外貿企業的內部控制探析

（江蘇匯鴻畜產嘉野實業有限公司江蘇南京210001）

外貿企業在我國經濟體系之中處于重要位置，而受金融危機的影響，我國外貿企業的經營發展面臨著巨大的挑戰。隨著外貿企業經營發展的變化以及貿易環境的復雜多變，國內外貿企業要迎接經濟環境變化的挑戰，必須要加強自身經濟實力。而從現實情況看，外貿企業內部控制問題很大程度上抑制了企業的發展進程，因此，完善并加強外貿企業內部控制，是外貿企業發展過程中必須重視的問題。

一、外貿企業內部控制現狀

經濟全球化的發展使國內外貿企業面臨著日益激烈的國際市場競爭和挑戰。隨著中國外貿體制改革和外貿經營權的放開，出現了許多中小型外貿企業，這些企業普遍存在著一些問題：缺乏一套行之有效的進出口風險管理的方法；企業組織結構簡單，規章制度缺失，人才缺乏，管理水平不高；有的企業法律法規意識淡薄，財務不透明，會計信息質量不高，財務制度及會計人員分工中的“內部牽制”原則等得不到真正的落實；會計憑證的填制缺乏合理有效的原始憑證支持等。追根尋源，相當一部分外貿企業對建立內部控制制度不夠重視，內部控制制度殘缺不全或有關內容不夠合理；從表面上看將已訂立的企業內部控制制度公布出來，實質上忽視內部控制制度執行情況，使內部控制制度流于形式，失去了應有的剛性和嚴肅性。

總體上我國外貿企業內部控制起步比較晚，發展相對緩慢，現階段，許多外貿企業尚未構建起完善的內部控制體系，即使是有了相應的內部控制制度與體系，在執行過程中也存在著一系列問題。面對風云變幻的國際貿易市場，出口商很難準確把握其變動方向，更難及時準確無誤地采取應對措施。與此同時，我國進出口企業遭遇風險和損失的案例也在不斷增加，如何識別和防控風險，加強自身抗風險能力，促進我國進出口企業持續健康發展，已成為當前亟待解決的問題。

二、外貿企業內部控制存在的問題及危害

（一）缺乏對風險的全面評估防范能力。外貿企業的經營過程涉及的中間環節多，交易雙方相距遙遠，企業管控難度較大，面臨風險很多。在市場環境日益復雜的形勢下，外貿企業經營風險正逐漸增加，主要表現為匯率風險、信用風險和外貿風險等。當前我國外貿企業主要采用D/P、D/A等出口結匯貿易方式，以及代開信用證的進口貿易方式，此類貿易方式主要以信用為基礎，一旦對方失信，將給企業帶來直接的經濟損失。其次，經濟交易活動主要以外幣為結算貨幣，匯率變化所帶來的風險也是直接影響外貿企業經濟效益的重要因素。

（二）缺乏透明可靠的外貿信息。透明可靠的信息報告能夠為管理層提供準確完整的信息，支持管理層的決策和對營運活動及業績的監控。目前我國外貿行業中有一個突出問題，就是企業內部對于內部控制的認識不足。有些企業雖然建立了成套的內部控制制度及實施辦法，但是執行過程中不夠嚴格，有些企業尚未建立嚴格的內部控制管理制度。這就導致實際工作中容易出現虛報以及偽造的現象，管理者無法得到真實可靠的數據來作為企業管理的參考，也不能夠保證對外披露的信息報告的真實、完整，最終損害企業的誠信度和公信力。

（三）內部審計監管缺位。大部分外貿公司無內部審計部門，或內審部門缺乏獨立性，而外審同樣也存在獨立性不足的問題。目前我國外貿行業在監控方面整體比較缺乏，幾乎全部依賴于外部審計。很多中小型外貿企業規模相對較小，有的甚至只有幾名員工，內部審計制度及部門也并沒有完全建立起來。很多外貿企業并不能夠按照內部審計的要求，設置必要的職能機構或專職崗位，部分崗位權責界限模糊不清，模棱兩可，導致內部管理比較混亂，甚至權責的關鍵領域也沒有設置固定的報告負責部門，因而無法實現不相容職務的分離，這是內部監管的薄弱環節。

（四）內部控制活動不完善。外貿業務的特點主要有多樣化、交易過程長、涉及部門多、交易環節多、相關風險大等。針對這些特點，需要開展切實可行的內部控制，在充分研究外貿經營風險的同時，建立風險評估機制和回避機制，以最大限度地減少損失。然而現實中，很多外貿企業的內部控制制度不夠完善且拘泥于形式，內部控制體系缺乏科學性和協調性，企業管理層對內部控制認識不足、意識薄弱，對建立內部控制不重視。即使制定了內控制度也是流于形式，缺乏執行力與可操作性。

