芻議高校辦公室文書檔案管理工作

文/陜西楊凌職業技術學院　黎乃寧

芻議高校辦公室文書檔案管理工作

文/陜西楊凌職業技術學院黎乃寧

【摘要】隨著辦學事業的發展，檔案已經成為高校事業發展的歷史鑒證和助推動力，辦公室文書檔案是高校檔案的重要組成部分，其重要性也日漸凸顯。本文首先分析、闡述辦公室文書檔案的重要性和辦公室文書檔案管理的特點，最后在分析的基礎上提出自己的幾點拙見，希望能夠促進辦公室檔案管理的進一步完善。

【關鍵詞】辦公室；文書檔案；收集；整理

高校檔案管理工作是高校在其管理、教學、科研和其他重要活動中所形成的對以文字、圖表、影音、實物等為載體的材料進行收集、整理、保管、鑒定統計和提供利用的系統活動。高校檔案是學校發展歷史真實客觀的記載，不但記錄了學校重大事件和重要問題的處理過程，同時也反映了管理規范及決策的實施和成果等。

一、高校辦公室文書檔案管理的重要性

文書檔案是原始檔案資料的主要存在形式，其管理質量直接關系和影響到檔案的整體質量，所以文書檔案管理是衡量高校檔案管理水平的重要指標。

高校辦公室的文書檔案在整個文書檔案中占有重要地位。辦公室的文書檔案是學校對內工作安排，對上總結匯報，對外交流合作的各種材料和文件的匯集點，涉及范圍廣，種類多，數量大，所以只有嚴格規范辦公室文書檔案的管理標準，才能提高文書檔案的收集、歸檔質量和利用效率，為學校各項事業的發展提供材料支撐和有效利用。

二、高校辦公室文書檔案管理的特點分析

高校辦公室作為學校的核心部門，起著日常業務辦理、文件收發、信息傳達和多方溝通協調的作用。工作涉及范圍廣，對上對下、對內對外都有直接的業務關系，檔案生成量大；同時辦公室日常工作量大，現在高校辦公室多由文書工作者兼職負責檔案管理，面對繁重的工作，檔案收集往往被迫輕視。辦公室文書人員不但要負責文件的收發、文字綜合，還包括信息宣傳、后勤保障等工作,所以投入到檔案管理上的精力將十分有限，于是辦公室文書檔案管理又往往具有以下幾個方面的特點：

（一）內容豐富，形式多樣，立卷困難。辦公室文書檔案能夠全面記錄學校的工作。可涉及黨群建設、行政管理、教學科研、后勤、財務等多個方面，不僅包括單位內部印發的各類紅頭文件，還包括接收上級單位的各類文件，相關單位的函件，另外還有黨委、行政會議記錄、紀要，各類協議、合同、責任書等，另外還有一些臺賬外的資料如領導講話、致辭、報告、重要活動安排、記錄和領導外出帶回的會議資料等都形成內容極為豐富的檔案資料。

伴隨著現代科技的發展，資料的形式已具有多元化的傾向，單純的文字、紙張記載已不能適應當下的信息化時代，電子文檔、照片、錄音、錄像和其他特殊檔案載體已經成為檔案的普遍存在形式。

公文立卷歸檔既是文書工作的最后環節,也是檔案工作的開始環節,并成為這兩項工作真正意義上的銜接點。但是，因為臺賬外檔案繁多，臨時性檔案的實效性，現代檔案存在形式的多樣，兼職檔案員專業知識的缺乏，必然造成辦公室文書檔案管理中分類、立卷工作的困難。

（二）檔案的形成過程、收集過程和利用過程交錯雜糅。辦公室文書檔案的收集工作是在文書工作的基礎上對有保存和利用價值的資料進行甄別篩選、整理、統計、立卷和歸檔，并定期向檔案部門移交。

辦公室文書檔案的特殊性就在于檔案的形成、收集和利用過程交錯雜糅。辦公室文書工作包括文件的接收、登記、傳閱、督辦以及文件辦理完畢后的收集、整理，這個工作的全過程就是文書檔案的形成過程。

文書檔案的形成過程和收集過程時常伴隨著檔案的利用。在文件辦理、事件處理的過程中有些材料需要反復查找利用，有些決策的形成常常需要剛剛收集、立卷的文件來作為支撐和依據，這樣檔案利用的過程就和收集的過程交錯在一起了，這給文書人員增加了相當的工作量，但卻往往是被領導和其他人忽視的部分，很難計入工作量。

