淺析計生技術服務站檔案管理信息化

文/山東省日照市莒縣計劃生育服務站 王英臣

淺析計生技術服務站檔案管理信息化

文/山東省日照市莒縣計劃生育服務站 王英臣

計生檔案資料是指在計生工作中所形成的各種文件、圖表、視頻、音頻等資料。它們是計生工作中的一筆寶貴資源，是計生工作歷程的“記錄儀”與“儲存庫”。當前，計生檔案管理信息化是大勢所趨，也是今后計生檔案管理的發展方向。因此，本文主要探討如何加快計生檔案管理信息化進程，提高計生檔案管理水平。

計生檔案；管理；信息化

計生檔案包括轄區基本人口情況、育齡婦女情況、藥具管理、獎勵扶助情況、社會撫養費征收管理、生育情況、節育工作等信息。它們不僅是計生工作的真實記錄，也是計生工作者開展日常工作的重要依據。因此，抓好新時期的計生服務站檔案管理工作顯得非常重要。伴隨著信息技術的快速發展，檔案管理信息化成為今后計生檔案管理工作的發展趨勢。作為一名基層計生檔案管理工作者，筆者結合多年的工作實踐，著重探討如何推進計生檔案管理信息化建設的進程，以進一步提高計生檔案管理水平。

一、計生檔案管理信息化建設的重要性與必要性

計生檔案是人口與計劃生育事業發展歷程的“存儲庫”，也是開展計生工作的重要依據。隨著多年的發展，我國人口形勢正發生著重大的變化，計生工作也面臨著很多新任務與新問題。新時期的計生工作更強調人文關懷，突破傳統工作思路的局限性。但很多基層計生服務站對檔案工作缺乏足夠的重視，加上經費短缺，仍采用傳統的人工管理模式，檔案管理水平低下，一些檔案資源得不到有效的保管。因此，要加快計生檔案信息化建設，運用信息技術實現對檔案資源的保管與利用，確保檔案資源的完整性與有效性，才能充分發揮出檔案資源的應用價值，更好地為計生工作服務。

二、加強計生檔案管理信息化建設的對策

（一）轉變檔案管理理念，逐步完善相關軟硬件設施。計生部門領導首先要重視檔案管理工作，將其納入計生工作的長遠規劃中。同時，要將計生黨政一把手作為第一責任人，親自抓檔案管理信息化建設。實行目標管理責任制，將責任層層落實到位，逐步構建起計生檔案網絡化管理體系。對專兼職檔案人員的職責要加以明確，并定期開展匯報工作，收集檔案管理中存在的主要問題與管理漏洞，并制定整改措施，不斷提高檔案管理水平。此外，要加大資金投入，逐步配備相關軟硬件設施，抓好辦公自動化建設，提高檔案信息化管理水平。對檔案的信息化管理采用以“件”為單位的立卷方式，便于對檔案的立卷、接收、鑒定。在檔案保管期限內可運用相關檢索工具對其進行刪改、調整、補充。另外，要根據計生檔案管理工作實際，加強檔案信息資源建設。計生檔案資源是檔案信息化建設的基礎條件，因此，計生檔案人員要重視檔案資源建設，挖掘檔案信息資源，盡量豐富室藏資源。同時，還應加大檔案編研力度，以滿足社會對計生檔案信息的需求。

（二）健全計生檔案信息化管理制度，規范檔案管理。首先，要建立健全計生檔案管理制度，從檔案收集到永久保存、銷毀等全部過程均要加以明確，細化流程，實行全程管理。同時，要制定電子文檔的管理制度，根據計生部門工作實際，適當拓寬收集范圍，并嚴格遵守歸檔要求與操作規程，從業務流程上加以梳理與規范。完善安全管理制度，并出臺機房、庫房等重要場所的出入規則。細化績效考核制度，定期對檔案人員的工作業績、規范程度進行考核，對考核成績優良的人員給予相應的獎勵，對于考核成績差的人員進行集中培訓，直到考核合格為止。

（三）加強業務培訓，強化檔案意識。當前計生部門從事檔案工作的很多人員非專業出身，也未接受過系統的專業培訓。和專業的檔案管理人員相比，差距非常明顯，專業素養偏低，檔案意識缺乏，檔案信息化管理經驗不足，嚴重制約了新時期計生檔案信息化管理的發展。因此，要結合計生工作實際，制定計生檔案隊伍建設長遠規劃，形成長效的教育培訓機制。首先，要培養計生檔案工作人員的檔案意識，讓他們認識到計生檔案的重要性，樹立起“愛檔如珍、維護歷史、服務現實”的理念。其次，要以培養復合型檔案人才為目標，采用多渠道、多層次的人才培養機制，不斷提高計生檔案隊伍的整體水平。然后，要豐富教育形式，運用多媒體、經驗討論、專家講座、檔案專題攝影展等形式，讓計生檔案人員學習檔案法律法規，重點掌握檔案管理方法，檔案管理系統操作，常見故障的應對方法等。同時，要經常向計生部門全體人員宣傳檔案法、檔案工作流程等，營造出“人人學習、人人參與”的檔案氛圍。

三、結語

總之，在信息化時代，檔案管理信息化是計生檔案管理的發展趨勢。不同于其它檔案，計生檔案具有專業性、分散性、周期性等特點，因此，加快計生檔案信息化管理進程，能有效提高計生檔案管理水平，充分發揮出計生檔案應用價值，進而促進我國計生事業的持續發展。

［1］吳亞娟，李慶紅.淺談計劃生育技術服務站檔案管理的信息化.中外健康文摘，2012，9（7）：403～404.

［2］徐付秀，郭俊麗.淺談檔案信息化建設和現代化趨向.科學與財富，2014，18（2）：7～7.

［3］孫琳.以提升計生檔案管理水平為抓手推進計劃生育管理信息化建設進程.辦公室業務，2015，9（2）：45～46.