淺析高校檔案館的管理效益

竇孟君

摘要：本文通過對高校檔案館的管理效益進行綜合概述，對其影響因素進行分析，并指出現(xiàn)今高校檔案館在提升管理效益方面所存在的問題，從而提出對策分析。

關(guān)鍵詞：高校檔案館，管理效益，經(jīng)濟效益，社會效益

現(xiàn)代社會是追求效益的時代，就算是公益性的社會機構(gòu)也要講求效益。每一項工作的存在必有它所存在的意義，而且有的工作它的意義卻在很多人的意料之外，像這樣的工作，有個很好的典型就是檔案工作。檔案的存在意義之大就在于它可以在關(guān)鍵時候關(guān)乎國計民生。很多人或許認(rèn)為檔案很神秘，或許覺得檔案的存在對自己的意義并不大，那是因為還沒到需要它的時候，一旦你有求于檔案，你就會覺得檔案存在的必要性。高校檔案館存在于高校，是代行學(xué)校集中管理檔案的機構(gòu)，引入效益觀念，對于推動高校檔案館工作，使其緊密圍繞教學(xué)、科研、產(chǎn)業(yè)這一中心任務(wù)，融入社會發(fā)展的主流，創(chuàng)造社會主義物質(zhì)文明，無疑具有非常現(xiàn)實的積極意義。

一、高校檔案館管理效益概述

（一）概念

所謂效益是指有效產(chǎn)出與投入之間的一種比例關(guān)系，是一種與負(fù)效果相對的正效果，即是有益效果。它所反映的是人們的投入與所帶來效益之間的關(guān)系。而管理效益，則是說在社會團體、組織等在對其所經(jīng)營對象進行管理的過程中，對本組織以及對社會所造成的有益的影響。

高校檔案館是學(xué)校檔案工作者的職能部門，它擔(dān)負(fù)著對全校檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)工作，并對學(xué)校檔案進行集中統(tǒng)一管理，并在全校師生利用檔案的工作中擔(dān)負(fù)重要職責(zé)。

高校檔案館的管理效益總的來說就是檔案館管理工作要以檔案館的總體目標(biāo)為中心，使用現(xiàn)有的人力、物力、財力、信息、時間等檔案館資源，對其進行充分合理有效的利用，從而使檔案館的有效產(chǎn)出最大，即能夠充分滿足學(xué)校及社會各界對檔案信息的需求。[1]

（二）高校檔案館的管理效益的類型

高校檔案館的管理效益具體可分為經(jīng)濟效益和社會效益

經(jīng)濟效益是指高校檔案館在進行檔案館管理工作中所產(chǎn)生的有益效果與資源消耗的比例。檔案館經(jīng)濟效益既可以以價值形式表現(xiàn)，又可以以信息產(chǎn)品的形式表現(xiàn)。社會效益是指高校檔案館管理工作對社會發(fā)展和文明建設(shè)所產(chǎn)生的客觀效果與資源消耗的比例。檔案館的社會效益，表現(xiàn)為有助于積淀人類文明，推動科技發(fā)展，提高社會教育水平，滿足人們經(jīng)濟、文化、生活等需要。

二、高校檔案館管理效益的影響因素

（一）管理人員

高校檔案館同其他社會組織相同，管理人員在其管理過程中起著不可替代的作用。高校檔案館的管理工作人員作為工作主體，他們所具有的素質(zhì)高低直接影響著高校檔案館的管理效益的高低。所以在對高校檔案館選拔管理人員的時候，必須考慮所選人的各方面的素質(zhì)，包括工作態(tài)度，知識儲備以及所掌握管理技術(shù)等，從而有利于高校檔案館的管理效益的提高。

（三）高校檔案

高校檔案館的管理效益主要是通過其管理對象——高校檔案來實現(xiàn)的，所以高校檔案也是影響高校檔案館管理效益的重要因素。在眾多檔案信息資源的門類中，高校檔案由于其形成主體在社會組織機構(gòu)中的特殊性和其所藏檔案種類的多樣性，使高校檔案工作成為我國檔案事業(yè)發(fā)展體系中的重要組成部分。

因為高校檔案館的運營一直都是由高校全額撥款，其管理成本與管理效益多年來始終保持平衡的水平。而如果將高校檔案館的部分資源對外公開獲取，并提供社會服務(wù)的話，其管理成本與服務(wù)成本必然會大幅度提升。在不增加額外服務(wù)收費的情況下，要達到成本與效益的平衡非常困難，這也是組織高校檔案走向共享的最大阻礙。[2]

