淺談地鐵工程施工檔案管理

孫靜

天津國際工程建設監(jiān)理公司 天津市 300191

摘要：隨著城市化進程的不斷深入，城市交通壓力也在不斷加大，在尋求緩解交通壓力，改善交通環(huán)境的途徑當中，地鐵無疑是一種有效的方式。在地鐵建設過程當中，地鐵工程資料是記錄地鐵施工過程中的一項重要內(nèi)容，又是地鐵施工單位在施工過程中與實物質(zhì)量同步的真實寫照。因此，搞好地鐵工程施工檔案管理的重要性不言而喻。

關鍵詞：地鐵建設；施工檔案；檔案管理

隨著我國經(jīng)濟建設的持續(xù)發(fā)展，城市建設突飛猛進，開通地鐵便成為引導城市發(fā)展、優(yōu)化城市布局、解決現(xiàn)代化大都市交通問題的有效手段。地鐵工程檔案是指由地鐵建設管理單位在地鐵工程建設過程中形成并收集匯編的，關于立項、審批、征地、拆遷、地質(zhì)勘察、測繪、設計、招投標、工程驗收等文件或資料的統(tǒng)稱。地鐵工程檔案管理工作作為地鐵工程建設中的一部分，是一項系統(tǒng)化的長期工作，在地鐵工程管理中占有重要的地位，在這種形勢下，如何加強對地鐵工程建設項目檔案的管理，應做進一步的思考與研究。

一、當前地鐵施工檔案管理存在的弊病

（一）檔案意識淡薄，輕視檔案管理

目前，經(jīng)濟的快速發(fā)展，對于經(jīng)濟的重視要更加的偏重，許多的地鐵建設單位對于地鐵施工檔案管理工作的重視遠不及工程建設的重視程度，以致推進力度不強，卻并未意識到工程檔案管理是項目建設以及管理的重要依據(jù)，降低了檔案信息建設對于推動地鐵工程全局工作所發(fā)揮的功能和做出的貢獻。尤其是在施工階段，由于施工任務的繁重，參建單位重視施工生產(chǎn)而輕視檔案管理的現(xiàn)象十分普遍，例如，工程技術資料的收集整理，原本應該是始于工程開工建設，結束于工程竣工，然而卻未能及時列入到工作日程當中，與工程施工不能同步，等到工程竣工驗收時，再投入人力以及物力進行檔案資料的突擊補充，以應付竣工驗收工作。這種“秋后算賬”的工作方式致使工程施工檔案的系統(tǒng)性較差，準確性、真實性和完整性得不到有效保障，這些檔案不能真實的反映實際現(xiàn)狀，更不能發(fā)揮本應發(fā)揮的功能和作用，最終影響該工程檔案的利用。

（二）檔案管理制度不健全，管理水平普遍較差

某些地鐵建設單位的檔案管理制度不夠健全，并沒有形成有效的管理網(wǎng)絡，建設單位和總承包單位以及各分包單位之間的檔案管理職責就不夠清晰，加之缺乏有效的溝通和配合，致使檔案資料管理和運行的渠道不通暢，檔案資料不夠齊全，直接影響到工程檔案資料的收集。許多參建單位在檔案管理體制上的完善，檔案管理制度形同虛設，沒有形成有效的監(jiān)督管理機制，在制度的執(zhí)行上存在執(zhí)行力不強的現(xiàn)象。

（三）檔案工作人員業(yè)務水平不高，缺乏現(xiàn)代化檔案管理技能

檔案管理工作人員通常都是新參加工作的人員，并沒有接受過系統(tǒng)專業(yè)的知識培訓，缺乏工程檔案知識，加上對于工程情況不夠了解，多數(shù)檔案工作人員整日的工作就是忙于處理日常事務以及文件的收發(fā)，無暇顧及技術檔案管理工作的研究，對工程檔案比較陌生。少數(shù)檔案工作人員雖具有一定的檔案管理知識，但是現(xiàn)代化檔案管理技能和經(jīng)驗不足，一些專業(yè)的應用軟件并未系統(tǒng)的培訓、學習和掌握；也有部分檔案工作人員雖然具備計算機使用技能，但缺乏電子檔案歸檔管理、室藏檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡咨詢服務等方面的專業(yè)知識和操作技能，嚴重影響了地鐵工程檔案的歸檔質(zhì)量和利用效率。

（四）檔案質(zhì)量欠佳，檔案資料移交不及時

當前，多數(shù)地鐵建設的工程檔案普遍存在原始資料歸檔不及時、不完整、歸檔不齊、部分內(nèi)容缺失、隱蔽工程的驗收記錄不夠準確、部分歸檔資料法律手續(xù)不完備、復印件居多等現(xiàn)象，更有甚者錯把施工圖當作竣工圖，竣工圖編制更改不真實、不完整、不規(guī)范，紙質(zhì)文件未根據(jù)GB/T1182-2000《科技技術檔案案卷構成的一般要求》整理，圖紙未按照GB/T10609/3-1989《技術制圖復制圖的折疊方法》的要求統(tǒng)一折疊等，難以達到地鐵工程竣工檔案及時向當?shù)爻墙n案館移交的要求。

