基層醫(yī)院如何做好職業(yè)健康檢查檔案

文/浙江省慈溪市慈林醫(yī)院（原慈溪市第二人民醫(yī)院） 王萍

一、職業(yè)健康檢查檔案的形成與意義

職業(yè)健康是研究并預(yù)防因工作導(dǎo)致的疾病，防止原有疾病的惡化。主要表現(xiàn)為企業(yè)、事業(yè)單位和個(gè)體經(jīng)濟(jì)組織等用人單位的勞動(dòng)者在職業(yè)活動(dòng)中因環(huán)境及接觸粉塵、放射性物質(zhì)和其他有毒、有害因素而引起的人體生理機(jī)能的變化。職業(yè)健康檢查檔案就是承擔(dān)職業(yè)病診斷的醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)，圍繞上述工作而展開(kāi)職業(yè)健康檢查并因此而產(chǎn)生的一系列醫(yī)學(xué)診斷書(shū)、用人單位提供的合同書(shū)、勞動(dòng)者相關(guān)信息等。慈林醫(yī)院就是一家承擔(dān)職業(yè)健康檢查工作的基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)。慈林醫(yī)院的前身慈溪市第二人民醫(yī)院自2005年成立體檢中心以來(lái)，就一直非常重視職業(yè)健康檢查這一塊工作內(nèi)容，新的合資醫(yī)院——慈林醫(yī)院沿襲承擔(dān)了這一民生工程，自2014年建成開(kāi)診后，為繼續(xù)保障慈東地區(qū)的勞動(dòng)者健康，及時(shí)發(fā)現(xiàn)疾病或者身體缺陷，及早采取防治措施，職業(yè)健康檢查工作一如既往、科學(xué)有序地展開(kāi)，為慈東地區(qū)的企業(yè)、勞動(dòng)者和社會(huì)作出了應(yīng)有的貢獻(xiàn)。經(jīng)過(guò)近一年的有序開(kāi)展，慈林醫(yī)院的職業(yè)健康檢查工作逐漸規(guī)范，尤其是顯示職業(yè)健康檢查工作好壞的職業(yè)健康檢查檔案形成了一整套獨(dú)具特色的管理模式。

二、重規(guī)范的精細(xì)化管理

依據(jù)《中華人民共和國(guó)職業(yè)病防治法》《中華人民共和國(guó)檔案法》和《職業(yè)健康監(jiān)護(hù)管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，勞動(dòng)者依法享有職業(yè)衛(wèi)生保護(hù)的權(quán)利；職業(yè)健康檢查機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)完成職業(yè)健康檢查資料的歸檔工作，長(zhǎng)期保存。

（一）重視制度規(guī)范化。自2006年9月浙江省頒布實(shí)施《浙江省職業(yè)健康檢查檔案管理規(guī)定》以來(lái)，我院隨即由體檢中心和綜合檔案室聯(lián)合制訂了《職業(yè)健康檢查檔案管理制度》，規(guī)定了職業(yè)健康檢查檔案的收集范圍，保管地點(diǎn)與整理要求，建立完善的制度體系為職業(yè)健康檢查檔案的高質(zhì)量完成奠定了良好的基礎(chǔ)。我院的職業(yè)健康檢查檔案由體檢中心收集，內(nèi)容包括：《職業(yè)健康檢查報(bào)告書(shū)》《職業(yè)健康檢查協(xié)議書(shū)》、職業(yè)健康體檢報(bào)告簽收單、委托書(shū)及用人單位提供的勞動(dòng)者信息表、用人單位基本信息表和其它職業(yè)健康檢查工作過(guò)程資料等。職業(yè)健康檢查檔案由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，體檢中心指定一名資料員負(fù)責(zé)保管，每次體檢為所有職業(yè)體檢單位建立職業(yè)健康檢查檔案，資料信息集中統(tǒng)一保管，確保檔案資料的完整與安全。歸檔資料一律為原件，體檢中心必須對(duì)歸檔質(zhì)量進(jìn)行超前控制，確保職業(yè)健康檢查檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確和規(guī)范。每年的職業(yè)健康檔案資料只是暫時(shí)存放在科室內(nèi)，于年終整理后，統(tǒng)一交于醫(yī)院綜合檔案室進(jìn)行管理。

