檔案資料征集前后期操作管理對策

2015-11-26 04:49:36河北省秦皇島市山海關區檔案館李秀紅

辦公室業務 2015年14期

文/河北省秦皇島市山海關區檔案館李秀紅

檔案資料征集前后期操作管理對策

文/河北省秦皇島市山海關區檔案館李秀紅

【摘要】由于受到種種主客觀因素的影響，檔案部門的資料征集工作進展得有些緩慢。在新時期背景下，加強檔案資料征集前后期的操作管理至關重要，要從細節做起，提高對征集工作的重視程度，方能促進征集工作的有序開展。

【關鍵詞】檔案資料；征集工作；操作管理

近幾年來，我國的檔案事業得到了突飛猛進的發展，檔案部門加大了資料征集力度，征集了不少有價值性的歷史史料、歷史回憶錄和名人圖書等，這些資料具有很高的利用價值。然而，由于受到種種主客觀因素的影響，檔案部門的資料征集工作進展得有些緩慢，散落于社會上的部分珍貴資料未能及時征集進館，導致這些資料未能發揮真正的作用。造成這種現象的原因是多種多樣的，一是因為檔案資料征集工作的難度比較大，檔案資料的來源比較零散，征集對象比較復雜。二是檔案資料征集工作無章可循，檔案部門各行其政，導致征集到的資料無法實現共享。三是由于民間收藏異軍突起，使得檔案部門征集工作的形勢產生新變化。四是征集人員的思想沒有到位，重接收輕征集，沒有意識到主動征集資料的重要性。五是征集方法不夠科學，對資料征集工作缺少有力研究，沒有確定征集目標。這一切都說明，加強檔案資料征集前后期的操作管理至關重要，要從細節做起，提高對征集工作的重視程度，方能促進征集工作的有序開展。

一、檔案資料征集工作的重要性與必要性

（一）征集工作是檔案工作的起點環節。作為一項政策性很強的工作，檔案資料征集工作是檔案工作諸多環節中的起點環節，是實現檔案資料集中、統一管理的基礎路徑。做好檔案資料征集工作，對于整個檔案工作有著不言而喻的重要作用。具體而言，檔案資料征集工作就是按照黨和國家的相關規定，采取專門的征集方法，將分散在機關、單位、個人手中的檔案集中到相關檔案室中，以便實現零散檔案資料的價值，為我國社會主義物質文化和精神文明建設作出應有的貢獻。

（二）征集工作是豐富館藏的重要路徑。眾所周知，數量充分、質量完整、結構合理、成分充實是衡量館藏的重要標準。從某種角度而言，檔案部門要想為社會作出貢獻，就要看其藏量多少和質量高低。而要擴充藏量，離不開行之有效的征集工作，要為檔案工作主動“開源”，要主動采取措施將各種有價值的檔案資料集中在一起，從中分析線索，促進相關工作的有序運行。

（三）征集工作是檔案標準化工作的重要標志。檔案工作標準化是檔案管理現代化的重要基礎，實現檔案工作標準化是一項長期工程，不可能一蹴而就，要逐步推進，首先要從征集工作做起。毫無疑問，征集工作做得好，能夠使全宗變得更加完整，形成統一體系，這樣才有利于反映相關部門在歷史上某個時間段的工作全貌，這對檔案部門的順利運行至關重要。

二、檔案資料征集前后期操作管理對策

如今，檔案資料征集工作的重要作用已成了不爭的事實。但是在實際工作過程中，檔案征集確實還存在一系列亟待解決的問題。針對檔案資料征集工作中存在的一系列問題，可以采取以下幾點措施予以解決：

（一）與時俱進，轉變觀念。21世紀是一個全新的時代，我們必須保持與時俱進的眼光，才能應對時代提出的挑戰，檔案資料征集工作也不例外，在征集前后期必須加強操作管理，使征集工作有章可循，有據可依。檔案部門首先要做的事情就是改變傳統征集工作的思路，努力探索新時期背景下檔案工作的新特點。一是要將檔案征集工作納入檔案館的重要日程中，對其加大資金投入，提高對征集工作的重視程度，還要建設有征集特長的高素質人員隊伍，對他們展開培訓，使他們掌握先進的征集方法。二是要對征集工作加強宣傳，構建系統的征集網絡，借助各種大眾媒體的力量宣傳征集工作的重要性，在社會范圍內形成良好的征集氛圍，使社會大眾主動提供資料。三是制定科學合理的檔案資料征集方法，完善征集工作考評體系和激勵機制。

（二）圍繞特色，突出重點。毋庸置疑，檔案資料的征集工作沒有固定的范圍，可突破時空的限制，但是要緊密結合本地特色來征集。根據地方特色，檔案資料的征集范圍一般要包括：1.反映本地人文歷史方面的檔案資料。2.上級領導人來本地視察時形成的講話、題詞、報道、音像等檔案資料。3.本地的品牌產品、老字號以及標志性建設方面的檔案資料。4.反映本地區重大事件、重大活動的檔案資料。5.反映本地區特定歷史時期的檔案資料。6.其他有收藏和利用價值的檔案資料。當然，地方特色并不局限于以上若干個方面，關鍵要因地制宜地進行征集，不要放過任何一個細節，這樣才能體現征集工作的實效性。

（三）多方合作，拓展渠道。檔案資料數不勝數，征集人員要多方獲取信息，努力拓展征集渠道。一是要與基層檔案員加強聯系與交流，構建信息網絡，及時把握各基層單位的資料信息情況，隨時征集有價值性的資料。二是在接收檔案資料的同時實施征集工作，去偽存真、去粗取精，形成系統性的檔案體系。三是通過大型活動和會議實施征集。四是組織專題性征集工作。五是依靠廣大人民群眾實施征集工作。很多檔案資料散落于民間，群眾的支持是開展征集工作的有效條件之一。

（四）加強培訓，提高素質。作為實施征集工作的主體，征集人員不斷提高業務能力和綜合素質至關重要，這

樣才能在工作中從容有余地面對各種困難與挑戰。征集人員要主動參與相關培訓，加強學習。一是要多學習和研究本地的歷史文化，將其與檔案工作有機整合。二是要掌握檔案資料征集工作的政策、方針和制度，并靈活使用。三是培養公關協調能力，學習征集心理學。四是提高辨別真偽的能力，懂得鑒賞文物、書畫或古籍。另外，檔案征集工作者還要主動學習《檔案工作者職業道德準則》，在道德和行為方面多加注意。一是要公平對待征集對象持有人，不能用欺騙手段從持有人手中獲得相關檔案資料。二是要仔細收集、詳細記錄擬征集對象的原始資料，不能摻雜人為色彩進行征集，否則會破壞檔案資料的客觀性和完整性。三是要認真執行新征集檔案移交制度，嚴格遵守保密制度。四是不得實施與職務工作領域相一致的私人收藏活動。只有做到了這幾點，檔案征集人員才能出色完成征集工作，收集到有價值的資料。