新形勢(shì)下對(duì)化工企業(yè)檔案管理存在問題的研究

徐文莉

摘 要：隨著檔案管理創(chuàng)新的不斷深入，化工企業(yè)檔案管理工作也面臨著巨大的挑戰(zhàn)，但在目前的工作中對(duì)檔案管理中還存在著很多的問題，不利于檔案的服務(wù)功能的發(fā)揮。文章主要分析了在新的形勢(shì)下化工檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題，提出了相應(yīng)的對(duì)策，以提高檔案管理工作的質(zhì)量，為我國(guó)化工企業(yè)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：化工企業(yè)；檔案管理；現(xiàn)代化；創(chuàng)新策略

檔案管理工作就是用科學(xué)的方法對(duì)檔案進(jìn)行管理，而使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理則是科學(xué)管理檔案的一種重要的體現(xiàn)。伴隨著國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和社會(huì)的逐漸進(jìn)步，各種資源都在不斷的進(jìn)行交換和流動(dòng)，于是檔案的數(shù)量也在直線的上升，對(duì)于檔案的使用也更頻繁，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足社會(huì)需求。現(xiàn)在是信息化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域中的使用也是更加的普遍。檔案信息管理的信息化和現(xiàn)代化已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展中的必然趨勢(shì)。

1 現(xiàn)代化化工企業(yè)檔案管理存在的誤區(qū)

檔案管理創(chuàng)新是指用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為企業(yè)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供服務(wù)，其基本內(nèi)容包括檔案的收集、保管、利用和信息化背景下的信息加工和信息輸出。管理創(chuàng)新能激發(fā)創(chuàng)造力，可不斷地開發(fā)出新的工作方式和解決問題的辦法。檔案管理信息化的創(chuàng)新，即不斷根據(jù)市場(chǎng)和社會(huì)的變化和發(fā)展，在知識(shí)創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，滿足檔案服務(wù)需求，達(dá)到檔案工作服務(wù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的目標(biāo)。同時(shí)，隨著現(xiàn)代科技的廣泛應(yīng)用既為檔案管理工作帶來了方便，也存在一些問題。

（一）檔案管理的保密性和安全性不強(qiáng)

檔案管理的保密性和安全性不強(qiáng)的主要原因有人為因素和技術(shù)因素。檔案部門的工作人員的安全保密意識(shí)淡薄，對(duì)發(fā)布的信息缺少嚴(yán)格的審查和管理；電腦病毒橫行，加之黑客的惡意攻擊，導(dǎo)致檔案信息的安全受到威脅。

（二）化工企業(yè)電子檔案的數(shù)量較多

電子檔案是未來檔案發(fā)展的一種新型檔案載體，化工企業(yè)必須對(duì)電子檔案的概念、數(shù)據(jù)處理和網(wǎng)絡(luò)安全等方面認(rèn)真研究、綜合利用，從而擴(kuò)大審視視角，逐步形成一套科學(xué)的電子檔案管理方法，確保檔案管理信息化建設(shè)的健康、有序發(fā)展。

（三）競(jìng)爭(zhēng)、協(xié)作理念不完善

當(dāng)今社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域既存在競(jìng)爭(zhēng)，也存在協(xié)作，檔案管理工作也不例外。只有引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制和團(tuán)隊(duì)精神，加強(qiáng)部門間的交流和協(xié)作，普及檔案信息自動(dòng)化處理和管理技術(shù)，檔案信息資源才能實(shí)現(xiàn)有效開發(fā)和利用，才能更好地服務(wù)于企業(yè)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

2 新形勢(shì)下化工企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新研究

（一）化工企業(yè)檔案管理的規(guī)范化

化工企業(yè)的相關(guān)部門應(yīng)該出臺(tái)相應(yīng)的檔案收集、歸檔制度，使檔案的收集、歸檔工作做到按章辦事，按規(guī)操作，保證檔案的完整。具體做好以下幾個(gè)方面的工作：1.嚴(yán)格執(zhí)行檔案、文件、材料的收發(fā)登記制度；2.加強(qiáng)對(duì)零散文件、材料的收集；3.平時(shí)文件、材料的收集工作要落實(shí)到人，檔案的收集只靠少數(shù)專職人員完成是不行的，必須建立專兼人員相結(jié)合的檔案管理隊(duì)伍。檔案材料的收集范圍歸納起來主要包括以下幾個(gè)方面內(nèi)容：一是單位計(jì)劃?rùn)n案管理方面，應(yīng)歸檔的材料包括單位月計(jì)劃、季度計(jì)劃和年計(jì)劃，以及化工企業(yè)的執(zhí)行計(jì)劃、預(yù)備計(jì)劃等；二是化工企業(yè)在實(shí)施計(jì)劃的過程中對(duì)檔案管理方面，應(yīng)包括相應(yīng)的工程審批表、督導(dǎo)人員審核記錄表、工作情況登記表、評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)及相應(yīng)的分析報(bào)告；三是部門工作人員檔案管理方面，包括員工登記卡、在職員工變動(dòng)登記卡、獎(jiǎng)懲情況記錄等內(nèi)容；四是各單位工作量管理及業(yè)務(wù)考核方面，包括部門情況登記表、工程質(zhì)量情況信息反饋表、業(yè)務(wù)進(jìn)修情況登記表等內(nèi)容。

