城建檔案管理信息化建設(shè)的重要性

郭宗兵　孫超

【摘 要】檔案管理信息化是以檔案實(shí)體通過信息化形式向社會(huì)提供服務(wù)為重點(diǎn)的檔案管理形式，代替了原來的以檔案實(shí)體管理為重點(diǎn)的檔案管理形式。檔案管理信息化，能夠使單位的檔案管理效益得到提高，從而也降低了檔案管理的成本。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化；存在問題；管理措施

0.前言

城建檔案管理對(duì)城市建設(shè)發(fā)展有著重要的基礎(chǔ)保證作用。從計(jì)算機(jī)問世以來，越來越多的領(lǐng)域開始借助計(jì)算機(jī)的便捷和強(qiáng)大功能得到發(fā)展，現(xiàn)代檔案管理工作已普及使用計(jì)算機(jī)，這對(duì)于城建檔案管理來說是一個(gè)很大的改變。城市管理是涉及多學(xué)科的部門，在檔案管理方面，表現(xiàn)為工作量大、技術(shù)要求高。為了更好地實(shí)現(xiàn)信息管理和服務(wù)功能，滿足城市建設(shè)發(fā)展的需要，我們必須加快城建檔案管理信息化建設(shè)的步伐，早日實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

1.城建檔案的重要性

城建檔案作為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理過程直接形成的真實(shí)記錄，儲(chǔ)藏著豐富的信息資源，涉及城市規(guī)劃、建設(shè)和管理等的各個(gè)專業(yè)部門。開發(fā)城建檔案信息是充分發(fā)揮城建檔案作用和價(jià)值的重要手段。作為城建檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)，目前我國大多數(shù)城建檔案的載體是紙制檔案和錄音、錄像帶等，這些傳統(tǒng)的紙制檔案存儲(chǔ)空間大、維護(hù)成本高、查閱不便，難以適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的飛速發(fā)展。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)尤其是辦公自動(dòng)化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，產(chǎn)生了越來越多的電子文件，許多工程圖紙也直接以數(shù)字化形式存在于電子文件中。通過管理內(nèi)容數(shù)字化，新的管理模式采用現(xiàn)代高新技術(shù)和數(shù)碼信息處理技術(shù)對(duì)城建檔案的收集、整理、利用各工作環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，整合檔案信息，優(yōu)化信息源，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)城建檔案資源的合理配置、最大開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案實(shí)體的保護(hù)，方便了利用者，減少了中間環(huán)節(jié)，也大大方便了網(wǎng)上傳輸，為社會(huì)提供一種全新的傳播、交流城建檔案信息的方式與高質(zhì)量的城建檔案信息產(chǎn)品，使城建檔案工作更好地為城市的現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

2.城建檔案管理信息化的概述

2.1檔案信息化管理改變了傳統(tǒng)的工作模式

檔案信息化改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式和檔案利用方式，促進(jìn)了城建檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作和檔案室的管理工作向著高效率的現(xiàn)代化邁進(jìn)。傳統(tǒng)檔案管理的工作實(shí)質(zhì)就是一套手工作業(yè)，同時(shí)也形成了與其相適應(yīng)的思維定式。實(shí)現(xiàn)信息化管理，極大地提高了辦公效率，在這個(gè)變革過程中，傳統(tǒng)的檔案管理模式必將被現(xiàn)代化的管理理念所代替，而檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案工作者的知識(shí)結(jié)構(gòu)、操作技能也提出了新的要求。在實(shí)際工作中，工作的內(nèi)容已不完全是對(duì)檔案實(shí)體的管理，還包括對(duì)檔案信息的管理，從而在檔案管理方面呈現(xiàn)了一個(gè)新的工作視角，這也是檔案管理工作進(jìn)步的標(biāo)志。

2.2城建檔案信息化管理增添了現(xiàn)代化技術(shù)

在信息化條件下，城建檔案工作已不僅限于傳統(tǒng)檔案工作中收、管、用等傳統(tǒng)的工作方式，還增添了現(xiàn)代化技術(shù)手段及新的工作內(nèi)容，對(duì)電子檔案等新載體檔案盒一些特殊的實(shí)體檔案有著全新的管理方式和方法。同時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用越來越多地被應(yīng)用于檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，各種應(yīng)用軟件和數(shù)據(jù)庫開發(fā)為檔案信息的利用提供了可靠的保證。探討和研究新的檔案管理模式，需要我們做大量的基礎(chǔ)性工作和研究性工作，以改變以往的思維方式，促使檔案工作實(shí)現(xiàn)多方位、多思路、高效率、高水平的管理新模式。

3.城建檔案信息化管理存在的問題

3.1領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案信息化意識(shí)不強(qiáng)

