文書檔案管理工作的創新

文/湘潭市中醫醫院　陳柏茹

文書檔案管理工作的創新

文/湘潭市中醫醫院陳柏茹

【摘要】本文闡述了文書檔案管理的意義，探討了文書檔案管理中常見的問題，并針對問題提出了相應的解決措施，希望能夠提高當前文書檔案管理工作的水平。

【關鍵詞】文書檔案；管理；創新

文書檔案管理是檔案管理的主要組成部分，隨著單位工作各個方面的完善，對文書檔案管理工作也提出了進一步的要求。由于文書檔案是單位管理者制定決策和計劃的重要參考和依據，為了使單位能夠更好地適應社會的發展，針對文書檔案管理工作所面臨的挑戰，有必要對傳統的文書檔案管理工作的思路和方式進行創新，以期為單位工作的開展提供高效且準確的參考。

一、文書檔案管理的意義

（一）文書檔案是政治工作和行政管理活動的重要記錄。在政府的工作中，文書檔案一般是由上級單位所發的紅頭文件轉化而成，其中也會包括已經完成但具有保存價值的文書資料，它記錄了一個政府單位或社會組織從事的管理活動，如黨群管理、人事管理、財務管理以及工作過程的管理等。隨著社會現代化的發展，在信息時代，文書檔案的管理顯得越發重要，尤其是在國家的機關和事業單位，文書檔案是其工作開展所不可缺少的依據，文書檔案管理在當下各個單位的運行中占據著越來越重要的地位。

（二）文書檔案管理是檔案管理的主要組成部分。檔案具有連續性的特點，許多后續的檔案建立都要以初始檔案為依據，文書檔案管理也是檔案管理的源頭，因此文書檔案管理工作有著很大的現實意義。做好文書檔案的管理工作，對后續檔案的建立以及單位未來的發展都有著不可替代的價值。

二、文書檔案管理中存在的問題

（一）管理人員的專業素質不高。文書檔案的管理是一項專業而且較為復雜的工作，這對管理人員專業素質的要求很高，而在實際中，文書檔案管理工作沒有引起相關單位的重視，管理人員的隊伍建設力度不夠，人員專業較低，主要表現在：很多文書檔案管理人員不注重與時俱進，沒有加強自身的學習，其管理思路和方法還停留在傳統方式之上。在信息化的今天，管理人員的專業水平不夠、沒有熟練掌握電腦操作，文書檔案管理工作沒有得到深層的改革和創新。

（二）工作效率較低。一些單位忽視工作方式和設備的更新，文書檔案管理的方式還較為落后，已經不能適應社會的高速發展。比如，由于種種原因，一些單位沒有配備計算機或是計算機配備的較晚，在信息化的今天，沒有計算機的文書檔案管理工作其效率低下是必然的；另外，一些單位的管理思路還較為落后，不能明確區分文書檔案管理工作的重點，導致做了大量無用的工作，這些因素都是造成文書檔案管理工作效率低下的主要原因。

（三）制度不規范、缺乏科學化管理。任何工作的開展都需要規范的工作制度，否則很難取得明顯的成果。當前形勢下，一些事業單位和國企的改革力度很大，但大都停留在制度和政策方面的改革，這些制度全是與單位相關的大的制度方面的改革，而關于文書檔案管理工作方面的制度很少得到組織管理者的重視。許多單位的文書檔案管理工作顯得較為盲目和主管，這主要是因為沒有建立起統一規范的管理程序，而且許多已有制度缺乏科學化，導致管理工作的開展較為僵硬，沒有靈活性，這嚴重制約著文書檔案管理水平的進一步提高。

（四）機制改革沒有從大局出發。國內的文書檔案管理機制在很長時間里沒有得到有效的改革，許多社會組織的文書檔案管理帶有濃重的機關工作色彩，機制的改革不及時或是改革的片面性較強，沒有大局意識。另一方面，許多管理人員將工作的重點放在了文書檔案管理的本質之上，他們將工作的重點放在了文書檔案的建立、收集、整理以及保管之上，而忽視了文書檔案管理的參考價值，建立起的文書檔案管理沒有針對性，信息可用度不高，不能很好地為組織單位的工作提供依據，這是工作機制改革的滯后所造成的。

三、文書檔案管理工作創新的措施

針對文書檔案管理在實際工作中出現的問題，為了真正體現文書檔案管理工作的價值和意義，對文書檔案管理工作進行創新，通過具體措施提高管理水平，對文書檔案管理工作在未來的發展有著重要的意義，下面將對具體措施進行闡述和分析。

