地方高校檔案數(shù)字化工作的若干思考

文/湖州師范學(xué)院檔案館 趙麗彬

紙質(zhì)檔案數(shù)字化是指采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過(guò)程。自國(guó)家檔案局2005年4月30日發(fā)布《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》以來(lái)，中央部屬院校、部分地方高校先后啟動(dòng)了檔案數(shù)字化工作，大部分職業(yè)技術(shù)學(xué)校和部分地方高校檔案數(shù)字化工作尚未啟動(dòng)。在學(xué)習(xí)借鑒重點(diǎn)高校檔案數(shù)字化工作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，本文就地方高校檔案數(shù)字化工作談幾點(diǎn)思考。

一、地方高校檔案數(shù)字化工作的意義

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，地方高校各項(xiàng)管理工作已基本實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化和網(wǎng)絡(luò)化。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）、綜合教務(wù)管理系統(tǒng)等現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的運(yùn)用大大提高了工作效率，也使地方高校的各項(xiàng)管理工作更加科學(xué)化，規(guī)范化。為適應(yīng)現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，積極響應(yīng)國(guó)家“檔案數(shù)字化”的號(hào)令，提高檔案利用率，充分發(fā)揮檔案應(yīng)有效能，地方高校檔案數(shù)字化工作勢(shì)在必行，意義重大。

二、地方高校檔案數(shù)字化工作的幾點(diǎn)思考

（一）要處理好紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案的關(guān)系。隨著計(jì)算機(jī)的普及使用，現(xiàn)代辦公效率大大提高，在提倡“無(wú)紙化辦公”的新形勢(shì)下，電子檔案逐年增多。電子檔案歸檔相對(duì)于紙質(zhì)檔案歸檔來(lái)說(shuō)，程序要簡(jiǎn)單些，省去了組卷、敲頁(yè)碼、裝訂等程序。同時(shí)，數(shù)字化檔案的利用也比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的利用要便捷。因此，部分兼職檔案員對(duì)紙質(zhì)檔案的歸檔提出了質(zhì)疑，認(rèn)為紙質(zhì)檔案可以不用歸檔了。實(shí)際上紙質(zhì)檔案有其不可替代的作用。檔案的原始憑證性只有通過(guò)紙質(zhì)檔案才能得到最好的體現(xiàn)，因此，紙質(zhì)檔案務(wù)必保管好。在電子檔案的法律憑證地位沒(méi)有徹底解決之前，紙質(zhì)檔案和電子檔案雙套管理制度仍是檔案管理的最佳選擇方案。

（二）根據(jù)檔案數(shù)字化基本原則合理確定數(shù)字化范圍。高校室存紙質(zhì)檔案種類(lèi)多，數(shù)量大。從類(lèi)別上來(lái)說(shuō)，地方高校紙質(zhì)檔案大致分為黨群類(lèi)、行政類(lèi)、學(xué)生類(lèi)、教學(xué)類(lèi)、科研類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)、儀器設(shè)備類(lèi)、產(chǎn)品生產(chǎn)類(lèi)、出版物類(lèi)、外事類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)等。從數(shù)量上來(lái)說(shuō)，各高校室存紙質(zhì)檔案少則幾萬(wàn)卷，多的達(dá)到10萬(wàn)卷以上。以湖州師范學(xué)院為例，從1941年到2014年，各類(lèi)別的室存紙質(zhì)檔案共計(jì)近5萬(wàn)卷。如果所有的室存紙質(zhì)檔案都數(shù)字化的話(huà)，工作量之大可想而知，而且會(huì)造成人力物力財(cái)力的極大浪費(fèi)。因此，我們?cè)陂_(kāi)展檔案數(shù)字化工作時(shí)，應(yīng)該遵循價(jià)值性原則、實(shí)用性原則、開(kāi)放性原則、特色性原則。即優(yōu)先選擇珍貴的、具有重要保存價(jià)值的檔案進(jìn)行數(shù)字化，這是我們?cè)陂_(kāi)展數(shù)字化工作時(shí)應(yīng)該首先考慮的原則。其次，要優(yōu)先選擇利用率較高的檔案文獻(xiàn)進(jìn)行數(shù)字化。再次，要選擇非涉密、已開(kāi)放的本單位有特色的檔案進(jìn)行數(shù)字化。

