科技檔案管理如何提高實效性

尹卓

摘要：從現(xiàn)如今的檔案管理工作上看，科技檔案是一種相對比較重要的檔案形式。因此，管理質(zhì)量是影響檔案管理工作能夠高效進行的重要因素。不僅如此，對于我國的科技發(fā)展也產(chǎn)生了較為強烈的影響。由于科技檔案管理工作的重要性比較突出，所以相關(guān)的工作人員需要對科技檔案的管理工作加強重視，并且還需要根據(jù)工作的需要，對檔案的管理工作進行高效創(chuàng)新。本文中，筆者主要對提升科技檔案管理工作的時效性的方式進行深入介紹和闡述，希望能夠給相關(guān)的檔案管理工作人員提供借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：科技檔案；檔案管理；時效性

隨著檔案管理工作形式的不斷發(fā)展，科技檔案逐漸成為檔案管理工作的重要構(gòu)成，在長期的工作中，工作人員需要對提升檔案管理工作時效性的方式進行深入研究，才能夠從根本上提升工作的積極性，進而提升檔案管理工作的高效性。目前，我國的科技檔案管理工作包含的內(nèi)容相對較廣，其中國家公共設(shè)施的建設(shè)工作也歸屬到科技檔案中。因此，需要科技檔案管理工作人員對各個方面的知識進行深入了解，在提升檔案管理效果的基礎(chǔ)上，不斷提升檔案管理工作的時效性。

一、科技檔案管理應(yīng)建立專業(yè)規(guī)范的分類標(biāo)準(zhǔn)

對于社會發(fā)展的各項工程來說，只有和科技檔案的管理工作相結(jié)合，才能夠提升工作的時效性，從目前我國的科技檔案管理工作的狀態(tài)上看，沒有一個相對比較專業(yè)規(guī)范的建檔標(biāo)準(zhǔn)。這就使得很多檔案信息以及工程項目的系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性達不到標(biāo)準(zhǔn)。因此，為了提升以后工作的高效性和規(guī)范性，需要對這一問題進行改進和完善，建立健全相對比較專業(yè)的分類范圍。另外，在檔案組進行檔案查詢的過程中，需要安置相應(yīng)的檢索入口，便于用戶對檔案信息進行了解和查詢。如果分類方式不是十分明顯，必然會造成檔案信息嚴(yán)重缺乏邏輯性和系統(tǒng)性。不僅如此，如果是工程檔案，還需要建立相對比較客觀和科學(xué)的檔案管理依據(jù)，實現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和專業(yè)化。

另外，在進行科技檔案的管理工作中，應(yīng)該根據(jù)檔案的基本要求以及使用方式來建立建檔標(biāo)準(zhǔn)，這是符合社會發(fā)展的一項重要的檔案管理方式，也是促進檔案管理工作長足發(fā)展的重要因素。

二、應(yīng)該對事物檔案進行數(shù)字化的加工

從現(xiàn)如今的檔案管理工作上看，數(shù)字化程度明顯提升，檔案管理工作的工作方式也發(fā)生了翻天覆地的變化。尤其是科技檔案的管理工作更是一種典型性較強的管理方式。將實物信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的管理形式，主要是為了有效的提升檔案管理的高效性。實物信息是傳統(tǒng)檔案管理工作不可缺少的一種檔案形式，但是隨著社會的進步，科技和經(jīng)濟的不斷發(fā)展，計算機越來越成為人們辦公和生活不可缺少的設(shè)備之一。因此，在科技檔案管理工作中，也充分應(yīng)用了這一技術(shù)和設(shè)備，將海量的信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字的形式，并且將其存入到計算機的存儲設(shè)備中，這種檔案信息管理工作只需要借助一定的計算機設(shè)備就可以完成。而且在進行信息選擇和利用的過程中，還可以根據(jù)需要快速地找到所需的信息。但是，實現(xiàn)轉(zhuǎn)化的過程需要經(jīng)過以下幾個環(huán)節(jié)：

1、對科技檔案中的工程檔案進行準(zhǔn)確地歸類

在對工程檔案信息進行轉(zhuǎn)化的過程中，需要對其進行深入加工，然后在對具體的工程檔案進行歸類處理。具體來說就是分清檔案的類別，根據(jù)檔案種類的需要來對其進行明確，以實現(xiàn)檔案管理和利用的數(shù)字化為基礎(chǔ)。在提升檔案管理便捷性和高效性的基礎(chǔ)上，提升檔案管理工作的明確性和規(guī)范性。

2、根據(jù)管理需要對工程檔案進行數(shù)字化加工

在工程檔案的數(shù)字化加工中，需要將工程檔案中的信息專制成電子版信息，除了對圖片和文字進行掃描之外，還要將工程檔案文字版信息進行轉(zhuǎn)制。

3、建立工程檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案數(shù)字化加工效果

基于提高科技檔案管理效果的需要，在工程檔案管理過程中，應(yīng)建立工程檔案數(shù)據(jù)庫，并對已經(jīng)數(shù)字化之后的檔案信息數(shù)據(jù)進行存儲。

