水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理

張楠楠

【摘要】近幾年，水利工程建設(shè)得到很大發(fā)展，加強(qiáng)水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理工作是非常有必要，其本身是一項(xiàng)復(fù)雜性比較強(qiáng)的工作，因此必須在工作中不斷創(chuàng)新，不斷改進(jìn)，從而才能夠進(jìn)一步提升水利工程建設(shè)。基于此本文分析了水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理工作的相關(guān)方面。

【關(guān)鍵詞】水利工程；技術(shù)檔案；管理；資料整理

1、水利工程檔案以及其特點(diǎn)

檔案管理工作一般存在有滯后性與被動(dòng)性的特點(diǎn)，常規(guī)上檔案管理工作只是由檔案管理部門負(fù)責(zé)，與主要的工程業(yè)務(wù)部門沒有過多的工作交集。就具體的工程項(xiàng)目而言，資料檔案涵蓋面較小，資料相對(duì)簡(jiǎn)縮，業(yè)務(wù)部門在檔案整編工作中往往由于配合度不夠，為檔案管理部門造成一定工作上的困難。水利工程檔案除了檔案資料除了要具備完整性、學(xué)科性與服務(wù)性等基本特點(diǎn)外，還應(yīng)當(dāng)注重對(duì)種類繁多的且具有專業(yè)學(xué)科性的信息進(jìn)行綜合處理，以保證水利工程檔案的綜合性與多元性。水利工程檔案資料的主要特點(diǎn)為歷時(shí)周期較長(zhǎng)、資料內(nèi)容涉及面廣、文書科技檔案一體化管理以及水利工程檔案本身的獨(dú)特性等。

2、水利工程檔案的作用

水利工程檔案資料的建設(shè)管理以及整編工程在整個(gè)水利工程建設(shè)、運(yùn)行與對(duì)外服務(wù)中發(fā)揮著重要的作用。水利工程檔案資料首先反應(yīng)工程建設(shè)的整個(gè)過程、整體質(zhì)量以及建設(shè)運(yùn)行成果等。其次，水利工程主管部門通過工程檔案的建設(shè)可以為外界各種信息性的需求提供有效的參考數(shù)據(jù)。另外，水利工程檔案可以為未來水利工程的改造擴(kuò)建以及各項(xiàng)管理決策提供基礎(chǔ)依據(jù)。水利工程的檔案資料可以實(shí)現(xiàn)對(duì)工程建設(shè)以及運(yùn)營(yíng)歷史的全面記錄，其中包括水利工程質(zhì)量的評(píng)定、工程事故的相關(guān)登記以及原因分析、工程糾紛的記載、工程建設(shè)與運(yùn)營(yíng)中人事管理制度的變更等，這些信息也與水利工程有著較大的聯(lián)系。在水利工程檔案建設(shè)管理中需要準(zhǔn)確做好相關(guān)工作，從而為水利工程建設(shè)質(zhì)量提供一定的保障。

3、水利工程檔案管理工作

3.1、存在的問題

3.1.1、水利工程檔案管理意識(shí)的欠缺。由于政府部門對(duì)水利建設(shè)施工管理制度的改革、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人責(zé)任制的建立以及水利工程施工監(jiān)理制度的變革都使得水利工程檔案管理制度、儲(chǔ)存形式、檔案存儲(chǔ)內(nèi)容都發(fā)生了較大的變化，然而盡管水利工程檔案管理形式、內(nèi)容以及管理制度的變革，依然沒有有效解決人們檔案管理意識(shí)淡薄的問題。首先，一些從事檔案管理工作的人員專業(yè)素質(zhì)不高，對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)有所欠缺，忽略水利工程檔案信息應(yīng)用的實(shí)際意義，最終導(dǎo)致檔案信息不能很好地應(yīng)用到水利工程實(shí)際施工以及質(zhì)量檢驗(yàn)中。再有，由于檔案管理工作人員檔案管理意識(shí)淡薄，所以對(duì)水利工程設(shè)計(jì)、施工以及驗(yàn)收工作中的信息數(shù)據(jù)收集不夠全面，最終導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息資料不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，喪失了檔案信息的完整性和實(shí)時(shí)性。

3.1.2、水利工程檔案管理規(guī)范的欠缺。水利工程檔案管理工作需要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫群鸵?guī)范，但是目前我國(guó)水利工程檔案管理規(guī)范仍存在缺陷和不規(guī)范之處。首先，水利工程管理部門忽略了將檔案管理部門獨(dú)立出來進(jìn)行更加嚴(yán)格和系統(tǒng)的管理，只將其歸類為綜合部門的管理范圍，這在一定程度上影響了對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督管理。再有，水利工程管理部門對(duì)檔案管理工作制定了一系列的制度，然而管理規(guī)范往往只停留在紙面上，并沒有實(shí)際應(yīng)用到檔案管理工作中，導(dǎo)致檔案管理工作不能有效的推進(jìn)。