（三）根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況合理確定檔案數(shù)字化加工方式。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)流程包括數(shù)字化加工、信息組織、信息存儲(chǔ)、信息服務(wù)、信息維護(hù)等過(guò)程，需要用到掃描儀、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，要求檔案工既要知曉檔案管理方面的知識(shí)，又要精通計(jì)算機(jī)信息處理等方面的知識(shí)。目前，各地方高校紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作基本上是通過(guò)業(yè)務(wù)外包的方式進(jìn)行。采用業(yè)務(wù)外包的方式對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，高校檔案館仍需培養(yǎng)檔案管理的復(fù)合型人才，并提供場(chǎng)所、資金、時(shí)間等必要資源。要開(kāi)展檔案數(shù)字化需求調(diào)研，制訂檔案數(shù)字化工作計(jì)劃，開(kāi)展人員培訓(xùn)，制定相關(guān)規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，明確職責(zé)，為檔案數(shù)字化工作提供保障。業(yè)務(wù)外包單位和檔案館都應(yīng)該做到規(guī)范管理。首先，檔案館內(nèi)部要做到職責(zé)明確。比如檔案數(shù)字化工作方案標(biāo)準(zhǔn)的制定由辦公室負(fù)責(zé)，案卷交接時(shí)的清點(diǎn)登記工作由相關(guān)檔案人員負(fù)責(zé)等。業(yè)務(wù)外包單位也應(yīng)該健全規(guī)章制度，制定相應(yīng)條款，把職責(zé)細(xì)分到個(gè)人。比如建立檔案領(lǐng)取登記制度，在檔案出庫(kù)前履行檔案交接登記手續(xù)，在領(lǐng)卷還卷時(shí)做好登記等。

（四）做好檔案數(shù)字化建設(shè)中的風(fēng)險(xiǎn)防范工作。為保證檔案數(shù)字化過(guò)程中外包業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展，高校檔案部門(mén)應(yīng)采取一定的風(fēng)險(xiǎn)防范措施。首先，檔案部門(mén)應(yīng)制定外包項(xiàng)目的科學(xué)管理策略。要根據(jù)現(xiàn)有的檔案管理基礎(chǔ)、技術(shù)水平等科學(xué)選擇外包供應(yīng)商。要高度重視信息安全問(wèn)題，加強(qiáng)對(duì)外包業(yè)務(wù)過(guò)程的管理，明確檔案管理部門(mén)與外包商的職責(zé)與義務(wù)。其次，高校檔案部門(mén)應(yīng)具備一定的信息技術(shù)能力。地方高校檔案部門(mén)可通過(guò)引進(jìn)或培養(yǎng)信息技術(shù)人才，使自己具備一定的信息技術(shù)能力，以保證外包工作的順利實(shí)施。再次，要注重高校各部門(mén)間的協(xié)調(diào)運(yùn)作。檔案數(shù)字化外包工作的順利進(jìn)行，離不開(kāi)有關(guān)部門(mén)的支持，要進(jìn)一步加強(qiáng)和改善高校檔案部門(mén)的公共關(guān)系活動(dòng)，使檔案管理部門(mén)通過(guò)信息技術(shù)外包策略形成良好的運(yùn)作機(jī)制。

（五）加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的監(jiān)控和評(píng)估工作。在檔案數(shù)字化的前處理、加工、處理、組織、存儲(chǔ)、服務(wù)、維護(hù)等業(yè)務(wù)流程中，應(yīng)按照工作計(jì)劃進(jìn)行必要的監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正、調(diào)整。在檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)告一段落后，應(yīng)及時(shí)對(duì)數(shù)字化資源的質(zhì)量、利用率、易用性、保存情況等進(jìn)行評(píng)估，以改進(jìn)后續(xù)檔案數(shù)字化工作。

[1]浙江省檔案局.檔案工作實(shí)務(wù)[M].浙江大學(xué)出版社，2014.

[2]沈愛(ài)琴.對(duì)高校檔案數(shù)字化建設(shè)的思考[J].鹽城工學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2005（1）.