水利工程技術檔案管理與資料整理

張楠楠

【摘要】近幾年，水利工程建設得到很大發展，加強水利工程技術檔案管理與資料整理工作是非常有必要，其本身是一項復雜性比較強的工作，因此必須在工作中不斷創新，不斷改進，從而才能夠進一步提升水利工程建設。基于此本文分析了水利工程技術檔案管理與資料整理工作的相關方面。

【關鍵詞】水利工程；技術檔案；管理；資料整理

1、水利工程檔案以及其特點

檔案管理工作一般存在有滯后性與被動性的特點，常規上檔案管理工作只是由檔案管理部門負責，與主要的工程業務部門沒有過多的工作交集。就具體的工程項目而言，資料檔案涵蓋面較小，資料相對簡縮，業務部門在檔案整編工作中往往由于配合度不夠，為檔案管理部門造成一定工作上的困難。水利工程檔案除了檔案資料除了要具備完整性、學科性與服務性等基本特點外，還應當注重對種類繁多的且具有專業學科性的信息進行綜合處理，以保證水利工程檔案的綜合性與多元性。水利工程檔案資料的主要特點為歷時周期較長、資料內容涉及面廣、文書科技檔案一體化管理以及水利工程檔案本身的獨特性等。

2、水利工程檔案的作用

水利工程檔案資料的建設管理以及整編工程在整個水利工程建設、運行與對外服務中發揮著重要的作用。水利工程檔案資料首先反應工程建設的整個過程、整體質量以及建設運行成果等。其次，水利工程主管部門通過工程檔案的建設可以為外界各種信息性的需求提供有效的參考數據。另外，水利工程檔案可以為未來水利工程的改造擴建以及各項管理決策提供基礎依據。水利工程的檔案資料可以實現對工程建設以及運營歷史的全面記錄，其中包括水利工程質量的評定、工程事故的相關登記以及原因分析、工程糾紛的記載、工程建設與運營中人事管理制度的變更等，這些信息也與水利工程有著較大的聯系。在水利工程檔案建設管理中需要準確做好相關工作，從而為水利工程建設質量提供一定的保障。

3、水利工程檔案管理工作

3.1、存在的問題

3.1.1、水利工程檔案管理意識的欠缺。由于政府部門對水利建設施工管理制度的改革、項目負責人責任制的建立以及水利工程施工監理制度的變革都使得水利工程檔案管理制度、儲存形式、檔案存儲內容都發生了較大的變化，然而盡管水利工程檔案管理形式、內容以及管理制度的變革，依然沒有有效解決人們檔案管理意識淡薄的問題。首先，一些從事檔案管理工作的人員專業素質不高，對檔案管理重要性的認識有所欠缺，忽略水利工程檔案信息應用的實際意義，最終導致檔案信息不能很好地應用到水利工程實際施工以及質量檢驗中。再有，由于檔案管理工作人員檔案管理意識淡薄，所以對水利工程設計、施工以及驗收工作中的信息數據收集不夠全面，最終導致數據信息資料不能發揮其應有的作用，喪失了檔案信息的完整性和實時性。

3.1.2、水利工程檔案管理規范的欠缺。水利工程檔案管理工作需要有嚴謹的管理制度和規范，但是目前我國水利工程檔案管理規范仍存在缺陷和不規范之處。首先，水利工程管理部門忽略了將檔案管理部門獨立出來進行更加嚴格和系統的管理，只將其歸類為綜合部門的管理范圍，這在一定程度上影響了對檔案管理工作的監督管理。再有，水利工程管理部門對檔案管理工作制定了一系列的制度，然而管理規范往往只停留在紙面上，并沒有實際應用到檔案管理工作中，導致檔案管理工作不能有效的推進。

