淺談檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

文/中國神華能源股份有限公司神東煤炭分公司保德煤礦 姚玉娟

檔案管理基礎(chǔ)工作是檔案管理最根本也是最重要的一環(huán)，對檔案管理水平的優(yōu)劣有著決定性影響，然而近觀我國現(xiàn)階段的檔案管理工作，其落實情況還有待提高，普遍存在著一些問題，亟待解決。

一、檔案管理基礎(chǔ)工作性質(zhì)及作用

檔案管理最明顯的性質(zhì)是以“服務(wù)”為最終追求目標(biāo)，在實際中并不能收到直接的物質(zhì)回饋，但是綜合全局考慮，檔案管理具有不可替代的重要地位，是支持工作正常進(jìn)行、推動事業(yè)不斷發(fā)展的基礎(chǔ)力量。檔案管理基礎(chǔ)工作具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性，與其它管理工作存在著密不可分的關(guān)系，其中以檔案信息為社會提供服務(wù)是其有別于其它工作的主要特點之一。雖然檔案部門也從事檔案研究、編著等工作，但是其最終目的還是為了滿足社會的需求，仍是一種服務(wù)活動。

檔案管理工作開展要遵循一定的原則，即對國家檔案要實行集中統(tǒng)一管理，保證檔案的安全性與完整性，檔案信息利用便捷等，其中檔案信息利用便捷是整個檔案管理工作圍繞的中心，也是衡量檔案管理工作水平的標(biāo)準(zhǔn)。檔案是一部見證史，如實地反映出歷史，任何隨意的修正與篡改都屬不合法行為，因此保證檔案的真實性是檔案管理工作必不可少的原則之一。檔案管理系統(tǒng)是國家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的重要組成之一，在社會科學(xué)能力中發(fā)揮著不容忽視的影響，是構(gòu)建社會信息系統(tǒng)的重要基石，檔案管理不論是對局部單位還是整個社會的運轉(zhuǎn)都具有深刻意義，在現(xiàn)實與歷史中、現(xiàn)在與未來中，其意義不可磨滅。

二、檔案管理基礎(chǔ)工作存在的現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，我國的檔案管理基礎(chǔ)工作還普遍存在著一些亟待解決的問題，主要包括以下方面：

（一）檔案管理人員對基礎(chǔ)工作的重視度有待提高。檔案部門開展的培訓(xùn)力度有待加強(qiáng)，檔案管理執(zhí)行人員數(shù)量欠缺，從而造成了檔案管理工作過程中出現(xiàn)漏洞。

（二）檔案分類不合理，造成相當(dāng)大的檔案混亂。極大程度地降低了檔案信息的利用率，這實在有悖于檔案管理工作需要遵循的“便捷”原則。

（三）檔案編號不正規(guī)。由于我國截至目前還未出臺專門的檔案編號規(guī)定，所以大部分檔案部門仍采用傳統(tǒng)的編號方式對檔案進(jìn)行編號，致使編號缺乏規(guī)范性，這也是造成管理水平低下、檔案丟失的根源。

（四）檔案查詢麻煩。由于頁碼缺漏以及案卷標(biāo)題不夠規(guī)范等問題，檔案管理者在進(jìn)行檔案查閱時目標(biāo)不明確，從而極易造成漏查，同時還不便于歸檔。

（五）檔案信息利用效率低下。目前檔案信息化管理在大部分檔案部門中得到了應(yīng)用，但是傳統(tǒng)的檔案管理方法仍還在繼續(xù)沿用，就這造成了檔案檢索、利用不便，甚至有些年代比較久遠(yuǎn)的檔案已經(jīng)丟失，檢索不到。

（六）檔案保管不當(dāng)。實體檔案資料由于保管不當(dāng)而出現(xiàn)少角、缺頁等情況，并且修復(fù)與補(bǔ)充工作也未及時落實。

三、提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平的策略

檔案管理工作中存在的問題嚴(yán)重滯后了我國檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展，但是只要檔案部門制定出科學(xué)合理的管理規(guī)范、創(chuàng)新檔案管理方法，完全能夠有效解決問題并避免問題再出現(xiàn)，進(jìn)而促進(jìn)我國檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。針對檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問題，特提出提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平的策略。

（一）加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作落實力度。將檔案工作的具體內(nèi)容分派到各個組織，明確工作職責(zé)，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，監(jiān)督檔案工作進(jìn)展，定期對檔案工作進(jìn)行考核，同時吸收專業(yè)能力與素質(zhì)優(yōu)秀的檔案管理人員。制定科學(xué)合理的管理規(guī)范，根據(jù)現(xiàn)代檔案管理提出的標(biāo)準(zhǔn)，完善檔案借閱、保管、歸檔、鑒定等相關(guān)工作流程，認(rèn)真做好檔案校核工作，健全借閱等級審批以及歸檔審查體系，對檔案工作進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，建立完善的工作規(guī)程與業(yè)務(wù)規(guī)范，同時獎懲有方。

