信息時代檔案管理的素質要求

雷偉

摘 要：檔案管理工作是一項專業性較強的工作，檔案管理人員的素質水平直接影響檔案管理工作的質量。隨著科技的發展，特別是信息技術的迅猛發展，信息技術不斷被應用于檔案管理中來提升工作效率，這就要求信息時代的檔案管理人員必須具備信息技術和檔案信息化管理能力。

關鍵字：信息時代 檔案管理人員 素質要求

檔案作為記錄歷史事實的載體，是一種非常珍貴的信息資源。檔案管理工作是一項政治性和專業性很強的工作。檔案管理人員肩負著管理、保護檔案的職責。檔案管理人員的素質，直接影響著檔案管理工作的效率和質量，關系到檔案的保存和利用效果。隨著科技的進步，信息技術被不斷應用于檔案管理，檔案管理人員必須與時俱進，適應新形勢、新要求，不斷提高自身的綜合素質，才能勝任信息時代的檔案管理工作。

政治素質和法律素質

檔案工作是一項政治性、機密性很強的工作，因此要求檔案管理人員必須具備堅定的政治立場和較強的法律素質，必須堅持學習馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論，學習“三個代表”，樹立科學發展觀，學習“四個全面”，貫徹執行《檔案法》，嚴守黨和國家的機密，忠于和熱愛檔案事業。

檔案管理人員法律素質的高低關系到檔案管理人員能否把檔案專業法律法規、政策等靈活運用于自己的工作實際，熟練完成自己的業務工作。 在實際工作中，要貫徹執行《檔案法》中關于檔案收集、保管、利用的各項法規，例如《檔案法》第十條規定了檔案管理的基本內容，主要涉及了立卷歸檔、移交、利用、鑒定、保管、交換、轉讓、出賣等方面。對于立卷歸檔方面，法律規定應立卷歸檔的文件必須按照規定，定期移交，集中管理，個人不得據為己有，不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。

檔案具有機密性，不同機密等級的檔案其使用者的權限也有所區別。我國《檔案法》第十四條規定：“保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密，必須按照國家有關保密的法律和行政法規規定的辦理。"《檔案法》第十六條規定，：“集體所有的和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保存的檔案，檔案所有者應當妥善保管。”管理人員工作在檔案管理的崗位，應當履行保護檔案的責任和義務。《檔案法》第二十四條規定：“有下列行為之一的，根據情節輕重，給予行政處分；造成損失的，責令賠償損失；構成犯罪的，依法追究刑事責任：（一）損毀、丟失或擅自銷毀屬于國家所有檔案的；（二）擅自提供、抄錄、公布屬于國家所有的檔案的；（三）涂改、偽造檔案的；（四）出賣屬于國家所有檔案的；（五）倒賣檔案牟利或者私自將檔案賣給外國人的；（六）攜運禁止處境的檔案及其復制件處境的；（七）檔案工作人員玩忽職守造成檔案損失的。”

檔案管理人員必須轉變觀念，增強法律意識，養成法治思維。把檔案管理工作上升到法律層面認識。加強對《檔案法》等相關方面的法律知識的學習，提高法律素質。在檔案管理工作中要積極預防法律風險的發生，嚴格遵守國家的法律法規，完善單位的規章制度，做到嚴格依法治檔，確保檔案工作的規范化、法制化。

業務素質和學習能力

業務素質即檔案管理人員履行職責的知識水平和技術實踐能力。它是檔案管理者從事檔案業務必須具備的素質，更是完成檔案管理工作任務的重要保證。作為檔案管理人員應熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規和方針政策，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業務規定，熟悉本單位有關檔案管理的各項規章制度，熟悉自己所從事的業務工作，通曉檔案各學科的理論和方法，掌握檔案管理基礎理論知識，例如，檔案管理理論、檔案管理技術、檔案信息資源開發利用、檔案編研等。

檔案管理人員的業務素質水平直接影響檔案管理工作的質量。檔案管理人員應該提高認識水平，強化繼續教育，堅持學以致用的原則，積極參加省或市檔案局舉辦的檔案專業人員培訓班，舉辦單位內部“檔案宣傳日”等活動，組織集中學習《檔案法》和檔案知識，并通過組織研討、研究課題、撰寫論文等方式提高專業水平，不斷吸收檔案管理新理論、新方法、新觀念，將所學理論知識運用到實踐中，提高檔案工作質量。

