監所檔案數字化建設的實踐與思考

王玲 周四明

本文所指的監所檔案，是指監獄和戒毒所收藏的罪犯（戒毒人員）改造、獄政管理、科學技術、財務管理、監所發展等檔案，這些檔案真實記錄了監所建立以來的歷史發展和延革，是監所重要的第一手信息資料。本文將結合我監實際，就監所檔案數字化建設實踐談談自己的體會和看法。

一、我監所檔案數字化工作的實踐

1、主要做法

當前我省監所檔案室的檔案保管、利用，多數仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，檔案信息資源不能很好地利用，更無法實現信息共享。為了加快實現檔案的數字化管理，我監所近年來致力于檔案資源數字化建設。2012年，我監所引進精益A320數字化掃描儀，開始了檔案數字化的實踐工作。去年，為了加快室藏檔案的數字化工作，根據上級的統一布署和推進檔案室數字化建設的總要求，我監所采用外包的方式，全面鋪開數字化建設方案，對2012年以前形成的監所文書檔案（永久和長期或30年）以及會計報表類進行全文數字化加工。為確保這項工作有序、安全地進行，我單位與外包方簽訂了明確工作要求、明確監督檢查要求和明確保密工作要求的合同，并約定承包的數量、質量、酬金、以及時間和驗收方法及標準等。

目前，在檔案信息庫與檔案掃描方面已經完成的工作有：

檔案原件掃描文圖共計70多萬張；文件條目計算機錄入近十多萬條。

2、下一步打算

一是建立檔案數據庫。第一步，輸入文件級目錄，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面查漏補缺，提高正確性，從而確保檔案數據庫的真實性、完整性和有效性。第二步，在前面掃描錄入文件信息的基礎上，實現原文件信息數字化。

二是建立了檔案室網站。依托單位OA網上辦公系統，做到文檔一體化，實現資源共享。在局域網上提供檔案信息查閱，政策法規查詢、舉辦網上展覽等，充分展示發展成果，實現資源有效利用。

三是加強文件的收集和積累工作。電子文件是未來室藏數字檔案向外開放的主要窗口，為實現這一目標，要求進室單位必須同時遞交紙質文件和電子版文件，由檔案室進行統一歸檔后依托OA系統實現網上現行文件查閱中心提供全文查詢，并通過這一途徑有效開展政務公開工作。

二、存在的問題

（一）規范和安全保障滯后

檔案數字化工作是基于檔案信息化建設大背景下的一項基礎工作，必須遵循統一的標準規范，在國家層面上，有《中華人民共和國紙質檔案數字化技術規范》等國家檔案行業法規，因此在微觀層面上要求單位亦必須制定出相應的質量標準、鑒定原則和操作規程等，形成一套檔案數字化工作的制度體系；隨著檔案數字化工作的全面鋪開，加強檔案數字化工作的安全管理擺到了突出的地位，要加強全程監控，做好檔案內容的保密工作，重點是做好數據管理，防止數據的丟失、破壞、被盜等不安全因素。

（二）硬件不硬

計算機、掃描儀等硬件配置低、性能不穩定，影響掃描的速度和質量；檔案數字化是一個長期的過程，硬件的購置不可能一步到位，也不需要一步到位，但應保證掃描儀等硬件設施的成龍配套，使其具有較強的物質支撐能力和作用。

（三）軟件不軟

一是應用軟件的開發有待提高，軟件功能越強、操作越簡便，效率就會明顯提高。二是人才的開發有待深化。目前我們采用檔案業務人員與計算機專業人員結合的方式進行的，但檔案數字化管理涉及到多方位的控制和管理，要引進大學檔案學專業畢業生充實檔案管理工作隊伍，提升管理水平。

三、應對的策略

一是各級領導的高度重視是開展這項工作的有效保證。檔案數字化建設是一項長期的系統工程，不是一朝一夕能夠完成的。檔案數字化工作又是一涉及多部門的綜合性工作，必須加強統籌管理和協調，確保各項工作有序展開。檔案數字化工作更是一項科學管理工作，必須制訂有效的工作流程，充分發揮激勵機制，才能調動好工作人員的工作積極性和創造性，使這項工作扎扎實實地開展下去。

二是加強基礎設施建設，加大資金投入。在信息采集環節，購置照像機、錄像機和掃描儀等必要的設備；在信息存儲環節，購置必要的存儲設備；在信息利用環節，購置計算機、打印機、復印機等設備。

三是加強隊伍建設。一是鼓勵在職人員通過在職培訓、進修和自學考試等方式不斷提高業務水平，掌握和運用現代檔案管理技術和技能；二是從大專院校中招收檔案專業學生，充實檔案監所檔案管理隊伍。

四是下大力氣做好規范和安全保障工作。要依據《中華人民共和國紙質檔案數字化技術規范》等國家檔案行業法規，制定本單位的《紙質檔案數字化質量標準》、《室藏檔案數字化鑒定原則》、《檔案數字化加工操作規程》等規章制度，只有做到制度先行，才能保證檔案數字化工作有章可循，從而步入健康發展的良性軌道。要加強檔案數字化工作的安全管理，重點是做好數據管理，防止數據的丟失、破壞、被盜、更改，消除電磁輻射、非法下載復制、病毒侵襲、系統崩潰、硬件損壞等不安全因素。

五是做好檔案數字化的質量檢查，加強數據的質量控制。當前在人才缺乏，經驗不足、資料量大的情況下采用“外包與自建相結合”的數字化建設方案方案不失為一種好的辦法，但必須加強管理，尤其是加強質量檢查。重點是做好數字化后的數據質量、圖像質量檢查工作，做到掃描后的文件圖像保持檔案的原貌，字跡清楚，無錯掃、漏掃。對數字化前的檔案要做好整理檢查，使之原件完整、排序正確，對監所山林土地等利用頻繁，破損嚴重的檔案，要預先修整，確保數據和圖像質量符合要求。