二、加強地鐵工程檔案管理工作的措施

（一）提高認識，加強領導，構建科學適用的地鐵工程檔案管理機制

做好工程檔案工作需要將該工作納入到地鐵建設總體格局當中去，實行統(tǒng)一的領導，專人負責，部門分級配合、協(xié)調(diào)的原則。建設單位在地鐵建設的初期根據(jù)檔案管理的相關法律、法規(guī)以及技術要求，制定具體工程的檔案管理辦法以及實施細則，對檔案機構及其職責，材料歸檔要求、檔案的案卷質(zhì)量、利用和管理等給出具體規(guī)定；建立健全建設、設計、施工和監(jiān)理等部門的檔案網(wǎng)絡管理機制，明確具體的操作程序；制定地鐵建設檔案的考核與獎懲辦法，將檔案管理納入到項目建設的年度工作計劃當中，列入所屬部門管理目標責任制內(nèi)容之內(nèi)進行考核，真正做到檔案管理有章可循。

（二）加強領導，健全地鐵工程檔案管理制度

地鐵工程檔案管理工作是地鐵工程建設過程中的重要環(huán)節(jié)，其工作內(nèi)容涉及到各個建設單位和專業(yè)技術部門，相應地加大了檔案工作的管理難度。因此，地鐵工程檔案管理部門必須加強對檔案工作的領導力度，建立健全檔案管理網(wǎng)絡，不斷提高各建設、施工、監(jiān)理單位對檔案工作的重視程度和管理水平，保證地鐵工程檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。一方面，要建立完善的地鐵工程檔案管理制度，明確建設、勘察、設計、施工、監(jiān)理單位和地鐵公司本部及其所屬二級單位等在地鐵工程檔案工作中應承擔的職責和任務，并將檔案管理工作形成要約，列入相關合同地鐵工程檔案管理部門應加大對地鐵工程檔案工作過程的監(jiān)督和指導，對其進行提前介入、全程跟蹤、動態(tài)管理，同時要抓好地鐵參建單位檔案人員的培訓，培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人才，使其滿足地鐵工程檔案管理工作的崗位需求。另一方面，要實行“三同步、三參加”制度，保證地鐵工程檔案收集齊全、管理科學、利用有效。“三同步”即地鐵工程立項與地鐵工程檔案收集同步，地鐵工程施工過程與地鐵工程檔案形成積累同步，地鐵工程驗收與地鐵工程檔案驗收同步，以此將地鐵工程檔案管理貫穿于地鐵工程建設的全過程?！叭齾⒓印奔吹罔F工程檔案管理部門應參加地鐵工程進度和質(zhì)量分析會，參加設備和技術資料的開箱驗收會，參加單位、單項工程的交工驗收會，通過一整套標準化制度的實施，保證地鐵工程檔案管理工作的質(zhì)量。

（三）加強業(yè)務指導與培訓，提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)

地鐵工程建設檔案的科學性、服務性以及技術性都非常強，因此，檔案管理工作更是一項細致、復雜而且瑣碎的工作，這就要求檔案管理工作人員要有較高的綜合素質(zhì)。在地鐵建設的過程當中，對于檔案管理工作人員業(yè)務水平不高的問題，檔案管理部門應有針對性的進行指導和培訓，經(jīng)常性的進入施工現(xiàn)場進行跟蹤指導服務，幫助一線的檔案工作人員更快的學習和理解有關標準和規(guī)范，迅速提高其綜合技能水平。

（四）推進檔案管理現(xiàn)代化，強化地鐵工程檔案的服務效能

利用是檔案的生命價值所在，地鐵檔案的專業(yè)性和技術性都很強，涉及的管理門類也很廣泛，只有對地鐵工程檔案開發(fā)利用，才能真正彰顯其潛力和價值。科技的日新月異，檔案管理工作也應與時俱進，要充分利用計算機以及網(wǎng)絡技術，加大信息資源的存儲、加工量，提供信息檢索的速度、廣度和深度、做到資源共享。不斷提升地鐵檔案管理水平。

總之，地鐵工程檔案管理工作是地鐵建設過程中的一項重要工作，其工作內(nèi)容涉及到各個專業(yè)技術部門，必須不斷加強業(yè)主、監(jiān)理和施工單位的管理水平，才能保證形成完整、準確的工程檔案，重視并做好地鐵工程檔案管理工作，一定能為城市現(xiàn)代化建設取得更好的社會效益和經(jīng)濟效益。

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