委外加工品之存貨盤點管理實務

尹忠三

在日漸成熟且多元發展的物聯網商機及雲經濟趨勢下，各產業產銷模式日後將朝少量多樣的方向進行調整，如此改變不僅是因應產品策略須從製造者供給端的角度，轉為消費者需求面的思考外；更是希望藉由「少量多樣」彈性生產、客製化商品的銷售服務型態，來提高企業本身的附加價值，從而切割競爭者眾的紅海市場，達到可獲取較高利潤的營運成果。

委外加工庫存存貨管理盲點

不過，這樣從大量生產到少量多樣的供應鏈層次改變，可能使得企業為求快速供貨以滿足客戶需求，不得不尋找生產製程中能提供各種技術解決及產能調配的加工外包廠作為自己的協力衛星工廠。但在以往所接觸企業的經驗中，由於委外加工廠規模較小、人力較不足，基於成本效益的考量，本廠與外廠間存貨管理系統不易建置，多半仍以人工表單作業之。如此則衍生出寄放外包廠的委外加工庫存品數量及品質，難以立即掌握，造成存貨管理上的另一盲點。

因寄外庫存管理不確實而影響了公司購料需求預估的偏差，或認列了意外的存貨損耗金額，甚至是錯計了加工費成本，或外包合約權利義務的不對稱等，再再都指出委外加工品存貨管理的重要性。在兼顧管理資源有限及生產出貨無礙情況下，或許定期盤點存貨的做法就成了補足庫存資訊落差的重要手段之一，以下列示幾點寄外存貨盤點應注意事項，俾供企業管理實務參考。

寄外存貨盤點注意事項

1.外包管理人員應依據會計單位訂定之總體存貨盤點計畫，負責公司暫放於各外包加工廠之寄外存貨相關盤點工作，以確定庫存之數量及狀況。

2.實施存貨盤點前，應先了解加工廠代為保管存貨之產品內容、金額大小及存放位置，並取得存貨報表清冊，以作為存貨盤點作業規劃之依據。

3.為便於存貨品質狀態之掌握及庫存金額之評估，外包管理人員應通知加工廠配合盤點時，需將存貨區分為正常品、過時品、瑕疵品、呆廢料，並與加工廠內其他廠家庫存予以明顯分隔擺放。

4.對於存貨盤點期間的收發貨截止控管、廠內存貨異動控制應妥為因應，以確保存貨均歸屬至正確年度內。

5.原則上採停工盤點，若因特殊原因無法停工而需繼續生產，以致存貨數量在動態情況下不易清點確定時，應取得該廠該批產品料號之生產記錄表，作為推算庫存數量之依據。

6.公司實施存貨盤點的日期與時間，優先以配合財務報表結算日為主，並兼顧產銷排程及出貨需求，由會計單位與產銷單位協調，並與簽證會計師討論後訂定之。

7.當盤點日期確認後，外包管理人員應發送存貨盤點之工作指示及注意事項予加工廠商，請其配合辦理。

8.盤點時，外包管理人員宜請加工廠商做好現場清潔，將存貨做適當的整理擺放；盤點單也應妥善填寫完成，且浮貼於列盤存貨之明顯處，避免造成漏盤情事。

9.若置放加工廠存貨金額價值較高或狀況較為複雜時，外包管理人員宜召開盤點會議，進一步面對面的溝通問題及作業講解。

10.管理或會計單位人員應對列盤庫存進行抽點複盤，以強化加工廠寄外存貨的盤點作業，並落實存貨管理的內部控制制度。

11.盤點結束後，外包管理人員應盡速取得存貨盤點結果匯總表，並針對盤盈虧差異進行分析、調查及提出改善對策。

12.存貨盤點單需預先連續編號，由會計單位協同資訊單位負責製作、列印及提供，並對盤點單的領用及回收，做好適當的登記與管控，對於作廢或空白之盤點單，亦應妥為保管。

總之，存貨管理的良好與否，往往具有公司內部控制制度是否健全的指標性意義；而及時正確的存貨數字對於資金需求估列、財務預測編製及營運比率之計算與分析，更是扮演重要的影響因子。鑑此，對於管理視線無法一眼看顧的委外加工品存貨，尤應藉由完善的庫存資訊系統及嚴謹的盤點管控機制加以緊盯，方能確保財務報表上期末存貨及銷貨成本的準確度，進而有助經營高層管理數據之決策判斷！