檔案信息化建設若干問題及解決措施

文/陜西省寶雞市婦幼保健院 路線

信息化社會的不斷發展，使檔案信息化建設成為社會發展的必然趨勢。目前，很多的檔案部門為了使檔案管理的效率得以提高，對現代化信息技術進行了引用，這不但使工作人員的工作效率與質量得到了提高，而且還極大地推動了檔案信息化建設的開展。而要想使檔案信息化建設工作做得更好，就必須要對其建設過程中存在的問題進行分析，并制定出科學有效的發展戰略，從而保證檔案信息化建設落到實處，抓住實效，不斷與檔案事業發展的需要相適應。

一、檔案信息化建設的必要性

首先，檔案信息化建設是社會發展的必然結果。現代社會逐步進入信息時代，檔案管理部門的工作必然發生巨大的變革，檔案信息管理系統被大力開發與利用。相關檔案管理部門只有認清信息化建設的重要性，才能提升檔案管理水平，實現檔案事業的持續發展，使檔案服務、檔案管理等方面不會同社會發展“脫節”。

第二，檔案信息化建設會產生一定的社會效益。檔案信息化建設就是對信息資源的應用管理。信息化建設使得檔案信息資源更便于存儲、利用和開發，極大地方便了人們的利用。

第三，檔案信息化建設利于創新利用信息模式、提升檔案服務水平。現代信息技術被廣泛運用，檔案信息化建設過程中，檔案的利用范圍不斷擴大，檔案服務模式不斷創新。檔案信息化建設促使點對點服務、網上咨詢、互聯網查詢等新型服務方式逐步實現，這種高效、多途徑、全方位的服務模式，滿足了用戶快捷、精確、高效、實用的需求。

二、檔案信息化建設中存在的問題

（一）信息資源整合出現瓶頸。一是電子化的檔案信息資源來源不暢。檔案信息資源的來源處于無序的狀態，在基層的檔案中，信息化的成果較少，而已有的成果對于傳統的載體有較強的依賴性。二是檔案信息資源整合難度大。由于諸多因素的影響，各個部門在檔案信息化建設中各自為政、重復建設，出現了信息孤島的問題。在推進信息化的過程中遇到了很強的阻力，并且存在一定的安全風險，積極性不高。三是檔案信息資源開發利用滯后。檔案的信息資源開發的深度不夠，電子化的成果處于收縮的狀態，且電子化的成果出現了閑置浪費的問題，這些成果沒有得到充分的利用。在檔案信息化產品中進行二次開發產生檔案信息資源的成果很少，沒有形成效益。

（二）資金投入不足。檔案信息化建設需要大量的資金投入，但是在檔案信息化的建設中出現了資金不足的問題，這就容易導致檔案軟、硬件以及相關的基礎設施建設出現滯后的局面，影響檔案信息化應用系統的推廣。檔案信息化建設的資金投入不足會導致：第一，檔案信息化基礎設施的投入不足。各地的檔案信息化建設總體處于中低檔水平，甚至于有些地方沒有基本的設施設備。第二，資金的不足導致數字化的進程緩慢。在經濟發達地區的檔案數字化進程比較快，欠發達地區則相對滯后。檔案的數字化程度偏低，還需要加大投入。

（三）檔案信息化建設的隊伍結構“老化”，重視程度不夠。檔案信息化建設隊伍的整體業務水平不高，知識結構逐漸“老化”。檔案信息化建設隊伍中有較多具有豐富的傳統檔案管理經驗的工作人員，其在管理方法和技術上具有扎實的業務素養，但對應用軟件、信息存儲、電子檢索等技術難以熟練掌握，而一些掌握信息技術的年輕工作人員，對檔案管理的基本流程等方面卻甚少了解。同時，還存在對信息化建設不夠重視的現象，投入的人力、物力較少，給予檔案工作人員的待遇不高。

