淺議如何提高檔案人員的綜合素質

文雯

摘 要：檔案工作的發展，關鍵在檔案人員的素質。檔案人員素質決定檔案工作的質量，也在很大程度上影響檔案工作管理水平的高低，加強檔案隊伍建設，提高檔案人員素質，是搞好檔案工作的根本保證。

關鍵詞：素質；檔案管理

檔案事業是電力建設事業的重要組成部分，檔案工作是電力企業的重要工作內容。做好檔案工作對于強化基礎管理、維護電力企業權益、樹立電力企業形象、體現電力企業文化起著不可替代的作用。隨著數字經濟發展，從優化配置資源、節能減排、應對氣候變化、振興經濟發展等多種利益出發，發展智能電網已成為世界電力發展的新趨勢，由此，電力企業的發展為檔案事業的發展提供了廣闊的空間，而檔案工作是電力企業綜合管理和基礎管理的組成部分，電力企業建設和發展離不開檔案工作。檔案工作要置身于電力企業發展的大局，沒有檔案工作的發展，電力企業的發展是不全面的。檔案部門作為領導決策與企業生產管理的“信息庫”、“智囊團”，必須服務于電力企業建設和發展的延伸，以實現檔案工作與電力企業工作的全面協調發展。而檔案工作的發展，關鍵在檔案人員的素質。檔案人員素質決定檔案工作的質量，也在很大程度上影響檔案工作管理水平的高低，加強檔案隊伍建設，提高檔案人員素質，是搞好檔案工作的根本保證。

1 有關素質的定義

一般認為，所謂素質是指人們先天具有和后天習得的一系列特點和品質的綜合。后天習得的品質是指個人在社會實踐中獲得并養成的修養和品質，如政治素質、思想道德素質、文化素質、職業素質等等。通常認為素質應包括三大類，即自然素質、心理素質、社會素質。1、自然素質指與生俱來的生理特點，包括身體形態、生理器官和機能、神經系統，尤其是大腦的結構與機能等，這主要是先天因素，也有后天因素的影響。2、心理素質主要由智力因素和非智力因素組成。智力因素主要包括注意力、觀察力、記憶力、思維力、想象力。非智力因素指智力因素以外的因素，主要指情感、意志、性格等。心理因素是先天與后天因素綜合的結果。3、社會素質一般指人們在社會實踐和改造社會環境的過程中逐步形成起來的一系列穩定的社會性品質的綜合，是純后天習得的。社會素質，主要包括思想道德素質、業務素質等。

2 檔案人員的綜合素質對檔案工作的影響主要表現為

2.1 自然素質的影響

檔案工作是一項非常嚴謹細致的活兒，案頭工作比重大，它需要從業人員具有很強的耐心、細心和恒心，需要性情恬靜、心態平和、甘于寂寞、默默奉獻等特性。那些性格外向、做事粗糙、不求質量、急功近利、喜好顯山露水的人一般不適宜從事檔案工作。對同一事物每個人的感覺認知、應急反應、敏感程度，處置方法都大相徑庭，一個人的生理特點，有許多是天生的，后天很難或根本不可能改變。如果一個人僅僅為了工作原因改變了自身許多特性，這種帶有強制性的、違心的“改變”，既不可能長久，也違反以人為本的思想。即使從事檔案工作，其工作的質量也要大打折扣，甚至會招致不必要的周折或返工，難以達到理想的效果，造成無謂的人力物力的浪費。