三、完善內部控制的具體策略

（一）加強內部控制軟環境建設。內部控制環境受企業文化和經營行為的影響，包括員工的工作能力、管理層的經營模式、組織機構的職權分配方式等。外貿企業要充分重視內部控制對于企業長遠發展的作用，尤其是企業的高層管理者，要提高內部控制的管理意識，在企業文化建設中，加入風險防控的理念，并加強全體員工職業道德的培養及管理知識的培訓，完善企業內部控制制度并監督實施，使企業全體人員都具備高度的內部控制意識和責任感，從而促進內部控制的有效開展，這樣才能夠推進外貿企業長遠健康的發展。以出口退稅為例，辦理出口退稅必須提“一單兩票”，即：出口報關單、出口發票、增值稅專用發票；要求每月核算員將配對齊全的單據輸入電腦，退稅專管員將退稅數據進行處理，并打印一份交核算員核對，確認無誤后，再由退稅員集中審核一次，裝訂成冊上報；及時把退稅款按運編號劃轉各業務部，核算員應逐筆核對轉銷；清算結束后，將未能退到的稅款，會同公司業務部逐筆查明原因，向總經理室匯報處理；月終應編報出口退稅情況表，報送有關部門。

（二）設置內部控制及風險管理崗位。外貿企業需建立適應外貿企業特點的組織結構模式，除了傳統的職能機構和崗位外，還需要設置內部審計、信息管理、單證管理、信用管理、決策咨詢等專職機構或專職崗位，并保證關聯崗位不能兼任，如貨幣資金業務不能兼任審批與執行、保管與盤點清查、會計記錄與審計監督等；存貨業務不能兼任采購與驗收、付款、保管與相關會計記錄、申請與會計記錄等。除此以外，外貿企業還應該制定出具體的內部控制以及風險管理崗位職責，對出現錯誤的員工進行責任追究，有效形成崗位之間的良好協作、制衡以及監督的高效運行機制，并且堅持長效運用，形成良好的創新性管理文化。

（三）加強對外貿風險的內部控制。外貿企業因為生存環境的問題，面臨的風險復雜多樣。外貿企業必須著眼于內部控制和外部的出口信用保險機制，在此基礎上，不斷強化防范出口風險力度，并對風險做出相應的規避。外貿企業的風險內部控制應該貫穿整個外貿流程，在業務開展前，外貿企業要搜集客戶資料，建立客戶檔案，根據客戶的資信狀況采取不同的收匯及貿易方式，確保內部控制材料單據的真實可靠。在開展業務中，外貿企業要強化對業務處理的過程控制，落實對業務成果的核算控制，應該按合同期限確定貿易結匯的期限，督促業務部門催討結匯，要求負責報告的部門及時跟蹤，并完成本企業內部控制報告的編寫。

（四）完善外貿企業內部控制制度。外貿企業要貫徹執行已經制定的各項制度，建立并完善現有的制度。實際工作中按照制度的規定，計劃、組織、調整經濟活動和具體業務，達到有效控制的目的，以促進管理目標的實現。加強員工培訓，提高員工自我監督和監督他人的意識。同時注意內部控制制度執行中的檢查和調整，發現違反制度的行為一定要及時處理。以資金使用為例，資金實現總額控制，業務部只能在申請的資金總額內使用，透支使用按當年經營方案確定的利率計收利息，并且不得出現新的不合理資金占用；財務部指定專人負責，每天將資金使用情況及時輸入電腦，以便及時了解資金使用情況，財務部優先解決有存款的業務部資金支付；各業務部在資金總額內支付貨款，憑票付款，財務部一般情況下保證供給，但預付貨款、借款等支付，必須按規定程序報批，并指定專人收回；財務部每月對各業務部資金使用情況進行檢查。對不合理的資金占用（逾期國內外賬款、滯銷存貨等），將根據公司制定的經營方案處理。

隨著全球經濟的一體化發展和我國經濟的快速發展，外貿企業對外經營規模的不斷擴大,經營方式更為復雜，面臨的外貿風險因素越來越多，因此，客觀上就要求外貿企業通過健全的內部監督機制來控制貿易項目的各個流程，全方位評估和抵御企業經營中的財務風險，防范和化解經營過程中的各種風險，確保企業預期經營目標得以實現，實現外貿企業長遠健康的發展。