關于如何做好機關部門干部職工檔案及文書檔案資料管理工作

王睿

摘 要：每個機關部門都會有自己的檔案，而且檔案是機關部門的核心所在，因此應該引起相關領導的關注，而檔案管理可以分為兩個部分，一是職工檔案，二是文書檔案。正因為檔案關系整個單位資料的保密性，因此相關工作人員必須做好管理工作，文章針對這部分內容展開論述，并提出相關措施，進一步完善檔案管理工作。

關鍵詞：機關部門干部；職工檔案；文書檔案；資料管理

檔案管理工作對于每個單位來說都非常重要，但檔案管理工作往往得不到領導的重視，就其原因在于領導認為這項工作相對簡單，而且并不會為其帶來經濟上的收益。就現狀而言，檔案管理工作漏洞百出并且工作人員素質較差，阻礙了檔案管理的科學化發展。本文針對檔案管理工作現狀提出有效的改進措施，促進檔案管理工作的合理化。

1 檔案管理存在的問題

1.1 干部職工檔案

文體局干部檔案管理非常重要，這關系到干部人員的隱私以及基本信息資料，因此必須做好相關管理工作，而工作的完善需要良好的制度作為依托，只有管理制度相對健全，才能從根本上保證檔案管理的科學化。但是就現狀而言，文體局檔案管理制度并不完善，在進行檔案轉入或是轉出時，相關審批手續不合理，沒有對應的工作制度，并且借閱制度也并不完善。而對于一些部門來說，雖然具有管理制度，但是相關管理人員卻沒有根據制度執行，在進行檔案管理時，自己隨心所欲的進行工作。因此，管理制度的不完善在某種程度上致使管理人員在進行檔案工作時無章可循、缺乏依據。此外，檔案管理工作中還存在其它問題，比如檔案意識缺乏、檔案材料不完善等等，亟待解決。

1.2 文書檔案

文書檔案在管理過程中也存在一些問題，其主要問題就是領導重視程度不高，所以導致文書檔案管理并沒有被納入重點管理范圍之內。對于領導而言，他們認為文書檔案工作相對簡單，并不是工作的重點，文書檔案管理工作在很短時間之內基本見不到任何成效，也不會為文體局帶來任何經濟利益，因此領導對于這一方面的工作要求較低，只是涉及到相關工作時，才會調出來使用。由于領導并不重視文書檔案工作，因此工作人員相對較少，而且他們還要兼顧其它工作，沒有專門負責檔案的人員，而檔案工作多數是由文秘完成。而文秘人員工作內容較多，根本無暇顧及文書檔案，致使其在工作中出現漏洞，比如材料收集不及時、真偽度辨別不清等。此外，文書管理工作在某種程度上與檔案管理密切相關，但是兩者之間銜接較差，相關管理人員素質較差。這些問題全部解決以后，才能確保文書檔案工作有效開展。

2 檔案管理措施

2.1 干部職工檔案

1.完善管理制度

一項工作的開展離不開制度的保障，檔案管理也不例外，因此領導應該重視檔案管理制度，并推動管理制度的有效實行。而對于檔案管理來說，它是一項沉雜的工作，因而必須完善管理制度，這樣才能確保檔案管理實現科學化，相關工作才能有序開展。

完善管理制度需從以下幾方面著手：第一，建立規章制度，而管理人員必須遵照制度工作，在日常工作之中，保障檔案工作科學合理的開展；第二，對于檔案工作中出現的不當行為，比如材料上交超出規定時間、亂涂亂改、虛假填寫等等，必須嚴厲懲罰，確保檔案材料的真實性；第三，在填寫檔案資料時，必須規范紙筆，嚴格統一，并要填寫規范，禁止使用下列字，比如諧音字、同音字等，以免出現錯誤。

