淺談學(xué)科檔案分級管理體系與機(jī)制建設(shè)

文/南京森林警察學(xué)院 李娟

淺談學(xué)科檔案分級管理體系與機(jī)制建設(shè)

文/南京森林警察學(xué)院 李娟

對學(xué)科檔案分級管理規(guī)劃是從高校實(shí)際出發(fā)，在充分剖析學(xué)科檔案管理存在問題的基礎(chǔ)上，對高校學(xué)科檔案管理分級管理體系及互動(dòng)機(jī)制，提出“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的初步設(shè)想。

學(xué)科檔案；分級管理；體系；機(jī)制

學(xué)科水平是高校辦水平的主要標(biāo)志，是高校整體實(shí)力的核心，是高校競爭力的標(biāo)志。學(xué)科建設(shè)對于高校的學(xué)科、科研、社會(huì)服務(wù)、人才培養(yǎng)作用等起著支撐作用。在學(xué)科建設(shè)中產(chǎn)生的大量學(xué)科檔案， 作為高校學(xué)科建設(shè)的信息資源， 對學(xué)科建設(shè)有著重要的歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。在高校的日常管理當(dāng)中，在學(xué)科檔案的產(chǎn)生、收集、整理、利用等運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，需要依據(jù)檔案法規(guī)和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施規(guī)范化、科學(xué)化的管理。

一、學(xué)科檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）學(xué)科檔案管理意識(shí)不夠。缺乏檔案意識(shí)是目前高校學(xué)科建設(shè)工作中普遍存在的問題，因沒有嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行學(xué)科檔案管理工作，學(xué)科檔案的收集過程中還存在臨時(shí)突擊的現(xiàn)象，一些科研人員只注重科研過程和科研結(jié)果的歸檔， 而不注重科研過程中形成的材料和科研成果的積累；有人認(rèn)為學(xué)科科研成果是自己心血的結(jié)晶，自我保存得很好，沒必要?dú)w檔；有的教師認(rèn)為，材料放在自己手中，用起來方便；還有的教師怕材料歸檔后保存不善。

（二）學(xué)科檔案管理規(guī)章制度不健全。高校在學(xué)科建設(shè)中擁有大量學(xué)科活動(dòng)和學(xué)科管理工作產(chǎn)生的原始材料，雖然有的高校設(shè)置了學(xué)科檔案室，規(guī)定了大體的操作流程和需要進(jìn)行歸檔管理的文件種類，但是沒有具體的規(guī)范要求和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，大部分將學(xué)科過程中產(chǎn)生的材料進(jìn)行簡單整理后，存放于檔案盒中，缺乏檔案工作交流，尚未從檔案管理的整體上形成一個(gè)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化體系。

（三）學(xué)科檔案管理手段相對落后。相當(dāng)一部分高校在學(xué)科檔案的收集、整理、歸檔和再利用過程中，學(xué)科檔案管理部門仍然沿用傳統(tǒng)的以手工為主，計(jì)算機(jī)輔助管理的檔案管理模式，不僅工作量大， 效率低， 容易出錯(cuò)， 同時(shí)也嚴(yán)重影響了學(xué)科檔案的利用，不能保證資源共享。

（四）學(xué)科檔案管理隊(duì)伍不夠?qū)I(yè)。許多高校學(xué)科檔案管理人員多為兼職，因沒有經(jīng)過檔案知識(shí)的系統(tǒng)培訓(xùn)，缺乏必要的學(xué)科知識(shí)和檔案業(yè)務(wù)常識(shí)，面對學(xué)科評估指標(biāo)和學(xué)科檔案的整理難免無所適從，在學(xué)科檔案的收集、整理、歸檔時(shí)隨意性很強(qiáng)， 影響了學(xué)科檔案的完整性和系統(tǒng)性， 使學(xué)科檔案的質(zhì)量無法保證， 更不能對學(xué)科檔案進(jìn)行進(jìn)一步的整理和開發(fā)， 使學(xué)科檔案更好地為學(xué)科建設(shè)工作服務(wù)。

二、學(xué)科檔案管理對學(xué)科建設(shè)具有重要意義

學(xué)科檔案的科學(xué)管理能使學(xué)科在建設(shè)過程中合理利用檔案資源，提高工作效率；學(xué)科檔案能夠?yàn)閷W(xué)科發(fā)展規(guī)劃編制提供參考依據(jù)， 具有一定指導(dǎo)作用；學(xué)科檔案對提高學(xué)科學(xué)術(shù)聲譽(yù)，促進(jìn)學(xué)科建設(shè)具有重要作用。因此，需要加大宣傳，充分認(rèn)識(shí)到學(xué)科檔案工作的重要意義，認(rèn)識(shí)到高校學(xué)科檔案管理是學(xué)科管理工作的重點(diǎn)工作之一，把學(xué)科檔案看作是學(xué)科檢查和學(xué)科評估的重要依據(jù)。盡快建立、健全機(jī)構(gòu)，配備必要的人員，推動(dòng)學(xué)科檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，真正發(fā)揮其在學(xué)校教育管理、學(xué)科活動(dòng)、學(xué)科研究等各項(xiàng)工作中的應(yīng)有作用。