（一）提高對文書檔案管理重要性的認識。意識決定行為，文書檔案管理要改變傳統的管理模式，首先需要從思想上改變組織上下對文書檔案管理的認知，提高管理人員對文書檔案管理重要性的認識。因為只有從思想和意識上進行改變，只有組織管理者和組織上下認識到了文書檔案管理對組織發展的重要性，其才會在實際行動中“有所作為”，組織的文書檔案管理工作才能真正實現創新。簡而言之，文書檔案管理工作的創新，要從提高組織上下尤其是組織管理者的創新意識著手，確保創新方案在思想上的可行性。

（二）強化管理制度，并確保制度的落實。一是制度的建設需要完善制度體系。在組織內部構建完善的文書檔案管理制度體系，組織管理者要重視領導責任制的建立，從而為檔案管理制度的建立和落實提供可靠的保障。管理者只有改變自身的意識，做好組織上下的思想工作，讓其認識到文書檔案管理工作的意義，才能從根本上確保制度的落實；另外，強化制度建設，新制度的確立要充分結合原有制度，做到從實際出發，保留將原有制度中的精華，去除原有制度中的弊端，以工作經驗為基礎，構建出完善的管理制度體系。二是注重制度的創新。文書檔案管理制度的構建不能完全采用以往工作的經驗和別的組織取得成功所采用的管理模式，而應結合組織自身的實際情況，比如本單位的管理機制、機構設置等因素。在制度的借鑒和引用中，做到揚長補短，全面考慮，注重制度方面的創新，只有在制度方面取得了創新，文書檔案管理工作的各方面才會取得創新，制度的創新是文書檔案管理水平得以不斷提高的保障。三是做到制度的及時修改。部分單位沒有意識到管理工作與時俱進的重要性，片面地認為制度建立之初，已經考慮得很全面，組織內部的制度已經很完善，只要照著制度辦事就不會出現問題。現代社會是一個信息化的社會，一切事物都在發生著變化，文書檔案管理制度也面臨著同樣的狀況。因為外部環境一直在發生著變化，所以，各個單位應定期對現有的制度進行評審，結合外部環境的變化，及時對原有制度進行修改或補充，做到制度的與時俱進，使文書檔案管理的制度始終與當下組織內部的情況相適應，只有這樣，才會真正發揮出制度對管理工作的規范作用。

（三）注重工作效率的提高。工作效率的提高在于工作機制的優化，優化工作機制需要從以下三個方面做起：首先，加強文書檔案管理的宣傳力度，在宣傳上實行自我營銷。根據組織的總體規劃和階段性目標制定文書檔案管理的思路和計劃，結合重大活動對文書檔案管理的要求，對管理工作提出具體的目標和要求，也為后續檔案的建立奠定前期基礎，只有目標明確，工作效率才會得以提高；其次，文書檔案管理工作需要協調好工作機制，其工作效率的提高離不開相關部門之間的溝通與協調，只有相關部門在思想上達成共識，提高互動性，文書檔案管理工作中的互相指導、互相服務以及互相監督效果才會得以體現；最后，工作效率的提高，還應注重工作經驗的積累，管理人員只有結合工作經驗，才會清楚以往工作中存在的問題和不足，從而在以后的工作中明確方向和重點，最大限度地提高工作效率。

（四）靈活工作，體現檔案的本質價值。為組織工作的開展和人事調動提供客觀準確的依據是文書檔案管理的基本作用，因此，其管理工作不能過于形式化，應結合組織的實際需求制定管理工作的內容和要求。在符合保密原則的前提下，檔案管理部門應定期對檔案管理工作的成果進行審核，并可以適當向外界進行公布，這樣不僅可以方便用戶的查詢，發揮檔案的本質價值，還可以接受公眾的建議，集思廣益，改變工作中的不足，完善檔案管理工作。

（五）管理工作還應注重技術的創新。信息化社會里，注重技術的應用對文書檔案管理工作效率的提高有著很大的幫助，計算機網絡技術的應用以及檔案數據的信息化是當下檔案管理工作的主要發展趨勢。現代化的文書檔案管理工作理念的革新首先需要認識到技術應用對管理工作的意義，網絡技術和信息化系統有著傳統手工方式所無法比擬的優勢，檔案管理工作的革新需要以技術的革新為依托。

四、結束語

總之，文書檔案管理工作是一個組織內部資料管理的主要組成部分，并且對組織各項工作的開展有著重要的現實意義。有從思想上、機制上以及技術上全面創新，并將規范的制度在實際工作中進行落實，文書檔案管理工作才會取得進展，其管理水平才得以大幅度提高，并最終實現文書檔案管理工作的本質價值—服務價值。

參考文獻：

[1]張文華.案管理工作的方法[J].黑龍江檔案，2014（8）.

[2]楊宇紅.文書檔案管理工作的創新思考[J].科技風，2013（4）.