3.1.3、檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。不少水管單位檔案管理人員是兼職，對(duì)水利工程檔案業(yè)務(wù)及管理缺少經(jīng)驗(yàn)，僅限于把資料保存，至于水利工程檔案建設(shè)、加固等不同階段如何要求知之甚少；有的水管單位檔案人員缺乏驗(yàn)收資料的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，致使驗(yàn)收資料整理不夠全面；有的檔案人員對(duì)工程檔案缺少管理經(jīng)驗(yàn)，不知所收集的資料是否齊全，只是被動(dòng)地從業(yè)務(wù)部門接受資料，對(duì)工程建設(shè)、驗(yàn)收的檔案要求不夠明確，出現(xiàn)整理不規(guī)范等現(xiàn)象。

3.2、問題的對(duì)策

3.2.1、樹立正確的水利工程檔案管理工作觀念。針對(duì)檔案管理觀念欠缺的問題，要幫助檔案管理人員樹立正確的檔案管理工作觀念，提高對(duì)檔案管理的重視程度。檔案管理工作貫穿整個(gè)水利工程，從工程前期設(shè)計(jì)、準(zhǔn)備、施工、竣工、質(zhì)量檢測(cè)，同時(shí)做好檔案管理工作，不僅可以保障水利工程檔案的使用率，還可以應(yīng)用于水利工程質(zhì)量檢測(cè)，提高工程質(zhì)量檢測(cè)的效率。

3.2.2、建立并完善水利工程檔案管理規(guī)范。目前，我國(guó)水利工程檔案管理部門仍處于綜合部門管理范疇，要達(dá)到更進(jìn)一步的管理，就應(yīng)當(dāng)將檔案管理部門獨(dú)立出來，配置專人負(fù)責(zé)，協(xié)調(diào)其他部門相互合作。針對(duì)條件不足的施工單位，也要盡量提高檔案管理力度，配置專業(yè)素質(zhì)較強(qiáng)的人員對(duì)檔案進(jìn)行管理，從而保障檔案的完整性和實(shí)效性，為檔案信息的應(yīng)用做好準(zhǔn)備工作。

3.2.3、加強(qiáng)繼續(xù)教育，提高檔案人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，水利工程檔案管理人員不僅需要有豐富的檔案管理水平，還要熟悉水利業(yè)務(wù)知識(shí)，對(duì)水利工程基本概況了解，才能從被動(dòng)“接”檔案到主動(dòng)“要”檔案，不斷“管”好檔案。

水管單位應(yīng)定期組織專職和兼職檔案人員參加檔案局組織的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)；采取“請(qǐng)進(jìn)來，走出去”的方式，請(qǐng)檔案局專業(yè)人員現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)或到好的單位實(shí)地學(xué)習(xí)；再次，檔案人員更要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，既要不斷學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)，又要熟悉水利業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握水庫(kù)、河道工程及管理方面對(duì)檔案管理的要求。

4、水利工程檔案資料的收集整編

4.1、資料整編的意義

檔案資料的歸檔應(yīng)從項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究、初步設(shè)計(jì)階段、施工圖設(shè)計(jì)階段、施工建設(shè)階段、竣工驗(yàn)收階段及與項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)的批復(fù)文件，參考資料等方面著手。主要是書面文件、圖紙、通知、照片、信函、表格等。

水利工程檔案的整編工作是將各單位、部門或個(gè)人手中的文件、圖紙、資料等歸檔集中，并且由專人負(fù)責(zé)按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，把分散、雜亂的工程檔案歸納集中、條理化進(jìn)行統(tǒng)一管理。使水利工程檔案標(biāo)準(zhǔn)化、正規(guī)化

4.2、資料整理歸檔

收集資料和整理歸檔，是檔案工作的基本流程。把繁雜的第一手資料歸整梳理為統(tǒng)一的有機(jī)整體，不僅需要檔案工作人員具備一定的業(yè)務(wù)素質(zhì)，善于分門別類，去粗取精，去偽存真，更要有明確的規(guī)范指導(dǎo)具體的工作進(jìn)程。

在項(xiàng)目的開始階段，要落實(shí)文件資料管理的責(zé)任者，明確任務(wù)的要求，隨時(shí)登記收集，做好安裝報(bào)告、施工日志、竣工報(bào)告等材料的記錄工作。

在水利工程興建活動(dòng)進(jìn)行中注意對(duì)原始記錄、階段小結(jié)，設(shè)計(jì)計(jì)算等材料的形成和積累中間的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，特別對(duì)薄弱環(huán)節(jié)，多做督促和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，指出問題并且?guī)椭m正。如發(fā)現(xiàn)無材料或材料不齊，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)救。

對(duì)施工時(shí)間長(zhǎng)，施工期間人員變動(dòng)大的水利工程，資料雜亂，容易遺失，因此，對(duì)資料的收集要及時(shí)。在管理上采取分類方法，應(yīng)該按項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工和竣工驗(yàn)收等幾個(gè)時(shí)期進(jìn)行同步整編歸檔，分類管理。使資料歸檔及時(shí)、清晰、完整、明了，為查詢、借閱、利用工作提供方便。

總之，水利工程檔案管理工作對(duì)于監(jiān)督和管理水利工程建設(shè)有非常重要的使用價(jià)值，因此需要做好水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理工作，本文對(duì)此進(jìn)行了分析，以期提供一些借鑒。

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