探究文書檔案管理的問題及對策

于彥明

[摘 要]隨著時代的發展，文書檔案的存儲數量也在不斷增加，龐大的文書檔案管理工作已經讓管理人員應接不暇，加上其它各方面的原因，我們的文書檔案管理必須改革，本文提出了建立數字化檔案等對策。

[關鍵詞]文書；檔案管理；問題；對策；信息化

一、存在的問題

（一）文書檔案的抗風險能力有待提高

文書的檔案是十分重要的材料，而我國的文書檔案抗風險能力一直較低下。主要原因是受到經濟因素的思想觀念的影響，雖然我的文書檔案管理部門做好了基本的檔案保護措施，但當遇到一些大型的自然災害或不可抗力因素時，文書檔案的抗風險能力弊病就會立刻凸顯出來。例如，2008年的汶川大地震，由于地震的強大破壞作用，整個汶川基本被夷為廢墟，還造成了巨大的財產損失和人員傷亡，很多文書檔案已經不復存在，這給后期的財產理賠工作帶來了很大的困難。

（二）文書檔案具有明顯的時代特征

由于文書檔案所跨越的時間較長，在不同的歷史階段，文書檔案的管理方式也有很大的不同。隨著現代科技和經濟的發展，我國的文書檔案管理已經發生了很大的變化，文書檔案具有明顯的時代特征。但是，我國文書檔案管理人員的專業性普遍較低，管理人員的業務能力不高，不能及時發現問題，解決問題，材料檔案的不規范問題時常發生。在科技不夠發達的時期，文書檔案是由紙張組成的，且檔案中對于文書的描述過于簡單，通常只有平面結構圖，文書周圍的情況描述較少。

（三）文書檔案的形式單一

完整的文書檔案中，必須包含除了文字、圖表之外，還應有一些相關的照片、錄音、重要數據的底版和其他影像資料。但隨著時代的發展，這些資料已經無法滿足人們的需要了，由于文書檔案的特殊性，它在保存中有特殊的載體，如果這些載體遭到損壞，整個管理成本會提高很多。因此，對于特殊的檔案材料，一定要讓專人管理，還要有特定的管理制度。只是我們在這方面的人才很少，所以我們要大量培養這樣的人才，以便適應社會發展的需求。

二、加強管理，解決問題

（一）加強基礎工作

實現檔案數字化是現代文書檔案管理的主要趨勢。由于這是一項技術活，管理人員需要事先做好材料調查和搜集，對存量文書檔案進行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料的完整性。再者，其檔案內容要精確簡潔，減去檔案中不必要的內容。最后，必須保證檔案資料中內容的清晰，排序也必須符合規定。數字化后，還應對數據質量、圖像質量進行檢查，保證萬無一失

（二）建立統一標準

國家檔案局已經針對電子檔案管理制定了相應的標準，這對我國的電子檔案管理起到了很大的規范作用。文書管理部門也必須結合時代和的行業的特點，制定與本行業檔案管理相關的制度，提高檔案管理的質量和有效性，實現文書檔案的數字化管理，并逐漸走向現代化，與世界接軌。

（三）保存雙套檔案

文書檔案數字化是檔案工作中的新內容，也是新的發展，但我們還有許多問題需要解決，如數字化檔案中信息歸納問題，檔案的執行憑證問題，數字化檔案的安全訪問和安全管理問題，或者信息的規范化、存儲等方方面面的問題。所以，我們必須根據實際，在相當長的一段時間內，對文書檔案管理實行雙保險，就是在使用電子計算機保存的同時，還做好紙張檔案儲存，這樣就能保證文書檔案的安全可靠了。在現代化管理中，我們首先要做好數字化管理，建立相關的文書檔案信息搜索平臺，讓業主可以方面的搜索到信息；在實現文書檔案的逐頁掃描，存入微機。在文書檔案提供利用過程中，只要是關于檔案的修改、閱讀、檢查等方面的，都應使用觸屏、電腦查看等科學技術，這樣也能減少文書檔案過多的與外界接觸，保證其安全。

（四）搞好前期控制

根據我國相關法律，文書檔案必須是真實、準確的，不得與事實相違背。如果文書檔案本身存在一些記錄錯誤或者其它誤差，那么文書檔案的法律效力就會大大降低，在發揮憑證作用的過程中就會出現證據錯誤和證據不足的問題。為了避免這一問題的發生，文書檔案必須做好事前控制，在檔案歸檔錢，應該把握好三關：加強文件資料審核的管理。相關人員在進行文書登記時，一點要嚴格審查當事人的資料完善、是否符合資格要求，并保證其提供的資料都是合法有效的；文件材料的形成要合法。申請人在辦理文書登記過程中，需按照相關規定填寫一些資料和提供一些信息，這些資料都是不可缺的。其中，當事人是自然人的，核對好信息后，在身份證復印件上簽好無異議等字樣，并簽字按手印；如果是法人，就應讓法定代表人填好委托書，并加蓋單位公章。只有做好文書的事前審查工作，才能為后期的檔案管理打下基礎；文書資料移交的管理。這是文書資料管理中最重要的環節，檔案在交接過程中，管理人員必須對檔案資料再一次進行檢查。如果發現錯誤或不足的資料文件，檔案管理人員可以拒收。但要說明原因，比便當事人及時采取補救措施。

（五）注重人才的培養

我們從文書檔案未來發展的角度來看，單單只懂得計算機技術和紙質等載體的檔案管理人員將無法勝任這項工作，因為社會的現代化發展對管理人員的要求也會越來越高。因此，我們必須建設一支具有專業管理能力的人才，應以復合型人才為重點的人才隊伍，實現文書檔案管理的全面進步。數字化文書檔案管理人才必須是全面的人才，只有這樣的人才，才能適應社會經濟的發展，才能積極面對挑戰，解決問題。文書檔案數字化的實施，減少了檔案管理部門的工作量，為社會提供了更便捷的服務，還能有效增強檔案的安全性和可靠性，保護了公民的合法利益。因此，文書檔案部門必須抓住機遇，積極探索和努力實踐，引進先進的管理技術，制定完善的管理制度，全面推進文書檔案管理的發展。

參考文獻：

[1]潘莉.高職院校文秘專業文書檔案管理課程改革探討[J].蘭臺世界，2010，（14）.

[2]張寧紅.淺談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].黑龍江檔案，2011，（01）.

[3]褚立慧.文書檔案管理中存在的問題與對策研究[J].黑河學刊，2011，（02）

[4]宋李娜.淺議辦公自動化環境的文書檔案管理[J].檔案，2010，（02）.

[5]劉延玲；李春竹.淺析企業文書檔案管理中存在的問題及對策[J].蘭臺世界，2013，（z1）.