2.2 心理素質的影響

一個人的思想往往決定他的行動，人的心理活動直接影響其平時的一言一行。市場經濟推動了社會進步，它的負面影響在一定程度上扭曲了人們的價值觀。檔案工作的價值不能用經濟的標準進行衡量，檔案年代的久遠決定了其稀缺性和珍貴性，而它的惟一性則決定了無法替代的原始性。從這個角度講，檔案的價值是無法估量的，也是其它任何事物所不可比擬的。但同時又因檔案工作固有的幕后性、隱藏性、間接性和滯后性，致使其產生的效益隱蔽、滯后，極易被人們所忽視。它在單位中往往處于從屬地位，經常得不到領導同事的重視，這是不爭的現實，也是不可能在短時間內一蹴而就、局面能有明顯改觀的，作為一個社會人，誰都希望自己的勞動成果被社會承認，人格受到充分的尊敬，有相應的社會地位，自己的人生價值在工作中得以最大的體現和實現，能享受工作帶來的滿足感和成就感，這是人之常情，無可厚非。因檔案人員勞動成果的隱藏性、幕后性直接影響其得到社會認可及尊重的程度，有時甚至還會遭遇別人的不理解、誤解甚至歧視，從而產生諸如情緒焦慮、壓抑及因成就感缺乏、心理失衡導致工作熱情低落等一系列心理問題。

2.3 社會素質的影響

1、思想道德素質

檔案工作要求細致嚴謹，步驟多、環節多、程序多、耗時多，造成完成任務的時間彈性非常大，使檔案工作在很多時候蒙上了“靠自覺性干活”的色彩，檔案工作特有的性質和環境給從業人員的惰性提供了生存的土壤。通常情況下，電力企業各單位專職檔案人員數量不多，工作環境相對較封閉，在完成檔案收集這一環節后，與外界接觸的機會大為減少，檔案形成的一系列工作不會立竿見影直接顯現出其勞動過程艱辛程度和勞動成果的大小，有些勞動成果甚至永遠沒有展現的機會。例如有些案卷從收集整理立卷上架到銷毀，一直不曾被查閱利用過。一些部門立卷情況欠佳，收集歸檔的各門類各載體檔案材料完整程度千差萬別，兼職人員的責任心和配合程度也不盡相同，歸檔案卷質量總把關的任務自然落在專職檔案人員的身上，檔案人員的職業道德素質和責任心被顯現出來，可以說檔案人員的責任心直接影響到歸檔案卷的齊全完整及質量的好壞。

2、業務素質

檔案工作是一項涉及多專業學科綜合性的工作，且實踐性很強，它點多面廣，電力檔案人員必須具有廣博的知識、靈通的信息及嫻熟的技術。檔案人員的業務素質是履行職責的知識水平和技術實踐能力，檔案人員不僅需要掌握檔案學理論知識，還要熟悉與掌握同檔案工作相關的理論、文化知識，比如信息學、圖書情報學、博物館學、領導學、管理學、計算機管理及現代化設備的操作技術等等。同時，電力企業專職檔案員既要具備一般檔案工作人員的業務知識，還必須具備電力企業生產、經營管理、工程建設等相關知識。在檔案收集（征集）、整理、鑒定、檢索、編研、銷毀等業務環節中，檔案人員的職業判斷能力往往決定檔案的價值取向與存毀命運。檔案人員的業務素質有可能一時半會載反映不出來，但若干年以后，如再發現問題，是沒有辦法可以補救的。

3 提高檔案人員綜合素質的途徑

3.1 以人為本，實現工作與人雙贏

一方面要高度重視電力企業檔案管理工作，合理安排個性與檔案工作職業要求相吻合或較接近的人員，以期取得最佳工作效果，盡力推動和促進檔案人員的各項待遇，以吸引和留住更多的優秀檔案人才安心從事檔案工作。另一方面，要合理調配人員，對檔案人員進行必要的換崗輪流，既不要濫竽充數，使檔案部門變相成為老弱病殘的療養所，也應避免把不安心的檔案人員強留在檔案工作崗位上，應及時進行人員流動，使人力資源配置得以最佳整合，選擇一個事業心強，責任意識強，既耐心細致又勤奮踏實的人從事檔案工作。如何挑選最佳的檔案工作人選，這是問題的關鍵，也是高標準高質量完成檔案工作的根本前提和保證。