（二）加強(qiáng)管理精細(xì)化。一是排列。我院的職業(yè)健康檢查檔案采用以“件”為單位，即一個(gè)案件為一件，案件名稱(chēng)由“用人單位全稱(chēng)-職業(yè)病危害因素名稱(chēng)”組成，如案件名稱(chēng)為“寧波貝得廚具有限公司-苯”就是該企業(yè)接觸“苯”這個(gè)危害因素的勞動(dòng)者進(jìn)行體檢的案件。如果一個(gè)企業(yè)有好幾個(gè)職業(yè)病危害因素，那就是一個(gè)因素算一個(gè)案件。一個(gè)案件為檔案的一件進(jìn)行裝訂。一年一個(gè)大流水號(hào)，按照時(shí)間或者報(bào)告書(shū)編號(hào)的前后順序依次排列。“件”內(nèi)文件排列的順序?yàn)椋?.職業(yè)健康檢查報(bào)告書(shū)（含復(fù)查報(bào)告書(shū)）；2.用人單位簽收憑證（含復(fù)查報(bào)告書(shū)用人單位簽收憑證）；3.疑似職業(yè)病通知書(shū)；4.疑似職業(yè)病告知書(shū)；5.疑似職業(yè)病報(bào)告單；6.職業(yè)健康檢查合同書(shū)；7.由體檢機(jī)構(gòu)出具的職業(yè)健康體檢報(bào)告用人單位簽收單；8.用人單位提交的委托書(shū)及委托人身份證復(fù)印件；9.用人單位提交的職業(yè)健康檢查勞動(dòng)者信息表；10.用人單位提交的用人單位基本信息表及其它有關(guān)過(guò)程資料。二是頁(yè)號(hào)編寫(xiě)。件內(nèi)文件有圖文的頁(yè)面均應(yīng)編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置：?jiǎn)蚊鏁?shū)寫(xiě)文件在右上角；雙面書(shū)寫(xiě)文件，正面在右上角，背面在左上角。頁(yè)號(hào)以阿拉伯?dāng)?shù)字三位數(shù)編寫(xiě)，如“001”。一件文件用頁(yè)數(shù)鎖定。三是編制檔號(hào)。檔號(hào)是檔案室在整理和管理檔案的過(guò)程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號(hào)編制具有唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性和簡(jiǎn)單性五大原則。我院的檔號(hào)由綜合檔案室根據(jù)醫(yī)院檔案分類(lèi)方案科學(xué)合理統(tǒng)一編制。職業(yè)健康檢查檔案屬于醫(yī)院綜合檔案一級(jí)類(lèi)目——專(zhuān)門(mén)檔案下的二級(jí)類(lèi)目中的一個(gè)屬類(lèi)，其檔號(hào)由類(lèi)別號(hào)加序號(hào)組成，類(lèi)別號(hào)由“職檢”拼音首字母ZJ加檔案所屬年度組成，并在每一件案件的首頁(yè)正上方加蓋檔號(hào)章，檔號(hào)章由類(lèi)別號(hào)和序號(hào)組成。四是檔案的組盒。職業(yè)健康檢查檔案按“年度報(bào)告書(shū)編號(hào)順序組盒”，也可以按“一個(gè)用人單位一個(gè)年度一盒”的原則組盒。我院采用的是第一類(lèi)。案件逐件裝訂后組盒。一般一盒裝50個(gè)案件。五是編制盒內(nèi)目錄。盒內(nèi)目錄即卷內(nèi)目錄，可根據(jù)案件內(nèi)容逐件編目。內(nèi)容有：序號(hào)、件號(hào)、案件名稱(chēng)、起止日期、頁(yè)數(shù)、保管期限和備注。具體填寫(xiě)說(shuō)明如下：1.序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字從“001”起依次標(biāo)注盒內(nèi)案件的順序，一個(gè)案件只標(biāo)注一個(gè)順序號(hào)。2.件號(hào)，體檢機(jī)構(gòu)標(biāo)注的職業(yè)健康檢查報(bào)告書(shū)編號(hào)。3.案件名稱(chēng)，由用人單位名稱(chēng)-體檢類(lèi)別組成。4.起止日期，件內(nèi)文件形成的第一個(gè)日期和最后一個(gè)日期。5.頁(yè)數(shù)，件內(nèi)文件總頁(yè)數(shù)。6.保管期限，長(zhǎng)期或30年。7.備注，如本次職業(yè)健康檢查中發(fā)現(xiàn)疑似塵肺病的，應(yīng)注明X線(xiàn)胸片檔案保管地點(diǎn)的指引。六是編制盒內(nèi)備考表。備考表項(xiàng)目包括本盒情況說(shuō)明、立件人、檢查人、組盒時(shí)間。具體編制說(shuō)明：1.本盒情況說(shuō)明，說(shuō)明盒內(nèi)文件的件數(shù)、頁(yè)數(shù)、不同載體文件的數(shù)量，缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況，組盒情況。不能隨文書(shū)立件裝訂的的實(shí)物證據(jù)（如:X線(xiàn)胸片）在備考表中注明制作的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、數(shù)量、責(zé)任人及存放地點(diǎn)等內(nèi)容。2.立件人，由責(zé)任整理者簽署。3.檢查人，由案件質(zhì)量審核者簽署。4.組盒時(shí)間，即完成案件歸檔日期。七是編制卷盒封面與盒脊。卷盒封面就填全宗名稱(chēng)和檔案名稱(chēng)。盒脊內(nèi)容包括全宗號(hào)、類(lèi)別號(hào)、年度和起止件號(hào)。具體編制說(shuō)明：1.全宗號(hào)，檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。 2.類(lèi)別號(hào)，“職檢”或由立檔單位編制的代碼，我院采用“職檢”拼音的首位字母“ZJ”。3.年度，盒內(nèi)案件形成的年份。4.起止件號(hào)，盒內(nèi)職業(yè)健康檢查報(bào)告書(shū)的起止編號(hào)。