（三）紙質資料和電子資料并存下的收集和歸檔。近年來,伴隨著科技的發展,各高校的辦公自動化程度不斷提高。計算機、打印機、復印機、掃描儀、照相機、錄音筆等電子產品迅速普及,這場技術革新，一方面極大地提高了工作效率，另一方面在新技術下所形成的新的資料載體對傳統的歸檔立卷方式提出了新的挑戰和要求。然而，目前大多高校辦公室文書檔案歸檔存在著兩種傾向:一是只存文字性資料而不存電子文檔,不利于重要文件檔案的保存。另一種則相反,對電子資料只存電子文檔,不打印文字資料進行留底保存,很難達到長久保存的目的;另外,對于電子資料的保存，有些高校在登記、編號、蓋章等手續上還不夠完善，不利于掌握和使用。

三、關于提高高校文書檔案管理質量和效率的幾點思考及建議

通過對高校辦公室文書檔案管理工作特點的分析，不但認識到檔案管理的重要意義，同時也看到其間存在的一些問題。筆者結合自己的工作實踐提出一些建議和措施。

（一）提高高校辦公室文書檔案管理工作的地位。想要做好辦公室文書檔案的管理工作，主管領導要給予高度重視。首先，為檔案管理工作提供一定的物質條件，如資料室、文件柜等，保證檔案能夠分類存放，以便查找。其次，配備充足的人員，并為從業者提供良好的學習和培訓機會，學習掌握不斷更新的檔案管理技術。

（二）建立完善的高校辦公室文書檔案收集和管理制度。建立完善的高校辦公室文書檔案管理制度，首先，檔案人員要能夠根據檔案的保存價值和意義甄別篩選出有價值的資料，進一步明確文書檔案收集的范圍、時間及保管期限，確保檔案收集、整理和歸檔工作的有序進行。另外，檔案的歸檔期限也需要做出明確規定，一般要求辦公室的文書檔案要在檔案形成后，來年的第一季度完成歸檔，并移交檔案館進行統一集中保管。

另外，為了保證檔案的整體質量，我們對文書檔案的規范要有明確的要求，首先嚴格執行公文的行文規則，有效辦理簽發手續，禁止發無效、無用的文件。其次，要嚴格按照公文的行文標準，選擇紙型，設置頁面尺寸、字體字號、裝訂等技術指標。

（三）建立可持續發展的檔案人才隊伍。當前，部分高校辦公室文書檔案管理工作依然由秘書兼任，沒有相關專業背景，一是對檔案管理工作的重要性和歷史使命沒有清楚的認識。二是關于歸檔的基本專業知識不到位。三是對日益更新的信息技術在檔案工作中的運用知之甚少。

一方面，辦公室檔案文書管理工作與辦公室其他業務直接相關，影響著整個辦公室的工作效率和質量，另一方面，由于辦公室文書檔案種類繁多，管理工作復雜，存在一定的管理難度。所以建立一支可持續發展的辦公室檔案人才隊伍，是高校辦公室的一項重要工作。

首先，要對兼職檔案人員進行基本的崗前培訓和定期的業務培訓，鼓勵檔案管理人員參加相應的省（市）檔案局的有關檔案管理培訓。另外,檔案管理人員要堅持可持續的學習觀念，始終保持對新知識學習的積極性和主動性,掌握提高計算機和現代網絡技術的應用能力,努力適應社會發展的需要。

（四）建設信息化的檔案管理網絡。在計算機和網絡技術迅速發展的現代社會，高校已逐步實現辦公自動化，伴隨而來的是大量電子文檔的出現，這些資料的歸檔，就需要借助現代化的管理平臺。建立一個可以和校園其他信息管理系統共享的現代化電子檔案管理平臺，對其進行各級訪問權限設置，這樣不僅使高校的文書檔案管理工作納入了整個校園信息管理系統中，還使得文件的歸檔和查閱、利用變得更加方便快捷。

另外，方便、快捷、高效的電子化系統，也將引導從業者理念和思維的更新，更快的從傳統歸檔和電子化歸檔的矛盾中解脫，接受新的事物，做好檔案的歸類工作。

高校文書檔案是高校教學、科研、行政等各項事業發展推進的記錄，辦公室文書檔案的收集與歸檔是文書檔案管理的關鍵，與文書檔案的質量密切相關。所以，我們要進一步研究發現辦公室文書檔案管理工作中存在的問題和原因，努力提高工作的質量和效率，從而進一步推進和完善辦公室文書檔案管理工作。

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