檔案信息價值的實現在于有效利用，就是根據人們對檔案信息利用的需求，對所管理和獲取的檔案信息進行綜合分析，挖掘信息資源，匯編科研成果簡介、檔案年鑒、大事記、組織機構沿革等多種編研成果，為利用者提供全新的深層次的檔案信息服務。這些工作中常常涉及到文字材料的組織寫作，只有具備較強的文字表達能力，才能勝任。檔案管理人員應積極主動的學習檔案學相關理論，學習寬泛廣博的多學科知識，掌握檔案編研的理論和方法，加強對檔案資源內涵和外延的挖掘，才能滿足工作的需要。

服務意識和協調能力

檔案管理人員要一開始就要樹立“工作就是服務”的觀念。以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發點和歸宿。過去，檔案管理被人為的限定在檔案的接收、征集、整理、鑒定、保管、利用等方面。檔案管理應順應時代的要求，遵循“服務全局、服務中心工作”的宗旨，立足于海事工作對檔案信息的需求，加強對檔案內容的分析，全方位的將有價值的信息和知識揭示出來，從而提高檔案信息的利用率。

服務過程中，在態度上做到主動、熱情、和藹、耐心、周到、及時；在語言上做到文雅和氣，謙遜有禮。耐心細致的為利用者服務，主動熟悉本單位的工作，了解不同的利用者在不同時期對檔案的不同需求，以便及時、完整、準確、主動地向不同的利用者提供檔案服務。

由于檔案資料來源于各個部門的具體工作，許多有價值的檔案資料不能及時收集和歸檔，需要檔案管理人員增強自己的協調能力，和各部門有關人員保持暢通的聯系，建立信息網絡，及時、完整、全面地收集各部門的檔案。

檔案所記載和存儲的信息，是不可再生的信息資源，檔案管理人員應從原有的“等、靠、要”的方式中解脫出來，變為發展服務的先行者和創造者，逐步形成檔案管理工作從事后的收集材料變為事前介入、事中參與、時時跟蹤的檔案管理工作理念，在實際工作中增加工作的目的性和主動性，同時，要加強對檔案信息的深入加工，真正發揮檔案管理人員的核心作用。

敬業精神和心理調適能力

檔案管理工作大多數時間里需要面對各種檔案材料，與人打交道的機會少，同時檔案工作單調、重復、瑣碎需要特別細心耐心，容易使人產生煩躁情緒。檔案管理人員應保有開放的心態，加強與同事的交流，不局限于自己的小天地，積極調試自我心理，保持充沛的工作動力和飽滿的工作熱情。

檔案管理人員必須全面準確地把握業績觀的科學內涵，在平凡的工作中干出不平凡的業績，服務單位發展大局，服務中心工作，務實求真，扎扎實實把檔案管理工作落到實處。要耐得住寂寞，不計較個人名利得失，保持良好心態，在平凡的工作中做出優異成績。

檔案管理人員應具有強烈的敬業精神，愛崗敬業、任勞任怨、一絲不茍、干一行、愛一行、專一行；必須不斷提高職業道德素質，主動承擔責任，自覺認識和履行自己的義務，提升檔案管理工作質量；必須具有較高的職業操守，保守機密、依法辦事、照章行事，保證檔案的原始性、真實性、有效性。

信息技術和檔案信息化管理能力

檔案信息化是指運用現代化的信息科學技術，尤其是計算機為主要載體的職能化工具為依托，對檔案資料進行收集、整理、開發及利用，這是一種高效、科學的管理模式，主要包括建設標準化、資料儲存數字化、信息利用網絡化。檔案信息化的不斷發展，要求檔案管理人員必須掌握信息技術知識，懂得計算機技術、網絡技術、數據庫技術、光盤技術、縮印復印技術、錄像照相技術等，掌握基本的信息管理知識及操作方法，熟練地進行檔案信息輸入與輸出，具備獲取、鑒別、處理、利用信息的能力，進行信息的著錄、原文掛接、電子查閱，開展網絡服務。

同時，檔案管理人員要借鑒國內外、省內外檔案信息化建設先進的研究成果，制定適合本部門的各種電子文件、電子檔案管理規劃、辦法和標準，并有效地去指導實施，推動檔案管理事業向前發展。

檔案信息化的發展，在提高工作效率的同時，也帶來了像病毒傳播、非法訪問等問題。因此，檔案管理人員必須逐步完善內部規章制度，加強網絡完全保障體系建設，加強對各類涉密檔案的管理。定期檢測客戶機和服務的系統漏洞和系統配置情況，定期給操作系統安裝補丁，及時發現安全隱患，堵住各種安全漏洞，并采取堅實有效的防病毒技術。

綜上所述，只有檔案管理人員的素質不斷提高，才能逐步適應和實現檔案管理的信息化、現代化。檔案管理人員應加強自身修養，加強學習，完善自身知識結構，錘煉自身業務能力，把自己培養成高素質人才，更好地推動檔案事業的發展。

（作者單位：揚州海事局 ）