談電子檔案管理工作的重要性

李成貴

內(nèi)容提要：本文根據(jù)國家對(duì)電子文件的管理規(guī)定，結(jié)合檔案管理實(shí)際，從五個(gè)方面闡述了電子文件的特性，探索電子文件收集整理、歸檔的要求及電子檔案管理的重要意義。

關(guān)鍵字： 電子檔案 ?管理 ?計(jì)算機(jī) ?電子文件

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的普及和快速發(fā)展，人類社會(huì)進(jìn)入一個(gè)全新的時(shí)代——信息時(shí)代，信息化是人類社會(huì)繼工業(yè)化之后的一次新的產(chǎn)業(yè)革命，將實(shí)現(xiàn)社會(huì)生產(chǎn)力的新的飛躍。電子計(jì)算機(jī)在各個(gè)領(lǐng)域 的應(yīng)用愈加普遍，成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。黨政機(jī)關(guān)部門、企事業(yè)單位等對(duì)信息資源的利用和依賴逐步加強(qiáng)，由于辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步發(fā)展和深化，特別是電子計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)相結(jié)合形成了信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)，黨政機(jī)關(guān)部門、企事業(yè)單位在工作和生產(chǎn)活動(dòng)中，過去用紙墨、照像等形成和傳遞的政府機(jī)關(guān)公文以及圖書、圖紙、圖形、圖像資料等，都可以用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行，由此而產(chǎn)生了大量的電子公文、圖書、圖形圖像資料等，這些都是屬于電子文件，具有檔案保存價(jià)值的電子文件，必須要?dú)w檔保護(hù)。電子文件如何監(jiān)管？電子檔案如何管理和開發(fā)利用？是當(dāng)前檔案人員努力探索的熱點(diǎn)問題。

電子文件歸檔后即形成電子檔案。電子文件與電子檔案是計(jì)算機(jī)為核心的信息技術(shù)的產(chǎn)物。電子檔案是用于存儲(chǔ)黨政機(jī)關(guān)、相關(guān)企事業(yè)、設(shè)計(jì)單位實(shí)施辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)行過程中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件信息。由于自動(dòng)化程度的不斷提高，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位保存的紙質(zhì)檔案材料的不斷增多，紙質(zhì)檔案數(shù)字信息的處理難度不斷加大，這就要求我們將不同表現(xiàn)形式的紙質(zhì)檔案信息，通過計(jì)算機(jī)的錄入、掃描、刻錄等多種形式轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，借用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)來進(jìn)行檔案信息的管理和檔案信息的傳輸，這就需要我們必須努力強(qiáng)化電子文件檔案管理工作。

一、由于電子文件的特殊屬性和表現(xiàn)形式，決定在電子文件檔案的歸檔和管理工作中，為檔案管理工作帶來新的課題和諸多難題

電子文件如何監(jiān)管？電子檔案如何管理和開發(fā)利用？是當(dāng)前檔案人員努力探索的熱點(diǎn)問題

（一）掌握電子文件的特性，做好電子檔案管理工作

（二）電子文件的整理

（三）電子文件的歸檔

二、電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保存形式不同，但二者互為補(bǔ)充

在保管上電子檔案與紙質(zhì)檔案在保管上的差異，電子檔案管理應(yīng)遵循檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)等管理原則。但它與紙質(zhì)等載體檔案確有很大區(qū)別，它的記錄形式是數(shù)字化序列。任何電子檔案，當(dāng)使用技術(shù)和設(shè)備將信息內(nèi)容記錄在磁性材料或光盤等載體后，就永遠(yuǎn)離不開這種技術(shù)和設(shè)備，它不能離開這種生成環(huán)境和設(shè)備而單獨(dú)存在，人們只有采用這種記錄檔案信息內(nèi)容的技術(shù)和設(shè)備，進(jìn)行逆處理還原、輸出，才能識(shí)別它的信息內(nèi)容。電子檔案的長期保存，卻是非常困難，需要有不斷更新的技術(shù)和設(shè)備作保障。

電子文件歸檔及電子檔案管理需要有技術(shù)和設(shè)備，電子檔案的生命周期是由電子檔案內(nèi)容而定，而保證電子檔案生命周期的存在，取決于載體的壽命、電子計(jì)算機(jī)軟硬件的生存周期和載體所載檔案與電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的一致性。所以說，電子檔案管理是一項(xiàng)極其復(fù)雜的技術(shù)工程，從這個(gè)意義上說，也可把電子檔案管理稱為“電子檔案技術(shù)工程”。

