和總結，圖書館發展規劃、各種規章制度，上級領導來圖書館的講話記錄，內查外調材料，工作日志等，由于部門發展不平衡和館員間素質的差異，政文檔案很難備齊。

（三）業務檔案 它直接來源于圖書館各部門，是在圖書館業務工作中形成的各種不同載體的文件材料。主要包括各項工作執行情況的報告、統計報表、總結；匯報材料、科研成果、工作研究的專題資料和論文、著作及其原件影印件；各項反映圖書館工作情況的技術數據，包括歷年經費、文獻購置量、館藏量等。有些業務檔案直接上報學校后沒有預留存根，造成事后重新收集，浪費大量時間和人力。

（四）人事檔案 一是圖書館員工的檔案，主要有人員基本情況；組織機構設置及各部（室）人員配備情況；人員變動情況；參加學習、培訓、會議的情況及附帶的會議資料、證書等；業務考核情況；考勤情況等。二是用戶的檔案，主要有讀者借閱卡及用戶的姓名、年齡、職務等。在網絡環境下，一旦這些個人數據在網上運作，如果不妥善保管，可能侵犯讀者的隱私權。由于用戶數量龐大，年度進出交替頻繁，不依靠電子記錄很難處理好。

（五）設備檔案 包括圖書館的各種財產設備的登記及隨儀器設備的文件；儀器設備在接收、引進、使用、維修和改進工作中新產生的文件材料等，尤其實行招標后購置的設備，現在還缺乏明確的招標設備管理檔案項目。

（六）其他 一是圖書館建筑面積、圖紙、照片及館名的題字等；二是圖書館舉辦各種社會公益活動的材料；三是館際協作、協調活動的各種材料；四是圖書館自編的學術刊物及內部交流資料等。

3 圖書館電子檔案管理趨勢

書生數字檔案系統 隨著檔案數字化的深入開展及數字檔案館的興起，檔案管理向數字化轉化已成為檔案管理未來發展的方向。書生數字檔案管理系統不僅能滿足一般數字化檔案管理的需求，而且采用了國際領先的DRM技術，保證涉密檔案的安全使用，使數字檔案管理在安全性上提升到一個新水平，為各類企事業單位的檔案處、室及各級檔案館提供了一個先進的數字化檔案管理系統。該系統的優勢是：可統一管理文書、科技、照片、實物、音像等多種檔案；支持完整的檔案管理業務流程；支持電子文件的在線歸檔、實時歸檔、保證電子文件的真實性、完整性。

4 強化圖書館辦公室檔案工作管理的幾點新思考

傳統的檔案意識不是很重視健全圖書館檔案；小本經營，沒有專項經費保證檔案工程，單一依靠圖書館管理平臺不匹配、不協調、不相容，建立一個子系統需要技術人員維護；專門為辦公室買一套電子檔管理系統顯然不現實；圖書館專題檔案缺乏統一的標準和規范。正是上述困境所繞，圖書館的檔案工作處在范圍狹小、案卷凌亂、管理松散、倉促應付、利用微茫的局面。同時，圖書館檔案管理工作仍存在認識誤區和管理漏洞。作為圖書館辦公室，在職責范圍內應重新思考和定位圖書館檔案工作。充分利用Internet節點、校園網門戶和圖書館服務窗口，搭建圖書館檔案室，使檔案室成為與館員和讀者聯絡的常設窗口。具體如下：

（一）明確職責，樹立主動建檔、管檔的意識

辦公室對圖書館檔案負總責，首先應樹立起主動建檔和管檔的意識。圖書館檔案不成體系，一個重要原因是辦公室檔案意識薄弱，不重視檔案工作。經過幾年的摸索，在圖書館辦公室建了檔案柜，對日常檔案進行分門列類管理，同時利用引進的ILAS系統平臺，開始構建電子檔案子系統，這樣在應急反應速度上處于比較主動的地位，發揮出應有的后勤保障作用。

（二）建立健全各種檔案制度是做好檔案工作的保證

圖書館檔案是學校檔案的一部分，要參照學校各種檔案制度，建立檔案人員崗位責任制、整理歸檔制度、庫房管理制度、保密保管制度、借閱制度、鑒定銷毀制度，使檔案管理有章可循，尤其對涉及著作權、發明權、隱私權、電子版本等檔案應注意保密或相應的保護措施。

（三）加強收集，按時交接，確保檔案材料的完整性

檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計與利用是一個整體。收集是基礎，也是檔案工作的進口環節，所以一定要把好收集關。各部門有必要將本部門的資料收集齊全，經整理核實后，按時上交圖書館辦公室，防止和杜絕有價值的材料遺漏或丟失，確保檔案材料的真實性和完整性。

（四）加強整理歸檔，嚴格規范管理

將原始材料按歸檔范圍和歸檔時間進行整理，按歸檔要求和程序進行分類、立卷，按檔案的價值確定保管期限，嚴格規范管理。

（五）保證一定經費，添置必要的設備

圖書館普遍存在經費緊張問題，但對檔案的必要投資還是不可少的。需要有一定面積的房屋作檔案庫房，要配備復印機、照相機、掃描儀、攝像機、檔案柜、溫濕度計和必要的裝訂設備，有條件的還可在庫房旁提供檔案閱覽室。

（六）提高圖書館工作人員對檔案的認識

部分館員認為只要做好圖書業務就可以了，檔案工作無關緊要。其實，圖書館檔案工作是維護圖書館歷史面貌的重要工作，是提高圖書館工作效率和工作質量的條件之一。對檔案的認識水平直接影響檔案發揮作用的程度。因此，圖書館辦公室的工作人員要經常宣傳檔案的作用，培養全館職工的檔案意識，使他們能主動協助辦公室收集和管理檔案。

參考文獻

[1]歐陽紅.加強檔案管理為圖書館工作服務[J].晉圖學刊，2002（3）：65-66.endprint