（四）缺乏對檔案信息安全建設的重視力度。沒有對檔案信息安全建設進行高度的重視，這不僅包括主觀方面的原因，而且還包括客觀方面的原因。其中，主觀原因主要是，現如今，檔案管理部門始終沒有建立起一套完善的檔案信息安全管理體系，這就直接導致了檔案管理人員缺乏較高的安全意識，進而對檔案信息的管理與檢查也就沒有較高的重視；客觀方面的因素主要指得是技術問題。例如，當前，電腦病毒越來越多，特別是黑客的存在對于信息的破壞與竊取影響較大，由此使得檔案信息安全受到了巨大的威脅。因此，在檔案信息化建設的過程中，還要對安全建設進行高度的重視，及時采取措施對其存在的問題進行切實的解決。

三、解決措施

（一）規劃建設統一的檔案信息資源共享體系。一是加快推進檔案數字化進程。根據信息化建設的目標，制定檔案數字化的規劃，使檔案數字化能夠有序地進行。根據用戶的需求，著眼于長遠利益的發展，實現檔案鑒定與數字化同步，建立檔案數字化目錄，這在一定程度上可以實現檔案利用的最大化。加強檔案信息主體的責任，加快檔案信息全文數字化進度。同時實行檔案紙質與電子雙套歸檔制度，采取網絡傳輸的方式，實現文件的電子化歸檔。二是積極推動檔案新型資源共享。建立統一的檔案信息管理系統，促進檔案管理系統與辦公系統的融合，加快信息的入檔速率。同時要努力探索區域內檔案信息資源的共享，并且按照先難后易的原則，制定檔案信息資源共享的目錄。在檔案信息化的建設過程中，要發揮檔案產生的管理部門的職能作用，注重實效，加強檔案信息化的建設。

（二）整合完善統一的技術支撐與資金保障體系。一是加強檔案信息化建設基礎設施投入力度。將資金列入財政的預算中，逐年投入解決基礎建設經費。同時要采用服務外包的形式，創新檔案信息化的投入機制。鼓勵各級檔案信息化部門開展技術攻關，并給予信息化科研項目經費支持。二是加強軟、硬件與相關基礎設施的建設。提供充足的資金支持，配置計算機、掃描儀、攝像機等相關的設施，為檔案信息化的開展提供良好的環境。對于信息化中的軟件，一方面要跟蹤行業中的發展動態，及時升級軟件。另一方面則要積極開發適用于本部門的軟件，使其更加便捷順暢。三是加強檔案信息安全基礎設施建設。及時升級安全認證、病毒防殺、身份認證技術，增強技術防范能力。四是推動檔案信息網絡互聯互通。依托網絡信息技術，實現自上而下的各級檔案館與各專業檔案館的互聯互通，打造檔案信息網絡共享平臺。

（三）要重視信息化建設，強化檔案信息化建設隊伍的整體水平。檔案管理部門要充分認識到信息化建設的重要性，進一步提高科學化的檔案管理水平。隨著社會環境的不斷變化，要求檔案工作也隨之改變，這就對檔案工作人員提出了新要求。信息化建設的檔案工作人員首先要樹立信息化的意識，不僅掌握相關檔案管理的業務知識，還要熟練運用網絡信息技術和各類應用軟件，不斷提高業務能力和綜合素質，以更好地適應檔案信息化建設的需要。

（四）高度重視檔案信息安全建設。要對檔案信息的安全建設進行高度的重視，特別是對檔案共享系統的全面安全更要引起重視。除了要對非法入侵進行預防之外，還要對各種可能妨礙系統正常工作的侵擾，如病毒危害、垃圾郵件，以及其他能造成系統不能正常工作的事件給予更多的關注，同時，還要加強相關人員的管理。

總之，當前時期的檔案信息化建設雖然已經取得了一定的成績，但是，在其建設過程中仍然存在著較多的問題，因此，必須對其存在的問題進行分析，并采取針對性的措施對其解決，這樣才能真正實現檔案信息化，使檔案信息資源的作用得以充分的發揮，進而提供更好的檔案服務給用戶。

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