談婦幼保健所檔案信息化管理中的問題與對策

楊東

【摘要】將信息技術運用到婦幼保健所檔案管理中是順應社會發展的必然趨勢。當時當前婦幼保健所在運用信息技術進行檔案工作還存在諸多的問題。基于此，筆者結合自身工作經驗，重點論述了婦幼保健所檔案信息化管理中存在的問題及相應的對策。

【關鍵詞】婦幼保健所;檔案信息化;問題;對策

在檔案信息化以及數字化技術高度發達的時代背景下，如何提高婦幼保健所檔案信息化管理水平，確保檔案信息的準確、完整、及時、安全以及高效是當前檔案管理工作人員必須重視的問題。

一、婦幼保健所檔案信息化管理的內涵及必要性

檔案信息化是指的應用信息技術等現代化的高科技手段對信息資源進行收集、整合，使得檔案信息獲取、應用實現數字化，最終達到檔案管理自動化，信息決策科學化。其內涵主要有：其一指的利用信息化手段對檔案進行收集、整理、分門別類，以方便查詢、利用，例如對檔案排序、鑒定編日、檢索以及歸檔能夠高效管理，提高利用率。其二指的數字化方式管理檔案信息，并能通過信息流來調控檔案物流，實現檔案管理的創新。當期加強婦幼保健所檔案信息化管理尤為必要，主要在于：第一，檔案信息化是發展婦幼保健事業的必然要求檔案。第二，檔案信息化是當前加強婦幼保健工作的需要。第三，檔案信息系統規范化為婦幼保健工作提供高效、優質的服務“實現檔案信息系統規范化，可改善檔案信息管理工作，使檔案信息管理部門從封閉走向開放，從檔案信息的保管和利用職能向檔案信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為婦幼保健工作服務。第四，檔案信息系統規范化可使信息發揮最大的效益”，?“電子文件可以利用很小空間但卻保存大量的信息，而且開發利用的速度快”具有直觀性、選擇性、易操作性。

二、婦幼保健所檔案信息化管理中的常見問題

（一）資金缺乏，基礎設施配備不足

我國在2012年才頒布了相關的法律來規范檔案管理工作，因此我國信息化檔案管理系統的起步較晚，相對其他發達國家，我國檔案信息化建設力度還不足，尤其是在基礎設備建設方面。雖然現在很多的婦幼保健所都提倡自動化辦公，但是由于基礎設施的不完善，自動化辦公水平嚴重受到阻礙。基礎的電子設備配備的不足，更別說數據庫軟件、MIS、GIS等應用軟件的擁有率，婦幼保健所基礎設備資金投入不足，設備配備不足嚴重阻礙了檔案信息化的發展。

（二）對檔案信息化管理工作的重視不夠

受傳統思想的影響，婦幼保健所工作人員以及管理人員對于檔案信息管理化的認識不足，對于電子文件的優勢并未充分認識，不將檔案信息化管理作為日常的基礎性工作。例如，檔案管理人員在對數據庫軟件的選擇以及使用過程匯總，不能夠充分發揮電子計算機以及計算機互聯網的重要作用。這些都嚴重的阻礙了檔案信息化的發展。

（三）檔案管理人員的信息化技術水平不高

檔案管理是一項綜合性強、技術性強、工作量大以及工作繁瑣的工作內容。隨著科學技術的不斷發展進步，信息技術在檔案管理中顯示了無比的優越性。但是要將信息技術充分運用到檔案管理中去，需要具備扎實的信息技術或者計算機技術且綜合素質都較強的管理人員。但是當前在婦幼保健所中，檔案管理人員的信息化技術水平相對不高。即使有人員培訓，往往也流于形式，進一步的影響到了檔案管理信息化的發展。