（二）重視專業(yè)水平的提高。對案卷進(jìn)行全面的普查，針對一卷多冊、目錄號缺失、案卷斷面、缺頁、少頁、標(biāo)題出錯等情況，及時發(fā)現(xiàn)及時修正；針對由于維護(hù)措施不到位、年代久遠(yuǎn)等原因而造成的漏洞進(jìn)行及時糾正；對檔案的內(nèi)容、種類、數(shù)量、保存價值等基本情況進(jìn)行調(diào)研，并根據(jù)實際需求，按照一定的等級分類凸顯出其重要性；普查、核對時要做到“一個不漏”，并制定合理的收集、整理、鑒定、立卷、歸檔、銷毀等相關(guān)規(guī)范，對無用文件進(jìn)行確認(rèn)后剔除，以全面提高檔案基礎(chǔ)工作的專業(yè)水平。進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作設(shè)施設(shè)備的建設(shè)工作，“三個用房”的設(shè)置要完備：陳列及閱覽室、辦公庫房、檔案庫房；“三個用具”的配備要齊全：技術(shù)設(shè)備、檔案裝具、保護(hù)設(shè)備，從設(shè)施設(shè)備上確?；A(chǔ)工作的正常展開。加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高其檔案管理專業(yè)能力與素質(zhì)，強(qiáng)化基礎(chǔ)工作重要性的意識，督促檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)新檔案管理知識。通過對檔案管理人員的指導(dǎo)、監(jiān)督、考核等措施，傳授相關(guān)工作經(jīng)驗，幫助其不斷提升工作能力。

（三）加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)代化建設(shè)。應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)是加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)代化建設(shè)的必要措施，特別是對檔案進(jìn)行檢索時，這種現(xiàn)代化的科技大幅度地提高了工作效率，通過關(guān)鍵詞、目錄、索引等檢索方式，實現(xiàn)了檔案管理工作中遵循的“便捷”原則，這是傳統(tǒng)管理方法所不能與之相提并論的。實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化是避免人工出錯的有效措施，在提高工作效率的同時還在很大程度上保證了檔案信息的準(zhǔn)確度。檔案管理工作應(yīng)跟上信息技術(shù)發(fā)展的步伐，及時了解新型知識與技術(shù)，及時對案卷進(jìn)行重新組合、統(tǒng)一分類號，建設(shè)檔案管理現(xiàn)代化系統(tǒng)。

然而，在應(yīng)用電子檔案的過程中，也應(yīng)考慮到其安全問題、真實性問題以及法律效力問題。由于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的復(fù)雜性與龐雜性，網(wǎng)絡(luò)平臺上存在不可預(yù)估的安全風(fēng)險，如黑客攻擊、病毒侵害等，所以如何確保電子檔案安全是尤為值得關(guān)注的事項。其次，在實際的檔案管理中，從電子文件生成到歸檔的管理工作還不夠程序化、規(guī)范化，以致相當(dāng)一部分的電子草稿檔案沒有得到妥善保管，并且與紙質(zhì)檔案之間沒有建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的管理體系；此外，還存在存儲電子檔案的載體不耐久等一系列硬件設(shè)施問題，從而降低了檔案的可靠性、完整性。再者，檔案具備的法律效力一般都取決于其載體，由于電子檔案的載體不夠固定，因此在法律條文制定方面就存在困難，這也是磁盤、磁帶、光盤等載體的電子檔案不能被法律認(rèn)定的原因。

四、結(jié)束語

在信息化時代下，檔案管理工作中暴露出了一些問題，這些問題嚴(yán)重滯后了我國檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展，因此解決檔案管理問題、提高檔案管理水平是每一個檔案管理人員不可推卸的責(zé)任與義務(wù)。在實際檔案管理工作中，應(yīng)根據(jù)檔案具備的特點，在加強(qiáng)硬件建設(shè)的同時，還要不斷加強(qiáng)軟件建設(shè)，如此“雙管齊下”方能實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，將檔案管理事業(yè)提升到新一層次。

[1]吳玉萍. 檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用[J].經(jīng)營管理者,2014（04）:291～292.

[2]周靜. 淺談檔案管理工在現(xiàn)代檔案管理中的素養(yǎng)要求[J]. 辦公室業(yè)務(wù),2014（15）:258.

[3]周宇飛. 在現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性研究[J]. 辦公室業(yè)務(wù),2013（11）:83.

[4]霍成龍. 現(xiàn)代檔案管理中的檔案管理基礎(chǔ)工作重要性[J].呂梁教育學(xué)院學(xué)報,2013（02）:66～67.

[5]齊海燕. 探討在現(xiàn)代檔案管理中做好檔案管理基礎(chǔ)工作的必要性[J]. 黑龍江科技信息,2012（02）:154.