三、學(xué)科檔案分級管理體系與機(jī)制

（一）建立高校學(xué)科檔案分級管理的運(yùn)行機(jī)制。形成以分管學(xué)科校長為領(lǐng)導(dǎo)的學(xué)科檔案管理團(tuán)隊(duì)，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的職能體制，建議在科技處設(shè)置學(xué)科檔案室，統(tǒng)一管理全校學(xué)科檔案工作，加強(qiáng)對全校學(xué)科檔案工作的組織、協(xié)調(diào)，可以設(shè)置學(xué)科檔案管理的專業(yè)技術(shù)崗位，配備專職學(xué)科檔案管理人員，集中、妥善、安全保管學(xué)科檔案材料。在各院系建立院系一級學(xué)科檔案室，作為科技處學(xué)科檔案室下屬的二級學(xué)科檔案管理部門，具體負(fù)責(zé)收集、整理、保管相應(yīng)的學(xué)科檔案管理，接受科技處學(xué)科檔案室的監(jiān)督和指導(dǎo)。各學(xué)科負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本單位學(xué)科檔案管理的監(jiān)督、檢查工作，學(xué)科秘書具體負(fù)責(zé)本單位學(xué)科文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作。有條件的，亦可以配備專職學(xué)科檔案管理人員。

（二）合理劃分管理權(quán)限，明確各自職責(zé)。明確科技處檔案室、院系學(xué)科檔案室學(xué)科檔案管理的職責(zé)。劃分哪些檔案由一級學(xué)科檔案管理部門管理，即科技處學(xué)科檔案室管理，哪些檔案由二級學(xué)科單位管理，即各院系學(xué)科檔案室管理。使學(xué)科單位相關(guān)管理人員及其所有教師都承擔(dān)一定的學(xué)科檔案管理責(zé)任，對各自形成的學(xué)科檔案主動(dòng)進(jìn)行收集和整理，定期或不定期地交給本部門專（兼）職學(xué)科檔案管理員統(tǒng)一整理后存檔，確保各級分散形成的學(xué)科檔案能完整及時(shí)地報(bào)送到上一級學(xué)科檔案管理部門。

（三）建立各級學(xué)科檔案管理工作規(guī)章制度。要提高學(xué)科檔案室工作質(zhì)量，促進(jìn)學(xué)科檔案室的規(guī)范化，必須統(tǒng)一制定學(xué)科檔案管理制度， 從學(xué)科檔案的形成、收集、分類、整理、立卷、利用、統(tǒng)計(jì)、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)的全過程都必須按照統(tǒng)一的制度、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來辦理。

（四）加強(qiáng)學(xué)科檔案室軟、硬件建設(shè)。首先，加大學(xué)科檔案室硬件建設(shè)。增加對學(xué)科檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施投入， 改善檔案保管條件， 便于學(xué)科檔案的收集、 整理、開發(fā)利用。根據(jù)學(xué)校的實(shí)際需要和財(cái)力投入，本著經(jīng)濟(jì)適用的原則，配備必要的硬件設(shè)施，包括學(xué)科檔案用房、專用文件柜、裝訂工具、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描設(shè)備、光盤刻錄機(jī)及檔案管理基本用具。其次，推進(jìn)學(xué)科檔案資源建設(shè)。豐富學(xué)科檔案室的檔案資源，將學(xué)科檔案室建成各學(xué)科單位的信息中心，作為學(xué)科檔案室的重要工作目標(biāo)。一方面可以通過正常的接收渠道，按照學(xué)科檔案的歸檔范圍，將各基層學(xué)科單位形成的檔案完整地接收進(jìn)學(xué)科檔案室，一方面可以根據(jù)工作的需要，開展學(xué)科檔案的征集工作。同時(shí)，要注意加強(qiáng)學(xué)科檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化建設(shè)、電子文件的積累和歸檔建設(shè)等工作。

（五）組織學(xué)科檔案管理人員專門培訓(xùn)。學(xué)科檔案工作專業(yè)性強(qiáng)，專（兼）職學(xué)科檔案管理人員既要熟悉學(xué)校的學(xué)科工作，又要具備一定的檔案學(xué)知識(shí)。為提高學(xué)科檔案隊(duì)伍的專業(yè)技術(shù)素質(zhì)和整體管理水平，定期在校內(nèi)舉辦檔案培訓(xùn)班，學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)和檔案法規(guī)；鼓勵(lì)學(xué)科檔案管理相關(guān)人員參加各種檔案業(yè)務(wù)會(huì)議和學(xué)術(shù)會(huì)議，不斷更新知識(shí)；訂閱檔案業(yè)務(wù)報(bào)刊，創(chuàng)造良好的學(xué)習(xí)條件；定期召開一次學(xué)科檔案管理人員會(huì)議，學(xué)習(xí)有關(guān)檔案的新規(guī)定、新方法，對平時(shí)歸檔中發(fā)現(xiàn)的業(yè)務(wù)問題進(jìn)行交流、研討。

（資助項(xiàng)目：南京森林警察學(xué)院基本科研業(yè)務(wù)項(xiàng)目《學(xué)科檔案規(guī)范化管理問題研究》，項(xiàng)目編號：RWYB201508）

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［4］姚成榮.學(xué)科建設(shè)是高校發(fā)展的根本性建設(shè)［J］.浙江外國語學(xué)院學(xué)報(bào)， 2011（5）.