（四）檔案信息管理的保密性工作不到位

受到檔案管理人員個人意識以及技術的影響，當前在婦幼保健所得檔案信息化管理中，存在一定的安全漏洞。一方面，檔案工作人員個人意識不夠，在檔案的日常管理中，缺乏對檔案的安全性設置。例如有些工作人員在檔案網站上隨意發放信息，或者將檔案文件放置于開放的狀態中;另一方面在于操作技術的影響。由于計算機技術自身存在一定的安全隱患，各種木馬病毒隨時對計算機的安全性產生一定的影響，再加之一些黑客的惡意恭喜，導致檔案的安全受到極大地威脅。

三、婦幼保健所信息檔案信息化管理中應采取的對策

（一）增加經費投入，完善檔案管理基礎設施

為了不斷提高婦幼保健所得檔案信息化水平，首先就應加大對信息化設備的資金投入力度，加到對信息基礎設備的建設力度，進而為檔案信息化管理提供一個良好的工作環境。例如在基礎的辦公設施中配備性能較好的計算機、交換機、服務器、路由器等等硬件設備;同時還可以依據婦幼保健所得實際情況，選擇購買合適的數據庫系統，方便檔案信息的錄入、存儲、統計、查詢等。此外，還可以積極爭取有關部門的支持，盡量申請足夠的資金來實現有償服務來吸引優秀人才的加入，不斷提高檔案管理人員的工作積極性。總之，積極投入資金，不斷提高檔案信息化建設的軟件水平并不斷完善相關硬件設備。

（二）提高檔案管理人員的專業技能和綜合素質

檔案管理工作是一項綜合性強、技術要求高、工作量比較大的服務性工作。這就要求檔案管理人員要具備扎實的操作技術以及高度負責的態度。第一，應努力學些檔案管理專業知識，確保具備扎實的檔案管理水平。同時還應該積極學些現代化的管理知識以及婦幼保健所得基本醫學知識等，不斷鉆研有關業務知識以及邊緣學科的知識，確保努力提供綜合技術能力;第二，婦幼保健所應加強內部檔案管理人員的培訓力度，同時對外積極引進優秀人才，確保具備一直高素質、高技能的檔案管理工作人員;第三，檔案管理人員還應該具備高度的責任心，在日常檔案管理工作中，認真對待，做好日常檔案的歸檔、編號、分類等工作，避免出現漏登或者錯放等問題。

（三）提高檔案信息化管理的思想意識

要想提高檔案信息化管理水平，離不開管理人員的重視以及工作人員的支持。因此必須轉變檔案工作人員的思想意識，強化檔案信息化管理人員的思想意識。應摒棄以往重視設施的購置卻輕視社會服務的理念，不斷提高創新意識，強化開放意識，促使檔案服務朝向便捷化和快速化發展。同時婦幼保健所還應該做好宣傳工作，不斷提高相關工作人員對于檔案管理的重要性認識，要學會與時俱進，開拓創新，接受并學習新的思維與新方法。

（四）提高檔案安全性管理水平

檔案資料室單位或者機構對于其日常全部活動的真實記錄，檔案資料能夠體現單位或者機構的發展歷程，屬于極為重要的信息資源，能夠指導未來的工作開展。對于婦幼保健所而言，實現科學的檔案信息化管理能夠確保社會基層群眾的醫療安全以及有效防范醫患糾紛，因此婦幼保健所得檔案管理工作必須做好保密性以及安全性管理。第一，從技術方面提高安全性，例如提升訪問密碼級別，增加印章和數字簽名等方式，確保婦幼保健所的信息安全。第二，檔案管理人員還要及時對于電子檔案進行備份存檔，采取技術手段防止重要檔案的再復制，專機專用，并且定時對于計算機的軟硬件進行更新升級和病毒查殺。第三，制定嚴格規章制度，規范工作人員的操作水平，形成系統的安全保障體系，嚴格處分信息泄露人員。

總之，隨著信息技術的不斷發展，檔案信息化管理師實現婦幼保健所系統化管理的必要手段。由于檔案信息化建設較為繁瑣且工作量大，就應不斷加入資金投入，確保信息化基礎設備的配備，同時不斷提高工作人員的思想意識以及專業技能，最后還應該做好檔案信息的安全和保密性工作，進而推動婦幼保健檔案信息化的進一步發展。

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