電子檔案與傳統(tǒng)的的紙質(zhì)檔案互為補(bǔ)充，電子檔案與傳統(tǒng)的的紙質(zhì)檔案相同之處在于：他們都是國家機(jī)關(guān)、企、事業(yè)單位以及個(gè)人從事一系列活動(dòng)直接形成的的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的歷史記錄。應(yīng)遵循收集整理鑒定利用統(tǒng)計(jì)等的檔案管理基本原則。電子檔案雖然同樣具有為用戶或利用者提供檔案信息和參考咨詢服務(wù)的作用和功能，甚至服務(wù)技術(shù)更先進(jìn)，水平效率更高，但由于電子檔案存在各種局限性，將無法將傳統(tǒng)檔案取而代之。兩者將長期共存，互為補(bǔ)充。

三、搞好電子檔案載體的存放環(huán)境和安全保密

由于電子文件檔案的不穩(wěn)定性，怎樣保證擋案信息的完整、真實(shí)、安全，作好電子文件檔案的維護(hù)和保管工作，顯得非常重要。①搞好電子檔案載體的存放環(huán)境;②做好備份工作;③做好安全保密工作首先，防止電腦網(wǎng)絡(luò)上“黑客”們的攻擊;④對(duì)一些重要的電子文件，要有相應(yīng)的紙質(zhì)文件。

四、轉(zhuǎn)變觀念，克服因循守舊思想，做好電子檔案的管理

（1）是思想觀念障礙 ;（2）是控制手段障礙;（3）是設(shè)備技術(shù)障礙;（4）是保管方法障礙;（5）是利用需求障礙

我們是要轉(zhuǎn)變觀念，接受新技術(shù)。學(xué)習(xí)科學(xué)發(fā)展觀，貫徹以人為本的戰(zhàn)略，提高主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)及檔案者對(duì)電子文檔的認(rèn)識(shí)，探索其規(guī)律，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，適當(dāng)時(shí)普遍展開;關(guān)注計(jì)算機(jī)新技術(shù)與檔案工作的結(jié)合。電子文檔的管理工作在很多方面還存在著問題，尤其是在文件的形成過程，其真實(shí)性、原始性、法律效應(yīng)及網(wǎng)上利用的安全問題等問題，還有待計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及通信技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展;把檔案的電子化管理，檔案信息數(shù)字化，作為檔案工作中的一個(gè)新課題，探索和研究在新形勢(shì)下檔案管理的新內(nèi)容，開展檔案現(xiàn)代化管理，減輕檔案人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率，使檔案管理工作更好地為企業(yè)設(shè)計(jì)生產(chǎn)服務(wù)。

五、做好電子檔案管理的重要意義

電子文件檔案化管理對(duì)檔案部門、對(duì)電子文件形成部門都具有現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理有保存價(jià)值的電子文件將逐步做到即時(shí)歸檔，即文件信息處理結(jié)束后自動(dòng)向電子文件檔案管理部門提交。這樣將大大提高文件的時(shí)效性，并減少文件信息歸檔過程的工作量，使得處理結(jié)束后的文件信息可以及時(shí)提供利用，同時(shí)不影響文件信息的整理;減少重復(fù)勞動(dòng)，降低數(shù)據(jù)處理成本 ;實(shí)現(xiàn)信息資源共享，集中管理 ，傳統(tǒng)的檔案管理模式中，各單位的文件檔案信息資源都是獨(dú)立的，就如信息海洋里的一個(gè)個(gè)孤島。避免有的專業(yè)人員獨(dú)自享受設(shè)計(jì)成果，其他專業(yè)人員需要時(shí)，利用起來不方便;制訂標(biāo)準(zhǔn)、制度，保障數(shù)據(jù)的安全，對(duì)電子文件信息進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范管理，只有這樣才能確立管理文件信息的權(quán)威，充分發(fā)揮電子文件檔案的在信息管理、信息利用方面的作用，將電子文件信息的價(jià)值最大化;充分利用信息資源，為單位的經(jīng)營決策和設(shè)計(jì)生產(chǎn)服務(wù)，為吉林電力勘測(cè)設(shè)計(jì)院的專業(yè)設(shè)計(jì)人員提供快捷方便、更好更有效的服務(wù)，提高電子文件信息的利用率，實(shí)現(xiàn)吉林省電力勘測(cè)設(shè)計(jì)院電子文件檔案信息資源共享的最大化。

參考文獻(xiàn)

[1]張文浩，《國企CAD電子文件管理模式研究》

[2]倪曉敏，《淺談電子文件與電子檔案管理》