IT設(shè)備采購模式的創(chuàng)建與成效

馮敏

（國網(wǎng)山東濰坊市寒亭區(qū)供電公司，山東濰坊　261100）

IT設(shè)備采購模式的創(chuàng)建與成效

馮敏

（國網(wǎng)山東濰坊市寒亭區(qū)供電公司，山東濰坊261100）

國網(wǎng)公司為全面增強(qiáng)對(duì)IT設(shè)備采購的管控能力，強(qiáng)化采購系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的制定和執(zhí)行，提高設(shè)備管理的信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)一開發(fā)了ERP系統(tǒng)，并在ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)上開發(fā)了電子商務(wù)平臺(tái)。ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了集中式的財(cái)務(wù)控制，優(yōu)化企業(yè)資源的使用，通過增強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，建立起良好的成本控制體系，組建統(tǒng)一的設(shè)備臺(tái)賬數(shù)據(jù)庫。電子商務(wù)平臺(tái)是現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)交易的重要平臺(tái)，是公司首個(gè)一級(jí)部署的關(guān)鍵業(yè)務(wù)系統(tǒng)、該平臺(tái)與ERP、物資輔助決策、主數(shù)據(jù)平臺(tái)（SG-MDM）共同構(gòu)成物資集約化管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)劃、采購、合同、供應(yīng)商管理等IT設(shè)備采購的全閉環(huán)管理，標(biāo)志著公司IT設(shè)備管理模式向建設(shè)“國內(nèi)領(lǐng)先、國際一流”的供應(yīng)鏈管理體系邁出了堅(jiān)實(shí)的一步。本文主要從IT類設(shè)備的申請(qǐng)與采購兩方面來進(jìn)行論述，讓大家對(duì)國家電網(wǎng)公司電子商務(wù)平臺(tái)以及ERP系統(tǒng)中零購固定資產(chǎn)的采購模式有更深刻的理解與認(rèn)識(shí)。

IT設(shè)備ERP系統(tǒng)電子商務(wù)平臺(tái)

1　IT設(shè)備管理制度的建立

首先要成立一個(gè)多元化的IT設(shè)備管理體系，IT設(shè)備管理由公司經(jīng)理、分管經(jīng)理，主管部門、各部門單位組成。以設(shè)備管理制度為指導(dǎo)，以ERP、電子商務(wù)平臺(tái)為采購模式，以桌面終端等設(shè)備管理軟件為技術(shù)手段，使設(shè)備管理循序漸進(jìn)，宜張宜弛。

2　IT設(shè)備的審批

首先主管部門依據(jù)公司整體需求或部門需求，有計(jì)劃的進(jìn)行統(tǒng)一填報(bào)。其次IT設(shè)備使用部門填寫辦公設(shè)備領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由設(shè)備申請(qǐng)部門持審批表到倉庫領(lǐng)取相應(yīng)的辦公設(shè)備。

3　IT設(shè)備的采購

IT辦公設(shè)備分為兩大類，一類是臺(tái)式機(jī)等終端設(shè)備的采購，一類是打印機(jī)等打印設(shè)備的采購。打印機(jī)、傳真機(jī)等設(shè)備需在電子商務(wù)平臺(tái)中采購；臺(tái)式機(jī)等終端設(shè)備需在ERP系統(tǒng)中采購。

3.1IT設(shè)備資產(chǎn)號(hào)的創(chuàng)建

IT設(shè)備屬于零購固定資產(chǎn)類，采購此類設(shè)備時(shí)需在ERP系統(tǒng)中為每臺(tái)設(shè)備創(chuàng)建資產(chǎn)卡片。

3.2打印機(jī)等辦公設(shè)備的采購

登陸ECP即超市化采購界面，在目錄中選擇你需要的物品，添加到購物車。（見圖1）

采購過程分為三部分，第一在ERP設(shè)備模塊里創(chuàng)建設(shè)備產(chǎn)生資產(chǎn)號(hào)，第二進(jìn)入電子商務(wù)平臺(tái)進(jìn)行采購，然后提交生成采購申請(qǐng)。第三進(jìn)ERP系統(tǒng)進(jìn)行審批，轉(zhuǎn)換成采購訂單完成采購。

圖1　

3.3臺(tái)式機(jī)設(shè)備采購

登錄ERP系統(tǒng)選擇零購固定資產(chǎn)，表格中填上必填字段，在項(xiàng)目細(xì)節(jié)中，填寫上采購權(quán)限，采購方式，招標(biāo)編號(hào)。

4　IT設(shè)備的領(lǐng)用流程

IT設(shè)備采購?fù)瓿珊螅晌镔Y班和信通班依據(jù)采購清單統(tǒng)一對(duì)設(shè)備型號(hào)進(jìn)行核實(shí)，倉庫保管員按照入庫程序進(jìn)行入庫。

IT設(shè)備申請(qǐng)部門填寫設(shè)備領(lǐng)用單，報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。申請(qǐng)部門攜帶審批表到倉庫領(lǐng)取。

5　IT設(shè)備采購系統(tǒng)的必要性

（1）IT設(shè)備采購系統(tǒng)的建立推動(dòng)了集中采購的實(shí)施，發(fā)揮集中采購的優(yōu)勢(shì)一直是物資供應(yīng)管理長期致力于實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，在以往的設(shè)備采購過程中，采購的價(jià)格沒有做到公開透明。ERP采購系統(tǒng)實(shí)施后正好填補(bǔ)了這方面的空白，尤其是電子商務(wù)平臺(tái)與ERP系統(tǒng)做到了緊密銜接，做到了設(shè)備價(jià)格的透明化，最大限度的發(fā)揮了采購的價(jià)格和資金上的優(yōu)勢(shì)。

（2）做到了采購方式的全覆蓋，這個(gè)采購模式就是說國家電網(wǎng)公司目前有兩種采購模式，第一種叫總部集中采購，就是全部由總部來進(jìn)行操作，把計(jì)劃報(bào)上來，總部組織，評(píng)審、發(fā)表、開標(biāo)、平標(biāo)、定標(biāo)。第二個(gè)模式就是說總部統(tǒng)一監(jiān)控，省公司具體實(shí)施。現(xiàn)在隨著集約化越來越高，所有省市縣辦公設(shè)備的采購基本上都能在平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)。

（3）實(shí)現(xiàn)了采購過程中的監(jiān)控，不管是系統(tǒng)的監(jiān)控，還是整個(gè)采購的過程，不管是你線上的操作，還是線下的操作，在采購系統(tǒng)中都會(huì)留下痕跡。

辦公設(shè)備采購實(shí)施的過程實(shí)際上是對(duì)企業(yè)組織體系、業(yè)務(wù)流程、管理程序、經(jīng)營效率、資源分布和利用等進(jìn)行全面梳理和優(yōu)化提升的過程。借助于這個(gè)過程，可以有效地推進(jìn)企業(yè)的IT設(shè)備的資源整合，加速組織體系扁平化的進(jìn)程；企業(yè)的內(nèi)部資源通過集成集成化管理和統(tǒng)籌調(diào)配得到充分的利用，減少了多購重組造成的資金占用，促進(jìn)降本增效，總之通過ERP及電子商務(wù)平臺(tái)采購系統(tǒng)的應(yīng)用，可以提高管理人員的綜合素質(zhì)，提升企業(yè)的管理水平，增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，為企業(yè)改革提供動(dòng)力，為規(guī)范管理創(chuàng)建條件，為堵塞漏洞提高手段，為信息共享提供平臺(tái)，為輔助決策提供依據(jù)。