各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)的工作重視不夠，檔案意識(shí)淡薄，不像對(duì)待經(jīng)濟(jì)建設(shè)那樣下力氣去抓檔案信息化建設(shè)工作。

3.2檔案保密性與安全性不強(qiáng)

隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中應(yīng)用范圍的不斷拓展，信息安全問題成了檔案信息化建設(shè)的一個(gè)瓶頸。影響檔案保密和檔案安全因素主要有：一是人為因素，檔案部門的安全和保密意識(shí)淡薄，在檔案網(wǎng)頁上隨意發(fā)布信息， 對(duì)發(fā)布的信息缺少嚴(yán)格的審查和管理；二是技術(shù)問題，當(dāng)前電腦病毒橫行，又加上黑客的惡意攻擊，使得檔案信息的安全和保密受到威脅。

3.3理念落后、規(guī)范體系不健全

目前，檔案部門仍然存在著“為保管而保管，重保管輕利用”的思想，存在 “安于現(xiàn)狀”、“不講求社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益”的舊觀念，存在著“閉架借閱”、“你查我調(diào)”的做法。同時(shí)由于檔案信息化活動(dòng)比較具體，還沒有專門的檔案信息化法律、法規(guī)來進(jìn)行規(guī)范。適用于檔案信息化建設(shè)的信息法律、信息倫理與信息政策等人文管理手段也尚未確立，作為檔案信息化建設(shè)的主要形式的電子文件的法律地位還未正式確立，導(dǎo)致電子文件的原始性、真實(shí)性難以認(rèn)定。

3.4技術(shù)支持不全面

一是在檔案信息化建設(shè)初期，有大量的紙質(zhì)檔案需要通過掃描儀等設(shè)備轉(zhuǎn)化為電子檔案，目前大多數(shù)單位使用的平板掃描儀雖然價(jià)格便宜，但速度慢，無法適應(yīng)將原始檔案資料短期內(nèi)完成轉(zhuǎn)化的要求。二是電子文件在性質(zhì)上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限，若不能很好加以解決，可能會(huì)適得其反。

4.加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的措施

4.1建立規(guī)范體系

檔案信息化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差。檔案信息化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)專業(yè)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，檔案信息化使越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類、著錄及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。所以需制定統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范體系，切實(shí)推動(dòng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化。

4.2建立健全完善的檔案信息安全管理制度

檔案管理本身具有的服務(wù)性質(zhì)決定了檔案館要盡可能的開發(fā)和挖掘檔案信息，為相關(guān)的工作利用提供便利的服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息利用功能的最大化，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的目的。但是資源共享又和資源安全是相互矛盾的，這就要求必須建立健全完善的安全管理制度。尤其是電子檔案的管理更是需要匹配一套完整嚴(yán)格的安全措施，讓每一個(gè)環(huán)節(jié)都不存在安全隱患。首要問題是電子文件的制作過程要實(shí)行權(quán)責(zé)分開機(jī)制，不能將二者混淆不清。然后就是在硬件管理上的要求，需要進(jìn)一步完善電子文件與計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，做好溫度和濕度的控制，防止出現(xiàn)存儲(chǔ)介質(zhì)被磁化的問題，與此同時(shí)還要加強(qiáng)防盜措施的維護(hù)和完善。

4.3提高技術(shù)支撐

技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的生命，沒有過硬的技術(shù)支撐，檔案信息化形同空話。首先，要配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的硬件設(shè)備并添置相應(yīng)的配套設(shè)備，防止電磁干擾、輻射等影響，從源頭上減少自然毀損概率。其次，要設(shè)計(jì)開發(fā)出通用性的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設(shè)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)融合貫通。其三，要采取有效措施保證軟、硬件安全運(yùn)行。

4.4加強(qiáng)人才建設(shè)

要實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，人才很重要，它要求檔案從業(yè)人員要有專業(yè)的技能和扎實(shí)的知識(shí)基礎(chǔ)，需要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，需要學(xué)習(xí)檔案管理信息化規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)。只有業(yè)務(wù)素質(zhì)高的檔案管理隊(duì)伍才能保證檔案管理信息化的順利推進(jìn)。根據(jù)檔案管理信息化進(jìn)程的需要，要通過培養(yǎng)人才、引進(jìn)一些素質(zhì)高、熱愛檔案事業(yè)、專業(yè)技術(shù)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富的人才來從事檔案事業(yè)。

5.結(jié)束語

檔案的信息化管理是發(fā)展的大趨勢(shì)，加快城建檔案管理信息化建設(shè)的步伐，是提高檔案管理水平的巨大舉措，加大檔案信息化建設(shè)，是城建檔案管理智能化、信息化、自動(dòng)化的必由之路。 [科]