淺析人力資源和社會保障部門檔案管理工作

文/安徽省舒城縣人才服務中心 李婭

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淺析人力資源和社會保障部門檔案管理工作

文/安徽省舒城縣人才服務中心 李婭

【摘要】我國人力資源和社會保障部門組建較晚，服務對象比較廣泛，檔案信息資源龐大、項目繁多，檔案管理工作面臨著很大的挑戰。只有實現對檔案的有效管理，才能最大程度發揮檔案的功能作用。

【關鍵詞】人力資源和社會保障部門；檔案管理；制度；標準化

檔案是國家機構、社會組織和個人實踐活動的歷史記錄，具有一定的法律效用和參考作用。檔案是對部門工作進行合理評價的重要依據之一，檔案管理的服務對象包括了各類人群，與單位和個人的利益息息相關。

一、人力資源和社會保障部門中檔案管理工作的現狀

目前，我國檔案管理正在向信息化邁進，檔案類型也呈現出多元化，檔案管理工作要求也越來越高。不管是任何部門，都需要重視檔案管理工作，發揮檔案的價值。我國人力資源和社會保障部門組建較晚，服務對象比較廣泛，檔案管理的信息資源龐大、項目繁多。雖然近年來其檔案管理工作取得了長足的進步，但是仍然有很多問題存在。

二、人力資源和社會保障部門中檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理部門之間不夠協調統一。現階段，人力資源和社會保障檔案管理部門之間缺乏有效的聯系，溝通和交流不足，工作配合不一致，整體檔案管理工作缺乏統一，而且有關檔案管理體系構建都是在部門內部針對專門問題而設置的，沒有實現全面、系統化管理，導致檔案管理比例失衡的現象出現。例如關于就業方面的檔案管理，相關負責科室主要針對我國當前較大的就業壓力和就業情況進行檔案管理，造成就業管理處檔案室內大多是有關就業壓力的。而且就業管理處檔案也占據了所有檔案的一半以上。再如社會勞動保險管理處檔案室里，其檔案資料也都是關于退休職工檔案的保管。另外，由于各檔案室之間是獨立的，每個檔案都有自己的管理制度和管理辦法，沒有統一的管理體系，就很容易造成各檔案室之間出現檔案重復管理和管理不到位的情況，各管理系統之間不能很好地兼容，檔案資源根本無法實現共享，在很大程度上造成了人力、物力、財力的浪費。不過，人力資源和社會保障部門很多領導也認識到了這個問題，已經開始著手改進，但是由于長期以來，檔案管理部門之間缺乏有效配合，為整合檔案管理資源帶來了很大麻煩。

（二）基本設施設備落后。人力資源和勞動保障檔案管理工作量特別大，面對復雜的檔案，不僅僅需要人力資源基礎，還需要有效的設施設備做保障。但是，由于我國人力資源和勞動保障部門成立較晚，檔案數量很大，檔案管理工作壓力大，相關的設施設備沒有及時補充到位，硬件資源跟不上，導致許多工作出現問題，像歸檔混亂、歸檔延遲、歸檔錯誤、檔案丟失等等現象。由于檔案室沒有實現統一管理，各個檔案室管理比較分散，在硬件設施上不能進行統一采購和裝配，每個檔案室內的設施設備幾乎一樣，造成了人力資源和勞動保障檔案管理設備重復投資，在一定程度上造成了資源的浪費。另外，有的部門沒有設置專門的檔案室，往往將辦公室作為存檔的地方，檔案缺乏有效的管理，很容易造成損壞或丟失。

（三）數據庫缺乏統一標準。我國目前檔案管理基本上建立起了數據庫，除了在基層或者鄉鎮單位電子檔案相對滯后外，總體上都用計算機檢索和存儲代替了手工信息檢索。但是在人力資源和社會保障部門的檔案管理工作中，因為硬件設備更新慢，檔案管理人員計算機水平有限，還沒有真正實現多電子檔案的有效使用。同時，人力資源和社會保障部門檔案管理工作至今還缺乏一個統一規范標準，檔案管理信息化建設比較緩慢，沒有形成一個有效的信息化管理系統。此外，人力資源和社會保障部門的檔案管理系統每次調檔時還得通過對檔案目錄進行檢索，查出檔案資料后，才能去檔案庫房調檔給使用者，可以說是數字信息化技術相對落后，不利于檔案管理工作的開展。

