提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

張婷婷

【摘 要】隨著科技水平的發展和經濟社會的進步，檔案管理科學化已成為現階段的時代要求，也是社會主義現代化的必然需要。首先探討檔案管理科學化水平的內涵及其重要意義，進而提出提高檔案管理科學化的有效路徑，以滿足檔案管理服務于社會、服務于精神文明建設的需要。

【關鍵詞】檔案管理；科學化；電子化；數字化

當代電子信息技術的不斷發展與進步，在各個領域中都進行了相當廣泛的推廣與應用。為了與時代接軌，適應新形勢下的時代需求，檔案管理工作需要開展多元化的渠道，積極開拓、勇于創新，做好檔案收集、傳播等工作。而檔案管理在本質上來說，就是在一定時期內對經濟社會及其個體的數據和相關信息進行收集、整理、保管、統計及提供服務的行為。因此，檔案管理水平必須與時俱進，要針對當前的新技術、新現象、新形勢探尋檔案管理科學化水平的提升路徑。

1 檔案管理科學化水平的內涵及其重要意義

檔案管理科學化水平，在本質上說，就是以科學理論指導檔案管理，以科學方法推進檔案管理，以科學制度保障檔案管理，推動檔案管理規范化、制度化、信息化，最大限度地提高檔案管理的質量和效益。檔案可以看作是對歷史的記錄，是一個國家或民族在發展過程中積累的文化財富儲備。

從宏觀方面理解，檔案包含了政治、經濟、社會、文化、科技、軍事、國際關系等等各個方面的內容，是一個國家或民族發展的綜合體現。當前的時代背景下，文化因素在綜合國力中的作用日益凸顯。因此，檔案管理水平的高低、管理方法是否科學，會直接影響對歷史社會活動是否真實的判斷，進而影響該社會意識形態的穩固性，影響該社會的精神凝聚力，甚至影響整個國家或民族的綜合競爭力。

在微觀層面，不論是企業單位還是事業單位，都需要進行信息儲存和檔案管理。在當今的信息時代，如果能實現檔案管理電子化和數字化，會極大提高信息的儲存效率和使用效率，為企業單位或事業單位高效、高質地運轉提供良好的軟環境。

然后，當前很多領域的檔案管理缺乏健全的制度體系。一方面，對于檔案管理的規章規范較為凌亂，具有很大的主觀任意性，或者現有的管理規章太過呆板，不具有可操作性，導致有章難循；另一方面，缺少具有專業素質、專業技能和職業精神的檔案管理人才，直接導致目前檔案管理水平相對低下，檔案管理效率整體不高，嚴重滯后于經濟社會發展的需要。本文著重分析提高檔案管理科學化水平的有效路徑。

2 提高檔案管理科學化水平的有效路徑

2.1 深化檔案管理科學化的認識

當前檔案管理水平較低、效率不高的現象在很大程度上歸結于對檔案管理科學化的思想意識不夠，沒有意識到新形勢對檔案管理工作的更高層次的要求，因而導致不少領域和單位仍然沿襲傳統的檔案管理模式，保持傳統的檔案管理服務意識，使得檔案管理工作嚴重滯后于經濟社會的發展需要。所以，在思想意識方面需要要加強認識，第一，檔案管理工作必須服務于社會主義精神文明建設，用真實、高效的方法收集、儲存經濟社會的數據和信息；第二，檔案管理的社會功能已逐漸轉向服務型功能，這就要求檔案管理人員必須加強服務意識，并以服務意識指導工作；第三，檔案管理工作有內在的科學化要求，進而需要檔案管理工作人員加強自我學習和自身業務素質的提高，以加快檔案管理科學化水平的提升速度。

2.2 提高檔案管理基礎設施的科技化

新形勢下高效的檔案管理工作已經離不開媒體設備和計算機網絡，這就需要各領域和單位加強對檔案管理的基礎設施建設，以保證檔案管理的社會服務型功能充分發揮。檔案管理基礎設施，包括計算機、多媒體等硬件設備和信息網絡技術、數據庫技術、管理系統等軟件設施。因此，新時代的科技烙印，使得檔案管理工作必須加強科技意識，并加強與科技有關的基礎實施建設。第一，運用信息技術把檔案管理的傳統記載和錄入模式進行根本性變革，實現信息資源的數據化建設、檔案中心的電子化建設，并服務社會，向社會推出電子政務、數字檔案庫、網絡檔案中心；第二，加強檔案管理系統的優化與升級，通過檔案管理系統的開發及應用，進而實現標準化、程序化地檔案管理，向社會提供高效、高質的檔案管理服務；第三，檔案管理的社會服務功能是建立安全管理的基礎之上，在利用網絡和信息技術高效率的同時，還要兼顧網絡信息的安全性，確保檔案管理電子化和數字化安全前提下，才能更好地使得檔案管理服務于社會。

2.3 注重檔案管理工作中的人才選用

首先，認清當前時代發展的要求和經濟社會變革的需要，以此確定檔案管理專業人才的培養層次。隨著新時代信息和網絡技術的發展，檔案管理的紙質檔案、實體檔案已經不能達到檔案管理工作的效率水平，檔案電子化、數字化已經成為全球檔案管理的必然趨勢。經濟社會的不斷變革，使得檔案管理的貯藏型社會功能已經不能滿足當前經濟社會的需要，檔案管理在安全管理的基礎上，更注重于對檔案的利用，即檔案管理的服務型功能。如何在安全管理的前提下最大程度得實現檔案管理的經濟效益和社會效益，便是當前經濟社會對檔案管理工作提出的新要求。

其次，重視人才、選用人才，做到“唯才是用”。在當前很多領域的檔案管理工作崗位上，存在不少專業素養低下、缺乏職業精神、“占崗不干事”的檔案管理人員。這主要是由于傳統的檔案管理方式單一、業務素質要求不高、重要性認識不強等原因造成的。但是，現代檔案管理已面臨不斷科學化的時代要求，網絡技術和電子信息管理已經融入檔案管理工作，并不斷提升檔案管理的儲存效率和服務效率。這就要求各領域和單位主要專業人才的選用，做到專業人做專業人，落實“唯才是用”。

2.4 建立健全檔案管理規章

當前大多的檔案管理規章要么太過隨意性而無章可循，要么太過原則性而有章難循。檔案管理規章是對檔案管理工作的原則性要求，包括制度安排、體系構建、人員配備、操作規范等各方面。一個完善、科學的檔案管理規章，既要從法律法規的角度進行制度建設，確立檔案管理規章執行的強制力，又要結合各個領域和單位的個體差異，進行具體問題具體分析，避免管理規章的同質而缺乏效力，進而提高檔案管理規章的可操作性。同時，根據崗位職責制定相應的績效考核管理辦法，做到獎懲分明，隨時發展問題隨時解決問題。

3 結語

為了與時代接軌，適應新形勢下的時代需求，檔案管理工作需要開展多元化的渠道，積極開拓、勇于創新，做好檔案收集、傳播等工作。因此，目前檔案管理工作必須尋求一個提高檔案管理科學化水平的有效路徑，即深化檔案管理科學化的認識、提高檔案管理基礎設施的科技化、注重檔案管理工作中的人才選用、建立健全檔案管理規章。進而，在利用網絡和信息技術高效率的同時，還要兼顧網絡信息的安全性，確保檔案管理電子化和數字化安全前提下，才能更好地使得檔案管理服務于社會。

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[責任編輯：鄧麗麗]