三、高校檔案館在現(xiàn)代管理中存在的問題

（一）技術(shù)人才的短缺

為順應(yīng)時代發(fā)展，高校檔案館的數(shù)字化日益興起，這種數(shù)字化工作必然會給高校檔案館的管理工作提出更高的要求。這種更高的要求首先就體現(xiàn)在人員配備上，因而高校檔案館的管理人員要是與現(xiàn)代化檔案管理相匹配的高技術(shù)人才，他們不僅要具有扎實的專業(yè)知識，更要有涉獵其他各領(lǐng)域的淵博的知識，而且要在管理上具有現(xiàn)代化管理思維，更要具備現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備的熟練操作技能。

由于傳統(tǒng)的觀念，外界人士常誤解檔案工作為暮氣沉沉的職業(yè)，所以很多高端技術(shù)人才會因為認(rèn)為工作過于單一，高校檔案館并不受社會重視，而不愿意進入高校檔案館工作。[3]

（二）高校檔案館缺乏社會影響力

檔案的作用主要是通過利用服務(wù)工作來實現(xiàn)的，只有檔案被利用，才會實現(xiàn)其價值，才會被社會所認(rèn)可。一方面，高校檔案館配套設(shè)施落后，申請各項經(jīng)費都困難重重，造成社會化服務(wù)進展緩慢；另一方面，由于高校檔案館沒有向社會提供足夠的利用服務(wù)來體現(xiàn)自身的價值，致使其缺乏社會影響力，因而不受高校領(lǐng)導(dǎo)和社會的重視。如此循環(huán)往復(fù)，高校檔案館便陷入了發(fā)展的困局。高校檔案館只有通過降低姿態(tài)，把握開放社會民眾多元化的需求，將自己建設(shè)成為服務(wù)于社區(qū)和社會的教育文化中介，盡全力提供檔案服務(wù)于社會，才能吸引民眾走進高校檔案館，增強高校檔案館的社會影響力，拓展檔案服務(wù)正的外部性，提高高校聲譽，為高校檔案館的發(fā)展壯大獲取支持力量，以此來提高高校檔案館的管理效益。[4]

（三）過分考慮檔案安全問題

由于受傳統(tǒng)觀念的影響，檔案一旦被收集進館，就會被束之高閣，“躲進深宅大院”，變成名副其實的“死檔案”，那么這種情況下，高校檔案又怎么能夠為高校檔案館帶來效益呢？盡管早有政策規(guī)定開放檔案，但是也是由于檔案案工作人員檔案安全思想意識太嚴(yán)重，或許是開放工作實施的并不是那么及時，導(dǎo)致許多待開放檔案日積月累，被人遺忘。這種對檔案安全問題的過分在意，使得高校檔案對學(xué)校、對社會的服務(wù)的實現(xiàn)得到限制，更嚴(yán)重影響了高校檔案所能帶來的效益。[5]。

（四）激勵機制不完善

在我國高校中，衡量工作能力的標(biāo)準(zhǔn)主要是看科研項目的多少及論文發(fā)表的數(shù)量，提供服務(wù)的多寡并沒有納入高校職稱及績效工資的評定范圍。高校檔案館工作人員更愿意把精力放在對升職加薪更有幫助的學(xué)術(shù)研究上，缺乏拓展檔案服務(wù)的內(nèi)容與方式動力，不愿主動吸引更多的查檔者到高校檔案館參觀、利用檔案信息資源。[6]高校檔案館作為高等學(xué)校的直屬單位，并不通過提供檔案服務(wù)這一準(zhǔn)公共產(chǎn)品來獲取經(jīng)濟效益，而是靠高校財政撥款維持檔案館的運轉(zhuǎn)。在教育文化事業(yè)單位里，高校檔案館的工資不高，但工作相對穩(wěn)定，缺乏競爭機制。

四、提升高校檔案館管理效益的途徑

（一）提高管理人員的綜合素質(zhì)[7]

檔案工作是一項必須秉持認(rèn)真負(fù)責(zé)，實事求是的態(tài)度才能勝任的工作。因為高校檔案涉及到高校各方面工作的真實信息，檔案館工作人員無論是在基礎(chǔ)工作還是利用服務(wù)工作過程中，都必須尊重事實，尊重歷史的真實性。

