圖書館業務檔案管理之我見

劉虹

摘 要：對于圖書館來說，檔案工作是重要組成部分。本文闡述了圖書館業務檔案工作的管理的意義，分析了圖書館業務檔案工作的管理的現狀，提出優化圖書館業務檔案工作的管理的措施。

關鍵詞：業務檔案管理;意義;問題;對策

一、業務檔案管理的概述

業務檔案管理是指圖書館及其工作人員在各項活動中直接形成的聲像、圖表、文字等不同載體的歷史記錄，具有查考利用價值。圖書館的許多工作是在檔案管理的支持下開展的，做好檔案管理，有利于圖書館工作的交流，有利于提高圖書館工作的質量，有利于促進圖書館更好開展各項服務工作。

二、業務檔案管理的意義

圖書館業務檔案管理工作，既是圖書館各項工作開展的基礎，又是圖書館各項工作開展的保證。利用服務是搞好業務檔案管理的根本目的。一方面，編輯多種編研檔案，在服務工作中實現檔案的真正價值。同時，還應要完善檢索體系，編制案卷文件目錄、專題目錄、案卷目錄等。

1.是圖書館人力資源建設的可靠依據。在新時代的高速發展中，圖書館人力資源建設是重中之重。人才缺乏無法開展工作，沒有目的培養人才，是人才資源的一種浪費，因此有可依照的檔案資料作參考是人才培養的一種有效途徑。建立完善的人事檔案管理體系，在改革不斷深化的今天，對圖書館人才建設具有重要的意義。

2. 是業務工作規范化的體現?，F代化的圖書館要求業務工作規范化、標準化，這樣既有利于本館自身的科學管理，又有利于圖書館界的協調與協作。圖書館業務統計是用數據來反映圖書館工作的實際情況，以便對圖書館有一直觀認識并實行計量化管理。而業務統計是業務檔案建設的重要組成部分，所以說業務檔案建設工作是業務工作規范化、標準化的體現。要想反映一個圖書館的業務工作情況，必須通過查看業務檔案來實現。當然，建立業務檔案本身這一行為也標志著業務工作實行了規范化管理。既然業務檔案建設是業務工作規范化、標準化的體現，那么，我們只要長期不懈地抓業務檔案的建設工作，就能促進業務工作向更高的水平邁進。

3.保存圖書館重要資料的手段。圖書館日常工作中的重要資料需要保存，它們作為一種憑證，記載了圖書館的歷史發展狀況。對圖書館進行管理、建設、研究、宣傳，都離不開這些真實、具體的資料，而“今世賴之以知古，后世賴之以知今者也”的檔案正是人們改造世界的特定實踐活動過程的歷史記錄只有加強了業務檔案的建設，才能更有條理、更系統地保存圖書館的重要資料，使其更好地實現憑證參考價值。

4.是深化圖書館服務工作的有力保證。圖書館的業務檔案是在為讀者服務的各項實踐活動中直接形成的文件資料轉化而來，是歷史的原始記錄。圖書館開展各項服務過程中的方法、思路和措施，都如實地記載在業務檔案中，它是各項活動的歷史寫照。認真做好圖書館的業務檔案管理，真實地收集和整理、完整、記錄服務工作發展的所有文件資料。

5.是對新館員和讀者宣傳教育的生動教材。圖書館利用各種讀者數據、館藏數據、管理數據，能全面展示圖書館的各項管理、館情概貌、現代化服務等，使讀者借用圖書館的需求欲望和熱情被有效地激發出來，是有效地向讀者推薦圖書館的重要資料。利用檔案將圖書館的過去、現在和將來介紹給新館員，促使他們熟悉和熱愛圖書館工作。

三、圖書館業務檔案管理工作中存在的問題

1. 檔案管理的設備和技術手段落后。圖書館檔案管理工作的設備條件、技術手段和基礎設施，都較落后，檔案從收集到利用整個過程都缺乏基本保障。阻礙了圖書館業務檔案管理現代化進程，制約了圖書館業務檔案管理工作的水平。

2.館藏檔案結構不合理、檔案信息開發利用觀念薄弱。從檔案載體來看，目前，許多圖書館電子檔案的種類和數量較少，紙質檔案所占比重較大。從檔案種類結構來看，圖書館的館藏文書檔案比重較大與以業務檔案為主的特色檔案，有待豐富。從目前的檔案管理發展趨勢來看，這樣的館藏檔案內容和結構，完全無法適應圖書館的業務發展和信息化社會的需要。當前，圖書館普遍存在著輕開發、重管理的問題，嚴重制約著檔案管理，導致了圖書館業務檔案資源的浪費。

3. 檔案管理人員的業務素質有待提高。圖書館做兼職檔案管理員的現象很普遍，缺乏專業技能的培訓和專業知識的學習，所承擔的工作與檔案管理現代化發展的需要是不相適應的。

4.檔案管理工作經費投入不足，現代化管理設備嚴重缺失，現代化管理手段落后;據不完全統計，只有極少數科研、高校圖書館檔案工作實現了檔案的數字化管理，絕大多數仍處于人工操作檔案管理工作。

四、優化業務檔案管理，促進圖書館創新發展的對策

1.增強檔案管理意識。圖書館業務檔案對圖書館工作有很大的參考作用，增強各級人員對業務檔案管理工作的重視程度，逐步規范化圖書館業務檔案管理工作。

2.提高檔案管理人員的素質。首先，選擇優秀的檔案管理人員。其次，在業務檔案管理工作不斷發展變化的新形勢下，要不定期對檔案管理人員進行必要的專業培訓，讓他們學習新技術、新知識、，促使檔案管理人員改變新觀念，積極學習掌握網絡和計算機應用技術，以適應時代的發展趨勢。

3.優化檔案結構。一方面，加大收集與整理以文字形式直接記錄圖書館重大事件和重要活動的文字材料，對于圖書館的發展來說，具有十分重要的歷史紀念意義。另外，還應重視非文字資料，如音像、實物、電子檔案的收集與整理，更生動、更真實，更具體，是有參考價值的佐證資料。根據當前媒介多樣化的特點，應該將獎杯、音像、照片、電子文件、光盤、獎狀等形式的歸檔作為業務檔案工作的重點。此外，進行檔案歸檔可以使得檔案節約管理費用，節省存放空間，存放科學合理，也便于檔案的開發和利用、查找。

4. 充分開發利用檔案信息。在開發利用方面，檔案管理人員應在館領導決策下，按照工作需要及時準確提供相應的檔案資料，做好圖書館服務。同時宣傳推廣工作亦非常重要，提高檔案的信息利用率。

5.大力推進管理手段的現代化。對于現代化圖書館業務檔案管理工作來說，采用現代化的管理設備和管理手段是順應時代發展的要求?，F代化圖書館業務檔案管理，就是以電子計算機為中心的現代化管理方法，充分利用文獻數據庫、多媒體技術、電子計算機等先進設備和手段對檔案進行統計分析、存儲、檢索、收集整理等實現檔案的數字化管理。要想實現這一目標，應該建立起開放檔案用戶圖書館檔案指南資料庫、目錄數據庫、原文影像資源庫以及專題文件匯編資料庫、史料匯編等四大數據庫，這是管理手段現代化的基礎。與此同時，要加大對圖書館業務檔案管理設備的資金投入。

總之 ，在圖書館管理工作中，業務檔案是其工作的基石，它不是一朝一夕的工作，而是漫長的過程，是圖書館基礎建設的一部分。只有優化圖書館業余檔案管理的現代化手段，不斷提高檔案利用率，才可促進圖書館整體服務水平更上一層樓。

參考文獻：

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