人事檔案管理中存在的問題及對策

文/河北省邯鄲市工業(yè)學校 李明

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人事檔案管理中存在的問題及對策

文/河北省邯鄲市工業(yè)學校 李明

【摘要】人事檔案對于事業(yè)單位來說，是獲取人才基本信息的關鍵載體，是事業(yè)單位選拔人才的重要資源庫，是單位日后人力資源儲備的信息收納基礎。但是由于一些不可避免的因素，在事業(yè)單位的人事檔案管理中存在著種種棘手問題，本文著重分析人事檔案中存在的問題和解決這些問題的具體對策。

【關鍵詞】人事檔案；管理問題；具體對策

隨著社會的不斷發(fā)展和進步，事業(yè)單位對于人才的需求越來越強烈，這就要求事業(yè)單位在進行人力資源管理工作的同時，要積極對人事檔案進行妥善的管理，深入挖掘人事檔案管理工作中存在的問題，并積極探索相應的解決問題的方法和策略。

一、分析人事檔案管理中存在的問題

（一）內(nèi)容陳舊單一、信息量不足、內(nèi)容不夠真實等問題。在填寫人事檔案時，檔案表的內(nèi)容設置太過固定，無非就是姓名、性別、年齡、畢業(yè)院校、工作經(jīng)歷等若干固定模塊，在檔案表格設計中缺乏可以深入挖掘填表人信息的項目設置，導致了檔案材料內(nèi)容的形式過于陳舊單一，信息量不足等問題。另外，在填寫人事檔案的過程中，難免會有人為了在眾多應聘者中更有優(yōu)勢，對個人工作經(jīng)歷、管理經(jīng)驗、薪資待遇等信息進行隱瞞和虛報，造成了人事檔案信息的真實度大打折扣，這是人事檔案材料收集中比較常見的問題。

（二）人事檔案管理落后、管理水平低。很多事業(yè)單位的人事檔案管理工作不是很正規(guī)：要么人事檔案管理收雜亂無章的內(nèi)容，要么是其他部門人員兼職管理，要么只有個別專人進行管理，或者為了節(jié)省人力、財力，干脆直接將企業(yè)的人事檔案管理工作交給勞動人事相關部門。這些混亂的檔案管理方式都導致了人事檔案內(nèi)容真實度無法確保、資料完整度不夠、歸檔混亂等棘手問題的出現(xiàn)，長此以往得不到有效解決，這個問題只會越來越嚴重，最終影響到事業(yè)單位的正常人力資源管理。

（三）檔案管理環(huán)境不夠優(yōu)化。就目前檔案存儲工作現(xiàn)狀來看，檔案多以紙張形式存放，假如遇到潮濕天氣很容易受潮發(fā)霉，或遇到突發(fā)自然災害，很可能會導致檔案的損壞和丟失；再加上檔案存儲環(huán)境不夠優(yōu)化，可能還會出現(xiàn)被偷竊、被蟲蛀等不必要的損失。

二、針對人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，提出具體解決對策

（一）加強對人事檔案內(nèi)容的把關工作，確保檔案內(nèi)容的真實性和完整性。在人事檔案管理工作中，要想從根本上解決人事檔案內(nèi)容陳舊單一、信息量不足的問題，首先要對人事檔案填寫表格的內(nèi)容進行合理設置，添加一些類似于興趣愛好、座右銘等輔助信息欄，從其他方面了解填寫表格者的素質(zhì)、修養(yǎng)等，進而通過表格填寫的內(nèi)容，可以更全面地了解應聘者的各方面信息，同時還要做好把關工作，確保檔案內(nèi)容填寫的完整性。另外，在工作中，要加強對于檔案內(nèi)容真實性的核實，確保檔案填寫內(nèi)容準確無誤。

（二）加強對人事檔案管理的宏觀控制與相關工作人員的工作能力培養(yǎng)。一個事業(yè)單位發(fā)展再強大，它的人事檔案管理也要依靠相關人力資源去進行有序的收集、歸納和整理，要想做好事業(yè)單位的人事檔案管理工作，首先就要加強對于檔案管理的干預和控制，規(guī)范相關規(guī)章制度，獎罰嚴明，確保檔案管理工作的制度化和規(guī)范性。在選擇檔案管理人員時，要進行多方面綜合考察，主要從知識層次和職業(yè)素養(yǎng)兩方面進行考量，慎重選擇負責檔案管理的工作人員，這是做好人事檔案管理工作的第一步，也是關鍵的一步，同時還要提高相關檔案管理人員的綜合素質(zhì)，這是做好檔案管理工作的基礎和有效措施。

（三）逐步實現(xiàn)人事檔案管理的科學化、現(xiàn)代化。前面提到，在人事檔案管理中存在著管理環(huán)境不夠優(yōu)化的問題，針對這一問題，最好的解決方法就是將所有檔案都歸為電子檔，在保證紙質(zhì)檔案在保存形式上不會受外來因素干擾的同時，將大量資料存儲在電腦里，并建立人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，還可以嘗試開發(fā)個人檔案跟蹤更新系統(tǒng)，確保人事檔案的及時更新。但是這個工作量是巨大的，也不好具體實施，所以在充分利用現(xiàn)代化科技手段完善檔案管理形式的同時，還要注意對檔案管理工作環(huán)境的優(yōu)化，多投入時間和精力在檔案管理環(huán)境優(yōu)化上，在平日的管理工作中做好有效預防措施，保證檔案管理的順利進行。

三、結(jié)語

事業(yè)單位要想真正做好人事檔案管理工作，必須先要找到在檔案管理工作中存在的問題和缺陷，對癥下藥，找到與之相對應的解決方法和有效對策，才能真正有的放矢地解決問題，達到更好的工作效果，確保人事檔案管理工作規(guī)范、有序進行。

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