3.2 倡導敬業奉獻，調整檔案從業人員心理狀態

檔案從業人員需要具備較高的思想道德品質和一定的政治覺悟，有較強的自制力和自控力，要不斷進行自我加壓。同時需要具備包容平凡、平淡、平和的寬廣胸懷、有甘作默默無聞幕后英雄的心理準備、需要在各種社會誘惑面前經得起考驗，耐得住寂寞，在漫長的歷史長河中始終調節好心態，安心從容快樂地對待本職工作。需要檔案從業人員有深重的歷史責任感、淡泊名利的思想境界及強烈的敬業奉獻精神，并需要處理好淡泊敬業與急功近利兩者間的矛盾，努力使之在自身得以有機辨證的統一和平衡，這需要從業人員健康的心理狀態作后盾。檔案人員應多接觸外面精彩多變的世界，激活自己的心境，防止因工作環境相對封閉造成的負面影響。

3.3 加強培訓，提高檔案人員綜合素質

提高檔案管理水平，決定性的因素就是提高檔案人員全面素質。首先要對檔案人員進行職業道德教育，增強愛崗敬業意識，提高思想水平，增強歷史使命感和工作責任感。其次，對專職檔案人員進行專業培訓，由于電力企業檔案工作者中檔案專業畢業的人員甚少，因此參加各種檔案會議，進行檔案界同行間的學習交流、論文研討、課題探索，可以利于檔案工作人員交流思想、開拓眼界，共同提高。對于兼職檔案人員，則主要進行檔案基礎知識的學習培訓，如檔案的收集、整理等，使他們掌握檔案的基本知識和明確其負責上交的歸檔文件材料的范圍，以充分利用檔案網絡成員力量，使電力企業檔案收集整理全面、完整、準確、系統。再次，加強檔案人員新學科知識和技能的培訓，包括電子文檔管理、計算機及相關設備的實際操作技能、信息工程等方面的學習培訓。

3.4 與時俱進，樹立終生學習理念

知識就是力量，通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑。檔案人員的素質教育首先要注重自學，要針對自身素質的實際差距，按照檔案人員素質要求，通過學習彌補不足。在信息化的現代社會，知識的老化速度呈幾何級數上升，檔案部門工作人員要緊跟時代潮流，及時調整自己的知識結構，樹立終生學習的新理念。計算機、多媒體、網絡等高新技術日新月異高速發展，為各種載體檔案的全文和各類目錄的錄入、制作、存儲、檢索、利用提供了廣闊的舞臺，也為檔案人員提供了充分施展自己聰明才智的平臺，檔案人員掌握現代化技術水平的高低已直接影響工作的速度和質量。如今各學科的融合日益加強，檔案學亟需不斷借鑒吸收其它新學科的成果，諸如計算機學、管理學、公共關系學、人際學、心理學等其它學科的知識，以壯大自己的內涵發展。由于歷史原因，檔案工作的傳統習慣勢力和固有的思維定勢非常強大，因此電力企業檔案工作者應積極轉變思想觀念，要有大膽打破自己以往思維定勢和習慣做法的勇氣和決心，圍繞中心工作大局，主動搞好服務以適應新形勢下電力企業事業發展的需要。

3.5 制訂檔案工作考核標準

由于檔案工作完成的時限彈性大、效益的隱蔽性和時間的滯后性等因素，在電力企業工作中處于相對不重要的位置，給評定考核標準增加了許多難度。檔案工作考核評估標準如規范管理水平等級創建等作為考評體系并不適合作為企業檔案管理的唯一標準，當務之急是遵循人與檔案工作和諧統一的原則，制訂既具人性化又切實可行的檔案工作量化、細化考核辦法，并適時制訂檔案從業人員的職業道德評判標準，使檔案人員的職業素質評定有理可循、有據可依。摒棄為等級評定、考核評估而達標、為檢查而應付的走過場似的形式化、表面化考核方式，避免出現考核評估一結束，便一切回復原狀，進而挫傷檔案人員工作積極性的現象。積極提倡和推行人性化的管理方法，既體現以人為本的管理思想，又有合理性、具體可操作性，可把對檔案工作的重視程度、材料齊全完整性、“三納入”、“四同步”執行情況、案卷質量、部門立卷、按時歸檔上交等檔案工作難點作為主要考核內容，力爭找到一條符合企業實際的切實可行的考核標準與管理辦法。