檔案行政管理部門在人事檔案管理中的作用

文/廣東省電力工業燃料有限公司　鐘麗晶

檔案行政管理部門在人事檔案管理中的作用

文/廣東省電力工業燃料有限公司鐘麗晶

【摘要】人事檔案是社會公共信息管理中的重要一部分，對人事檔案實行科學合理的管理是一個人力資源開發機構工作的重點。而檔案行政管理部門在人事檔案管理中又有著重要的作用。但就現階段的人事檔案管理以及檔案行政管理部門的工作來看，依舊存在著很多的不足。本文就檔案行政管理部門在人事檔案管理所存在的問題與的作用進行分析。

【關鍵詞】檔案行政管理；人事；問題；意義

一、前言

現階段，隨著我國對人事制度的不斷改革，人們對人事管理的重要性認識也越來越深入?？墒牵壳昂芏鄦挝坏臋n案管理著缺乏相關意識，缺乏管理方法，導致頻頻出現問題，如此就要求檔案行政管理部門從新認識到人事檔案管理中自己所處的位置和自身所發揮的作用，采取相應措施來完善人事檔案管理。

二、檔案行政管理的概念與特點

（一）檔案行政管理。檔案行政管理是指以國家各項建設事業的需求為主要目標，對地方及至全國的檔案作進行統籌、監督、知道的行為。它是國家整個行政工作的重要組成部分。

（二）檔案行政管理的特點。1.執行性。在我國，國家權力機關包含著行政機關，因而行政機關作為執行相關權力機關的重要機關，在行政管理活動的實施中，必須要嚴格依照國家權力機關的方針路線與政策。2.政治性。馬克思主義認為，政府機關是在經濟上占統治地位的階級為了使它的階級利益得以實現所以才建立起來的組織；因此執行國家權力機關是行政機關的重要使命，強烈的階級性是國家機關的重要特征，行政機關自己也具有階級性。3.服務性。檔案工作是一項服務性很強的工作，檔案工作的服務性主要體現在：服務性是檔案工作得以發展與生存的基礎與前提；服務性是使檔案工作重要作用得以發揮的基本屬性。

三、檔案行政管理部門在人事檔案管理中存在的問題

在現有的我國人事檔案管理的內容中，干部檔案及企業職工檔案這兩者是人事檔案組成中重要的一環，然而，由于企業職工檔案與干部檔案的管理工作的主要目的是使個人的身份得以劃分，因此企業職工檔案及干部檔案的管理并不統一，甚至是有分崩離析的情況。除以上所述，還有一些法規并不完善，檔案行政管理部門在流動人員檔案管理的制度建設方面，還有著很多缺陷。

四、企業單位強化人事檔案管理工作的作用

1.有效地落實企業單位人事檔案管理工作，使得各種人才能夠在企業單位中找到自己的位置，充分展現自己的才能。企業單位中存在著各式各樣的人才，這就要相關的人事檔案管理部門分類并認真分析企業單位的人才，要最大限度地發揮企業單位各種人才的技能與潛能，使每一個工作人員都可以使其優點與才能得到最大限度的發揮。

2.企業單位完善人事檔案管理工作，不單單有利于保存黨和國家的寶貴文化財富，還能夠使得企業單位順利地進行檔案管理工作。人事檔案能夠真實客觀的記錄一個人不同階段的經歷，尤其是對企業單位中的專業人才，人事檔案不僅關系著個人的發展，同時對于一個單位和國家也十分重要的。人事檔案是一個文字財富具有歷史價值的人文資源，所以一定要做好人事檔案管理工作。

五、完善企業單位人事檔案管理工作的相關措施

在企業單位人事檔案管理工作中，人事檔案管理工作不單只是對個人或者是部門有種相當重要的影響，對于整個企業單位的利益影響更為重要。所以，檔案行政管理部門應該采取相關的有力措施進行完善企業單位的人事檔案管理。為了達到這個目的，企業單位應該由以下幾點入手。

（一）必須不斷完善人事檔案管理的收集工作?，F在，有些人在人事檔案管理中的資料并不完善，有的就只有幾份簡歷表，可是簡歷表并不能夠將一個人的實際情況完全的展現出來。要做到這點人事檔案管理人員必須對當事人材料進行認真負責的收集，同時還要為當事人不斷地完善和補充資料，不斷地使當事人的人事檔案得到豐富。

（二）對人事檔案管理人員進行專業的培訓。企業單位促使檔案管理人員不斷地進行專業的培訓，讓人事檔案管理人員具備管理現代化設備與人才的能力，還可以提高其研究新問題、解決新問題的技能水平，這樣一來管理人員就可以更好地為人事檔案管理工作服務。

（三）管理方式和設備要逐漸現代化。要讓檔案管理方式和設備慢慢的現代化，更好地提高人事檔案管理員的工作效率，充分地發揮出企業單位人事檔案管理工作的作用。

六、人事檔案管理注意事項

要促使職工檔案更加規范和完整，要注意以下幾點：

1.要注意資料文件立卷入檔的時間，工作要分階段來完成，完成一步再做下一步，這樣才予以歸檔或者立卷，如果并未完成的，則不能進行上述工作，否則，將會給檔案管理工作帶來無序和混亂的秩序。

2.明確立卷歸檔的關鍵與進行科學合理的立卷分工。要在“以我為主”的原則對立卷歸檔的關鍵點進行確立，在實際的管理工作中必須區分資料和文件，尤其是對于那些在形式、內容、作用都有很多相似之處的文件性資料，避免檔案管理出現重復度和信息冗余度的情況，提高檔案利用的效率和實用性。

3.在堅持“以我為主”的歸檔原則基礎上，要確保能夠對全宗的完整性的維護。在檔案管理工作中既要注意主次的把握，把好全宗的入口關，還要注意避免應歸檔文件的散失。

七、總結語

總而言之，為了讓人事檔案管理工作更能發揮自身的作用，要不斷改革管理方法，讓人事檔案管理的規則與方法可以適應時代的發展潮流，促進企業人事檔案管理水平的提高以及整體企業的快速發展和國民經濟的不斷提升。