淺談計算機檔案管理應用

宋玉龍

【摘要】近年來，計算機技術得到了快速的發(fā)展與應用，對人們的工作與生活產(chǎn)生了深遠的影響。因計算機具有強大的信息存儲功能，在檔案管理工作中的應用也日趨廣泛，并逐步取代了傳統(tǒng)的檔案管理方式，充分展現(xiàn)了計算機的存儲空間大、使用方便、管理方式簡單等諸多的優(yōu)點。因此在檔案管理工作中發(fā)揮的作用也越來越大。本文將對計算機技術在檔案管理工作中的應用進行探討，希望計算機技術在現(xiàn)代檔案管理工作中發(fā)揮更加重要的作用。

【關鍵詞】檔案管理；計算機；應用；趨勢

隨著科技手段的不斷更新，檔案管理工作也有了較大的發(fā)展，逐漸由傳統(tǒng)的人工管理方式向計算機管理轉變。由于檔案分類復雜，管理難度較高，傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)無法滿足當前檔案管理工作的需要，尤其是一些電子檔案和信息數(shù)據(jù)，必須通過計算機技術才能進行有效的管理。計算機在檔案管理中，可以充分發(fā)揮其容量大、效率高、管理便捷的特點，使得現(xiàn)代檔案管理更加的簡單、方便，龐大的數(shù)據(jù)庫存儲，也使得檔案管理更加的可靠、安全。促進了檔案管理的發(fā)展。

一、現(xiàn)代檔案管理的特點和趨勢

隨著我國經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，大量先進技術不斷涌現(xiàn)，電子計算機作為一種現(xiàn)代化生產(chǎn)工具，廣泛地應用在人們的生產(chǎn)生活中，伴隨著計算機的普及，電子檔案也被人們大量的使用。電子檔案具有諸多的優(yōu)點，相對于傳統(tǒng)的檔案管理來講，電子檔案能夠更加容易的保存，即便是對于較為重要的資料數(shù)據(jù)，也不需要耗費人力和物力進行專門的管理，只需要錄入計算中的數(shù)據(jù)庫，便能達到檔案保存的目的，且安全可靠。

現(xiàn)代檔案管理具有數(shù)據(jù)量大、以計算機為依托的特點，從其使用的媒介上講，計算機管理就已經(jīng)立于不敗之地了。現(xiàn)代檔案管理除了傳統(tǒng)的實體式的資料、錄像帶外，還增加了電子檔案這一檔案存儲方式，電子檔案存儲便捷，易于保管，但因其存在形態(tài)，傳統(tǒng)的檔案保管手段已經(jīng)無法適應，改變已經(jīng)成為必然。

二、計算機在現(xiàn)代檔案管理中的優(yōu)勢

1.計算機檔案管理能夠節(jié)約資源

計算機在檔案管理活動中，能夠有效地節(jié)約人力物力，比如在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，需要很多人員對檔案進行分別的管理，對于特別重要的資料，還要加大看管的強度，使得大量的資金和時間應用在了檔案的保護和整理上，大大的浪費了資源。而電子計算機在檔案管理的過程中卻能利用其本身的存儲功能，在保證檔案安全、規(guī)整的基礎上，以最小的資源投入，實現(xiàn)對檔案的高效管理。

在檔案的歸檔和檢索方面，計算機通過對電子檔案的處理和分類，能夠更加快捷的完成檔案管理工作。不但增加了管理效率，還在很大程度上節(jié)約了人力物力。

2.實現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息的共享

計算機管理檔案能夠實現(xiàn)資源的共享，檔案作為企業(yè)經(jīng)營活動的重要組成部分，其信息和數(shù)據(jù)的應用也越來越頻繁，資源的共享能夠實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營管理的優(yōu)化，對企業(yè)人力資源管理有很大的益處。這種共享性能夠改良傳統(tǒng)的檔案管理方式，實現(xiàn)資源的共享。信息的共享能夠使得需要使用檔案的工作人員，能夠便捷的使用和查閱檔案，為經(jīng)營決策提供依據(jù)。

3.優(yōu)化檢索方式

檢索功能也是現(xiàn)代檔案管理中，計算機所擁有的基本功能之一。計算機通過一定的計算和分類，對不同類別的檔案和數(shù)據(jù)進行整合，當管理者需要查閱有關的資料時，只需要輸入相關關鍵條件，計算機就能夠快速地對檔案數(shù)據(jù)庫進行檢索，第一時間搜索出管理者所需要的檔案和資料，既減少了在資料翻閱過程中的時間浪費，又能詳細的根據(jù)使用者的指令，所搜索出的相關材料。