作為檔案館工作人員必須具有扎實的專業(yè)知識，把知識運用到檔案實際工作中，才是我們學(xué)習(xí)檔案知識的目的，然后再在實際工作中總結(jié)經(jīng)驗，不斷進行知識創(chuàng)新，從而更好地進行檔案工作。

基于檔案館的管理效益，檔案工作人員的服務(wù)效率、服務(wù)方式也很重要，以往各類檔案館包括高校檔案館在服務(wù)工作中多是處于被動狀態(tài)，隨著社會的變化，檔案管理人員要化被動為主動，采取服務(wù)方式多元化，諸如：主動開展可開放檔案展覽，主動宣傳檔案的重要性，以其對檔案利用知之甚少的人們來利用檔案等等。

（二）制定合理的提升管理效益的制度

1.完善管理過程中的激勵機制

制定激勵機制初衷在于提高管理工作者的工作熱情，從而實現(xiàn)管理效益的提升。它的具體內(nèi)容為把高校檔案館管理人員對內(nèi)或?qū)ν獾姆?wù)質(zhì)量作為管理人員定期考量的一個指標(biāo)，這是與他們的工資，獎金等切身利益所聯(lián)系的。這個機制可以通過各種方式來實現(xiàn)評比，比如可以在利用者利用完畢后，對其進行調(diào)查，讓其對所服務(wù)質(zhì)量打分或者給予客觀評價；也可以建立網(wǎng)上評比系統(tǒng)，讓利用者給予合理的評價等級：好評、中評、差評。

2.制定合理的有償利用制度

目前，隨著社會公眾檔案意識的逐步加強，高校檔案館不僅承擔(dān)著為本單位工作服務(wù)，而且向社會提供利用服務(wù)日益增多，如畢業(yè)生應(yīng)聘工作、出國留學(xué)、教職工繼承財產(chǎn)等諸多事宜都需要學(xué)校檔案館出具證明材料。高校檔案館主要服務(wù)于本單位，不同于公共檔案館的無償利用為主，而是以有償利用為主的方式承擔(dān)向社會提供利用的職責(zé)。高校的運行經(jīng)費模式實行的是國家財政撥款與自籌相結(jié)合，檔案工作經(jīng)費只占總經(jīng)費中的小部分，列人本單位的經(jīng)費預(yù)算，而且投人有限，無法達到無償面向社會提供利用。[8]

制定相應(yīng)的有償利用措施具體如下[9]：第一，設(shè)置專用的檔案利用室；第二，在收費價格上，結(jié)合市場經(jīng)濟規(guī)律，根據(jù)檔案保存年限，解決問題大小，利用對象進行收費。當(dāng)然，這種收費也是服務(wù)性質(zhì)的。第三，利用檔案現(xiàn)存的設(shè)備，復(fù)印機、微機，在做好本職工作的同時，開發(fā)對外有償服務(wù)。第四，利用現(xiàn)存檔案，根據(jù)社會需求，編寫檔案信息目錄、各種匯編，開發(fā)信息項目，以引起各級領(lǐng)導(dǎo)、社會對檔案工作的重視，擴大服務(wù)渠道。

五、結(jié)語

在現(xiàn)今這個凡事講求效益的時代，高校檔案館的管理效益的提升也應(yīng)得到足夠的重視，但是在追求效益的同時，要注重經(jīng)濟效益和社會效益的相結(jié)合，切勿單純追求經(jīng)濟效益而忽視社會效益，而且，社會效益是長遠的，而經(jīng)濟效益是當(dāng)前的，要在顧全長遠效益的前提下實現(xiàn)當(dāng)前效益，這才是追求效益的正確途徑。

【參考文獻】

[1]張曉娟.試論檔案館管理的效益原理[J].檔案，1997（06）

[2]曹勤民.從“獨享”走向“共享”——論高校檔案信息資源社會價值的實現(xiàn)路徑[J].檔案學(xué)通訊，2012（05）

[3][4][5]楊莉莉.高校檔案館社會化服務(wù)研究[D].上海交通大學(xué)，2013

[6]馬秀琴.檔案館工作人員應(yīng)具備的六種素質(zhì)[J].檔案天地，2000（05）

[7]謝君.高校檔案利用收費制度改革與創(chuàng)新[A].國家檔案局.檔案事業(yè)改革與創(chuàng)新——2013年全國青年檔案工作者研討會論文集[C].國家檔案局，2013（06）

[8]陳歡，張維.高校檔案館的“經(jīng)濟效益”觀[J].遼寧經(jīng)濟，2000（07）