（三）實(shí)行管理信息化。開(kāi)展檔案信息化管理是職業(yè)健康檢查檔案管理的重中之重，這就要求將職業(yè)健康檢查檔案的管理工作與全院的綜合檔案管理同步進(jìn)行，主動(dòng)融入到檔案的信息化、數(shù)字化工作之中，有檔案軟件的單位可按照此順序在數(shù)據(jù)庫(kù)里逐件錄入，并進(jìn)行掃描與掛接，實(shí)現(xiàn)其從紙質(zhì)向電子形式的轉(zhuǎn)換，便于檢索和統(tǒng)計(jì)。職業(yè)健康檢查檔案作為專(zhuān)業(yè)檔案，考慮建立專(zhuān)題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，標(biāo)注關(guān)鍵字與主題詞，方便查找利用。

三、立足服務(wù)，充分發(fā)揮職業(yè)健康檢查檔案的作用

根據(jù)《中華人民共和國(guó)職業(yè)病防治法》的規(guī)定，勞動(dòng)者有權(quán)查閱、復(fù)印本人的職業(yè)健康檢查檔案。檔案保管單位應(yīng)當(dāng)如實(shí)、無(wú)償提供檔案的復(fù)印件并在所提供的復(fù)印件上蓋章。所以妥善保管好職業(yè)健康檢查檔案的所有資料，以保障勞動(dòng)者的身心健康及相關(guān)權(quán)益，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，維護(hù)社會(huì)和諧，有著重要的意義。

我院整理職業(yè)健康檢查檔案的完整流程，為用人單位的勞動(dòng)防護(hù)與管理提供了便捷的途徑，也為勞動(dòng)者的權(quán)益保護(hù)提供了一片廣闊的天空。檔案管理工作人員，要以實(shí)事求是、認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，讓自己成為法律的宣傳者，勞動(dòng)者的代言人，不斷地將職業(yè)健康檢查檔案管理工作推向一個(gè)個(gè)嶄新的高度。

[1]浙江省職業(yè)健康檢查檔案管理規(guī)定（試行）[S].地方法規(guī)，2009.

[2]杜小寧.我國(guó)職業(yè)健康監(jiān)護(hù)工作現(xiàn)狀與對(duì)策[J].中國(guó)公共衛(wèi)生管理，2008（1).

[3]遲聳立.淺談縣級(jí)職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理[J].蘭臺(tái)世界，2009（5).