4.更好的管理特殊材質的檔案

檔案的形式除了文本資料外，還包括照片、影像等。傳統(tǒng)的檔案管理中，照片和錄像帶這類材質的檔案資料，在頻繁查閱、使用或者因保管不善的情況下，十分容易導致資料失真或者受損的現(xiàn)象出現(xiàn)。比如照片如果長期使用，可能會造成畫面模糊，不能體現(xiàn)其內容的情況；錄像帶在受潮后，也是特別容易損壞，無法播放使用。

計算機在對檔案管理過程中，能夠很好的避免這類發(fā)生，計算機具有強大的存儲功能，無論是照片還是影像資料，它都能應對自如，而且這種存儲形態(tài)是虛擬的，存儲于檔案數(shù)據(jù)庫中的，并不會受到外界環(huán)境的影響，而且計算機存儲并不受使用次數(shù)的限制，即便使用多次，也能夠保持原有的畫面質量，能夠使檔案使用者了解檔案的真實意思表示。計算機的存儲量巨大，能夠存儲大量的視頻、圖像資料，而不占用實際的空間。在利用計算機進行分類檢索后，使用者在查詢時也能節(jié)省更多的時間。提高工作效率。

5.延長檔案使用壽命

傳統(tǒng)意義下的檔案，主要是以紙質為主要材質的，受環(huán)境和管理情況的影響非常大，如果遇到特殊的天氣狀況時，檔案很可能會發(fā)生損壞，而且經(jīng)過長期的查閱和使用，檔案的壽命也會變得很短。計算機管理下的檔案，主要以電子數(shù)據(jù)的形式存在，使用者可以利用計算機通過網(wǎng)絡共享去查閱檔案資料，避免了與檔案的直接接觸，延長了檔案的使用周期，又能節(jié)省檔案修復和維護的成本。

三、計算機對檔案管理的對策

想要充分發(fā)揮計算機在檔案管理中的優(yōu)勢，促使檔案管理向智能化、信息化的方向發(fā)展，一定要在計算機檔案系統(tǒng)的開發(fā)和研究上做努力。就目前而言，我國的計算機檔案管理水平還比較低，計算機檔案管理系統(tǒng)過于單一，且較為落后，即便很多的檔案管理部門都認識到了在計算機管理檔案中的必要性和重要性，因沒有完善的管理系統(tǒng)，達不到理想的管理效果。因此，大力的發(fā)展計算機檔案管理系統(tǒng)軟件開發(fā)和管理模式，是普及完善現(xiàn)代檔案管理的必須手段。主要方法如下：

1.應當加大科技投入，開發(fā)完善的、有效的計算機軟件，研發(fā)出功能齊全、操作簡單、高度兼容的能夠適應不同的檔案管理單位和部門對于檔案管理的需求的軟件。

2.應當加強對計算機檔案管理的長期規(guī)劃，形成一種科學的、合理的、智能的檔案管理系統(tǒng)。使得計算機檔案管理軟件及體系不斷更新、進步，隨著市場經(jīng)濟變化而變化。

3.應當完善檔案管理制度和體系，在規(guī)章上明確檔案管理的注意事項、工作流程，以保證計算機檔案管理的操作更加規(guī)范，職責更加分明，管理更加有效。

4.培養(yǎng)計算機檔案管理的相關人才，現(xiàn)代化檔案管理人才不再是單一的文件管理人員，而是掌握計算機檔案管理技術，熟悉檔案管理流程和規(guī)范，能夠有效地對檔案進行科學管理的綜合型人才。只有這種管理人員才能保證對計算機檔案管理系統(tǒng)的操作能力和維護能力。

5.促使檔案管理工作人員形成檔案使用的效率意識。首先，檔案管理工作人員要明確檔案整理的根本目的在于對檔案的使用。其次，工作人員要正視檔案管理，要以良好的心態(tài)、嚴謹?shù)膽B(tài)度對待工作。最后，檔案管理工作人員要明確并重視檔案的實用價值，在工作中努力提高自己的效率意識。

四、結語

計算機在現(xiàn)代化檔案管理的應用中，體現(xiàn)了非常明顯的優(yōu)勢，不僅能夠提高對檔案數(shù)據(jù)信息的分析能力，實現(xiàn)自動檢索，還能存儲大量文件，并且在存儲的過程中能夠充分的保證檔案的安全性和可靠性。計算機能夠應對不斷變化的檔案管理發(fā)展狀況，對各種形態(tài)的資料和檔案進行管理，利用其虛擬性，可以充分的降低檔案管理的成本，節(jié)約空間和時間，減少財力物力的投入。如何發(fā)揮計算機在現(xiàn)代化檔案管理中的優(yōu)勢，開發(fā)和研究計算機檔案管理系統(tǒng)、提高管理人員素質是必須的，優(yōu)秀的管理軟件、完備的規(guī)則制度以及高素質的檔案管理人才，將給現(xiàn)代檔案管理帶來巨大的變化和發(fā)展，并逐步地實現(xiàn)檔案管理智能化和自動化。

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