（二）檔案形成過程的客觀化

科學(xué)技術(shù)不斷提升的大背景下，新技術(shù)在管理工作中被應(yīng)用的越加廣泛。其實(shí)，檔案管理工作也是非常需要這種新技術(shù)的。因?yàn)椋瑱n案管理人員的工作量是非常大的，工作人員不單單要整理這些檔案信息，還要將這些檔案信息分門別類的存儲(chǔ)好。在這種狀況下，工作人員一旦擁有現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備，做這些工作時(shí)就會(huì)變得輕松的多。檔案管理員要堅(jiān)持原則，嚴(yán)格按規(guī)定辦事，確保管理文件材料要真實(shí)、準(zhǔn)確，切忌因自己工作上的不周或外界干擾影響檔案的質(zhì)量，甚至造成不良后果和惡劣影響。

要對(duì)企業(yè)傳統(tǒng)的檔案加強(qiáng)更新管理，建立起及時(shí)收集和整理的方法與管理體系，這樣就可以對(duì)傳統(tǒng)類型的信息與資料進(jìn)行深入加工，滿足單位的職能和服務(wù)等功能需要。要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，將各種音頻、視頻、圖像資料機(jī)制加入企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫，以達(dá)到對(duì)單位檔案庫的及時(shí)更新和整理。

（三）提高對(duì)檔案保管的重視程度

對(duì)于化工企業(yè)檔案管理工作的開展而言，檔案管理保密無疑是極為關(guān)鍵的組成部分。從這一角度上來說，檔案管理庫房在選址與建造的過程中應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合我國(guó)現(xiàn)行相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范執(zhí)行，確保檔案管理所涉及到的庫房與辦公室以及與閱覽室在空間區(qū)域劃分中的獨(dú)立性。更為關(guān)鍵的一點(diǎn)在于：?jiǎn)挝贿€應(yīng)當(dāng)針對(duì)保密檔案管理工作人員進(jìn)行系統(tǒng)且專業(yè)的技能培訓(xùn)，確保他們能夠針對(duì)保密檔案管理進(jìn)行有效區(qū)域與嚴(yán)格管理。

要讓相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理者看到單位檔案管理的價(jià)值，要使他們深入認(rèn)知到檔案管理的積極價(jià)值，使他們將企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的取得有機(jī)地與檔案管理工作相聯(lián)系，在意識(shí)上重視，在條件和環(huán)境上支持，為企業(yè)檔案管理打下一個(gè)寬松的氛圍和良好的支持環(huán)境。

（四）加強(qiáng)檔案的利用化

有效開發(fā)利用檔案，是檔案工作的落腳點(diǎn)，也是檔案人員和檔案部門的職責(zé)。將檔案作為資源，圍繞化工企業(yè)各項(xiàng)工作，及時(shí)地有效地開發(fā)利用，并為之服務(wù)，將會(huì)使檔案大放異彩，會(huì)使化工企業(yè)的工作充滿朝氣。以部門檔案為例，檔案管理人員定期對(duì)部門各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，并將統(tǒng)計(jì)結(jié)果上報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門，化工企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)這些數(shù)據(jù)分析出該部門的工作情況，從而能夠?qū)υ摬块T的管理工作進(jìn)行評(píng)估，可以此調(diào)動(dòng)各個(gè)部門的積極性。根據(jù)這些數(shù)據(jù)，結(jié)合產(chǎn)生這些數(shù)據(jù)的其他檔案材料和背景資料，還可分析出部門工作和員工管理工作中存在的問題，為制定相關(guān)的管理措施，改進(jìn)方法，提高工作質(zhì)量，為加強(qiáng)工作人員的思想政治工作提供信息支持。

在化工企業(yè)檔案管理工作中如果能夠提高檔案管理人員的專業(yè)化素質(zhì)問題，將化工企業(yè)檔案管理做到規(guī)范化，保證檔案形成的客觀化，最后加強(qiáng)化工檔案的利用化，那么化工行業(yè)的檔案管理工作一定會(huì)進(jìn)入高效的現(xiàn)代化。

（五）激發(fā)檔案管理人員工作的積極性

要想激發(fā)檔案管理人員工作的積極性，首先領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，時(shí)常對(duì)檔案管理工作人員給予一定的關(guān)懷，使得管理人員在心理感受到自身工作崗位的重要性，其次要設(shè)立一定的工作獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，工作成效顯著的員工進(jìn)行一定的物質(zhì)或者精神獎(jiǎng)勵(lì)，不斷激發(fā)他們的學(xué)習(xí)熱情。相反，對(duì)與工作態(tài)度散漫，工作成效較差的管理人員進(jìn)行一定的懲罰，是其充分認(rèn)識(shí)到自身的錯(cuò)誤，一邊在日后的工作中加以改正。通過這樣的一種方式，定會(huì)對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生積極地促進(jìn)作用。

3 總結(jié)

在新的形勢(shì)下，化工企業(yè)的檔案管理必須加快現(xiàn)代化進(jìn)程，要從管理觀念入手，采取一系列措施積極探索科學(xué)的管理模式，改正傳統(tǒng)管理中存在的問題，確保檔案作用的有效發(fā)揮，從而促進(jìn)我國(guó)化工行業(yè)的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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