2.強化檔案管理意識，確保材料真實性

作為檔案管理人員，他們必須有強烈的責任感，以及極高的思想素質。針對檔案管理來說，這是一個相對枯燥的工作，并且復雜繁重，這就要求管理人員要認真謹慎工作，并且具備奉獻精神。完善檔案管理工作不僅需要工作人員一方面的努力，相關干部人員也要自身發掘原因，提高檔案意識，逐漸認識到檔案的重要性，并向干部職工傳遞這種理念，讓相關人員逐步了解檔案的日常知識，避免出現以下問題。比如在填寫材料過程中弄虛作假、偷工減料。從根本上提高干部職工整體認知，并使其具備檔案思想，這樣他們在遞交相關材料時，才能有效及時上交，而檔案工作人員做好自己本職工作，妥善管理上交材料，最終保證檔案管理工作科學有效進行。

對于職工檔案而言，其具有一定的特點，即原始性、唯一性、真實性，而其核心是真實性，這是檔案管理的基本前提。而機關在選拔干部時，最注重也是材料的真實性。因此工作人員在整理檔案資料時，必須嚴格把關，注意資料的完整性以及真實性，做好材料的收集工作，并確保材料的準確性的前提之下，才能進行下一步工作，對于有疑問的材料，必須與當事人核對清楚方可進行歸檔。然后根據檔案歸檔要求，填寫正確的信息資料，準備好相關手續，最后進行歸檔工作。

2.2 文書檔案

1.加強領導重視

文書檔案工作的有效開展在某種程度上，取決于領導的重視度，而檔案管理人員應該及時向領導反映情況，并采取不同活動形式，進而引起領導的重視，進一步得到領導的支持，提高文書檔案工作的地位。只有得到領導的認可，才能使文檔成為單位的工作重點，領導才會投入更多的人力以及相關設備，實現現代化的管理。隨著社會的不斷發展，信息技術的不斷更新，文檔管理也進入新的階段，相關人員要不斷學習新知識，更新管理理念，提高綜合素質，并且運用新的技術進行管理工作，使文檔管理工作能夠跟隨時代的發展而不斷創新。

2.做好銜接工作，實現自動化管理

針對檔案管理來說，文件是基礎性要素，其質量的好壞在某種程度上會直接影響到檔案質量，要想實現檔案質量提升，就必須保證文件的質量，而檔案規范管理必須具備一定的基礎，即文件的規范化。文書人員要做好自己的本職工作，做好文書材料的整理工作，并且進行立卷歸檔，提高檔案意識，使文書與檔案工作能夠很好的銜接，并且實現系統化。文書人員在工作過程中，要注意紙張的大小，以及文字的格式等，要時刻注意文件質量，并制定標準。例如：工作人員對文件材料進行審閱時，禁止使用以下幾種工具，如紅墨水、鉛筆、圓珠筆等等。文書工作人員在處理文件時，必須要及時準確，收發文件準確登記，一旦發現文件缺失，應該立即查找。而對于一部分賬外資料，如領導的講話、外出開會記錄等，必須及時收集處理，在一定程度上保證材料完整。

隨著信息技術的不斷發展，文書檔案管理也利用計算機進行日常工作，因此檔案工作人員必須不斷完善自身知識儲備，學習新的技術以及現代化管理模式，掌握計算機相關知識，讓自己成為綜合性人才。對于單位領導而言，其應該不斷引進新的技術設備，增加現代設施，使檔案工作人員能夠借助現代的設備，更好的進行檔案管理工作，進而提高他們的管理水平，提升工作效率。針對檔案管理人員則要建立獎勵機制，使其能夠更好的服務于檔案工作。

3 結語

綜合上述觀點，對于機關職工以及文書檔案而言，單位領導應該重視其管理工作，并采取積極有效的措施完善檔案管理工作。但就現狀而言，檔案管理工作存在一些問題，并且已經嚴重影響到檔案工作的有效開展。文章針對檔案管理工作存在的問題進行具體分析，并就存在的問題采取積極有效的措施，促進檔案管理工作能夠真正發揮其職能作用。

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