3.1.3、檔案管理人員業務素質有待提高。不少水管單位檔案管理人員是兼職，對水利工程檔案業務及管理缺少經驗，僅限于把資料保存，至于水利工程檔案建設、加固等不同階段如何要求知之甚少；有的水管單位檔案人員缺乏驗收資料的實踐經驗，致使驗收資料整理不夠全面；有的檔案人員對工程檔案缺少管理經驗，不知所收集的資料是否齊全，只是被動地從業務部門接受資料，對工程建設、驗收的檔案要求不夠明確，出現整理不規范等現象。

3.2、問題的對策

3.2.1、樹立正確的水利工程檔案管理工作觀念。針對檔案管理觀念欠缺的問題，要幫助檔案管理人員樹立正確的檔案管理工作觀念，提高對檔案管理的重視程度。檔案管理工作貫穿整個水利工程，從工程前期設計、準備、施工、竣工、質量檢測，同時做好檔案管理工作，不僅可以保障水利工程檔案的使用率，還可以應用于水利工程質量檢測，提高工程質量檢測的效率。

3.2.2、建立并完善水利工程檔案管理規范。目前，我國水利工程檔案管理部門仍處于綜合部門管理范疇，要達到更進一步的管理，就應當將檔案管理部門獨立出來，配置專人負責，協調其他部門相互合作。針對條件不足的施工單位，也要盡量提高檔案管理力度，配置專業素質較強的人員對檔案進行管理，從而保障檔案的完整性和實效性，為檔案信息的應用做好準備工作。

3.2.3、加強繼續教育，提高檔案人員的綜合業務素質。檔案管理是一項業務性很強的工作，水利工程檔案管理人員不僅需要有豐富的檔案管理水平，還要熟悉水利業務知識，對水利工程基本概況了解，才能從被動“接”檔案到主動“要”檔案，不斷“管”好檔案。

水管單位應定期組織專職和兼職檔案人員參加檔案局組織的業務學習、培訓；采取“請進來，走出去”的方式，請檔案局專業人員現場指導或到好的單位實地學習；再次，檔案人員更要加強自身學習，既要不斷學習檔案專業知識、計算機知識，又要熟悉水利業務知識，掌握水庫、河道工程及管理方面對檔案管理的要求。

4、水利工程檔案資料的收集整編

4.1、資料整編的意義

檔案資料的歸檔應從項目的立項、可行性研究、初步設計階段、施工圖設計階段、施工建設階段、竣工驗收階段及與項目建設有關的批復文件，參考資料等方面著手。主要是書面文件、圖紙、通知、照片、信函、表格等。

水利工程檔案的整編工作是將各單位、部門或個人手中的文件、圖紙、資料等歸檔集中，并且由專人負責按照規定標準進行整理，把分散、雜亂的工程檔案歸納集中、條理化進行統一管理。使水利工程檔案標準化、正規化

4.2、資料整理歸檔

收集資料和整理歸檔，是檔案工作的基本流程。把繁雜的第一手資料歸整梳理為統一的有機整體，不僅需要檔案工作人員具備一定的業務素質，善于分門別類，去粗取精，去偽存真，更要有明確的規范指導具體的工作進程。

在項目的開始階段，要落實文件資料管理的責任者，明確任務的要求，隨時登記收集，做好安裝報告、施工日志、竣工報告等材料的記錄工作。

在水利工程興建活動進行中注意對原始記錄、階段小結，設計計算等材料的形成和積累中間的監督、檢查和指導，特別對薄弱環節，多做督促和檢查，及時發現問題，指出問題并且幫助糾正。如發現無材料或材料不齊，應及時補救。

對施工時間長，施工期間人員變動大的水利工程，資料雜亂，容易遺失，因此，對資料的收集要及時。在管理上采取分類方法，應該按項目的立項、可行性研究、設計、施工和竣工驗收等幾個時期進行同步整編歸檔，分類管理。使資料歸檔及時、清晰、完整、明了，為查詢、借閱、利用工作提供方便。

總之，水利工程檔案管理工作對于監督和管理水利工程建設有非常重要的使用價值，因此需要做好水利工程技術檔案管理與資料整理工作，本文對此進行了分析，以期提供一些借鑒。

參考文獻

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