三、科技檔案管理的目的

就是為了讓人們利用檔案，為生產(chǎn)建設(shè)和科學(xué)研究服務(wù)。科技檔案的價值是它本身固有的自然屬性，它產(chǎn)品是企業(yè)經(jīng)濟效益的載體。企業(yè)要獲取比較好的經(jīng)濟效益，就一定要生產(chǎn)適銷對路的產(chǎn)品，必須努力推進技術(shù)進步，加速產(chǎn)品更新?lián)Q代和技術(shù)開發(fā)工作，使產(chǎn)品款式新，性能好，價廉物美，能以新取勝，提高競爭能力，從而占領(lǐng)國內(nèi)外市場。開發(fā)新產(chǎn)品必須有豐富的技術(shù)貯備，這和企業(yè)檔案有著密切的聯(lián)系。必須充分依靠檔案為其提供的各種技術(shù)資料和技術(shù)信息，開發(fā)出優(yōu)、新、高的拳頭產(chǎn)品，打開銷路，占領(lǐng)市場，在激烈競爭中，立于不敗之地。

四、科技檔案管理應(yīng)實現(xiàn)歸檔登記電子化

在科技檔案管理過程中，由于工程檔案內(nèi)容較多，在歸檔過程中存在一定的困難，為了提高檔案歸檔效率，滿足科技檔案管理需要，并有效提高檔案的利用率，建議科技檔案中的工程檔案實現(xiàn)電子化登記，具體應(yīng)做好以下工作：

1、在圖檔系統(tǒng)中添加一個登記的功能或是直接將登記的電子表格傳給檔案管理人員，實現(xiàn)登記電子化。這樣以來，不但解決了歸檔登記電子化問題，同時也滿足了工程檔案的管理需要，為提高工程檔案管理效果提供了有力的支持。

2、歸檔完畢后在系統(tǒng)或表格中填上資料分類及存放位置。這樣一來既節(jié)約了紙張和檔案管理人員的時間，也方便了日后的檢索。所以，對歸檔登記實現(xiàn)電子化，是滿足工程檔案管理的重要措施，對提高工程檔案管理質(zhì)量，促進科技檔案管理發(fā)展具有重要意義。

五、科技檔案中建筑工程資料管理的設(shè)想思路

1、在簽定工程施工承包合同時，要明確技術(shù)資料及竣工圖管理條款，注明交驗時間、交驗標(biāo)準(zhǔn)、份數(shù)及經(jīng)費，要求承包方在施工中嚴(yán)格履行合同義務(wù)。

2、項目經(jīng)理部組織機構(gòu)中要設(shè)專人負(fù)責(zé)技術(shù)資料管理，責(zé)任到人。資料責(zé)任人在施工中要按資料組成部分分別立卷，并對每卷文件材料建立卷內(nèi)目錄，以卷內(nèi)目錄作為資料收集的“向?qū)А保┕み^程中，將隨時收集到的資料對應(yīng)地存入卷內(nèi)。

3、施工中，要嚴(yán)格各種原材料報檢、各工序報驗制度，并及時辦理相關(guān)方簽證。

（1）建筑工程中所用各種原材料、成品、半成品必須做到證物相符、經(jīng)檢驗合格后方可使用。將進場材料、設(shè)備分類別、按順序填寫“建材進場驗收明細表”，作好原材料文件資料分目錄。對進入現(xiàn)場材料、設(shè)備首先會同現(xiàn)場監(jiān)理人員進行驗證，檢查材料數(shù)量、質(zhì)量并核對材料備案證、合格證與實物相一致，檢查無誤后監(jiān)理、施工單位相關(guān)人員應(yīng)在“明細表”上簽字，對于需要復(fù)試的材料，必須在監(jiān)理或業(yè)主方的見證下取樣，送試驗室進行復(fù)試，合格后，報監(jiān)理驗收，并在“明細表”上簽署驗收意見。整個過程所形成的記錄、材進場驗收明細表、材料備案證、合格證等都要作為工程技術(shù)資料保存?zhèn)洳椤＿@樣，使相關(guān)方責(zé)任清楚、手續(xù)完備，就可以有效的控制原材料的合理使用。

（2）嚴(yán)格各工序、各檢驗批的檢查、驗收制度。隱蔽工程的施工必須先自檢合格并書面報監(jiān)理，經(jīng)監(jiān)理方驗收后合格后方可隱蔽。整個過程形成的記錄：檢驗批檢查驗收記錄、各檢驗批報驗單、隱蔽工程檢驗記錄等都作為技術(shù)資料存入工程檔案。

六、結(jié)論

通過本文的分析可知，在科技檔案管理中，要想提高檔案管理的實效性，就要從建立專業(yè)規(guī)范的分類建檔標(biāo)準(zhǔn)、對實物檔案進行數(shù)字化加工以及實現(xiàn)歸檔登記電子化等方面入手，保證科技檔案管理能夠取得積極效果，滿足科技檔案管理的實際需要。

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