（四）檔案管理機構和制度不健全。人力資源和社會保障部門工作量相對較大，面對的檔案也比較多，需要檔案管理人員付出很大的精力和時間，同時也要求檔案管理人員具有一定的綜合能力和敬業精神，這樣才能體現政府機構的公共服務功能，為有效地開展人力資源和社會保障工作提供保障。然而，現階段我國人力資源和社會保障部門中檔案管理工作出現人手不足、工作壓力大、不夠專業的情況，無法有效地完成檔案管理任務。尤其是人力資源和社會保障部門檔案管理工作比較繁瑣，需要管理人員有足夠的耐心和細心，但是在面對太大的工作量時，檔案管理人員會感到自己的壓力太大，工作起來精神不振、感覺疲倦，很容易在工作中出現疏忽大意、埋下隱患。再加上，管理人員本身能力有限，檔案管理專業性不強，導致歸檔整檔中發生錯誤，工作缺乏準確性，從而使得檔案管理質量相對降低。此外，人力資源和社會保障部門檔案管理的相關制度也不完善，無法全面、有效地對各個部門的檔案管理行為進行規范，部門之間出現溝通難、埋怨多、推諉多的現象，加重了檔案管理的負擔，也在很大程度上使得檔案管理工作處于混亂局面。

三、完善人力資源和社會保障部門檔案管理工作的策略

（一）制定統一的檔案管理發展規劃 。改善人力資源和社

會保障部門檔案管理工作首先要從整體上進行統一規劃，要擺脫以往那種各自為政的不和諧局面，要制定出檔案統一管理的計劃和措施，同時與其他部門在檔案管理上進行合作，在科學合理、相互配合的統一規劃下開展檔案管理工作，這樣才能實現檔案資源整合和共享利用。此外，部門領導要高度重視檔案管理工作系統的完善，要加大力度宣傳和教育檔案管理的重要性和必要性，讓人們尊重和支持人力資源和社會保障部門檔案管理工作。

（二）完善檔案管理的基礎條件。一是要改善檔案管理的環境，要保證設施設備齊全，可以采用辦公和檔案獨立進行設置的辦法，在檔案室配備能完全進行檔案管理的電腦設備，還要在檔案庫放置抽濕器、空調等儀器，并且還要做好防火、防蟲的預防和控制，保證檔案室和存放庫干燥整潔，為檔案管理提供一個良好環境。二是要增加人手，檔案管理工作比較復雜，特別是人力資源和社會保障部門涉及的檔案資料較多，檔案管理人員壓力較大，所以領導要從以人為本和工作負荷的實際出發，給予檔案管理室一定人力資源做保障。三是要解決資金匱乏問題，經費是開展工作的前提條件，檔案管理當前工作不能有效開展，原因之一在于經費不夠，在檔案管理上投入少，效果也就不明顯。

（三）檔案管理工作標準化。人力資源和社會保障部門涉及的內容較多，所以其檔案也就比較繁雜，相比其他部門檔案管理要特殊得多，檔案內容包含了多個領域。因此，為了保證檔案管理工作的有效性和整體性，必須實行集中統一管理，確定檔案管理工作的標準，并嚴格按標準執行。例如電子文檔的生產、保管、傳遞以及數據處理和存貯結構等都要設定統一標準。

（四） 完善檔案管理機構和制度建設。一方面，完善檔案管理機構。要配備專職的檔案管理人員，解決人手不足的問題，避免一人多用，要合理調配工作，明確崗位負責人及其職責。另一方面，加強檔案管理制度建設。要根據人力資源和社會保障部門檔案管理的現狀，修改和完善相關制度。同時，要建立健全激勵機制和績效考核，激發管理人員的積極性，促進檔案管理效率的提高。

總之，人力資源和社會保障部門應該積極改進檔案管理存在的問題，各部門之間檔案管理要統一規劃、整合資源，完善檔案管理的基礎條件，實現檔案管理工作的標準化，并建立健全檔案管理的相關機制，只有這樣，才能推動檔案管理工作穩定高效地開展。

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