加強會計檔案管理充分發(fā)揮會計檔案作用

文/深圳市文檔服務(wù)中心　潘小寨

加強會計檔案管理充分發(fā)揮會計檔案作用

文/深圳市文檔服務(wù)中心潘小寨

【摘要】財會人員必須充分認識到會計檔案管理工作的重要性，制定專業(yè)的會計檔案管理制度，健全借閱手續(xù)，認真做好移交和裝訂工作，只有這樣才能避免因會計檔案裝訂不規(guī)范或保存不當(dāng)而引起的損失，能夠更好地發(fā)揮會計檔案應(yīng)有的作用。

【關(guān)鍵詞】會計；檔案管理；財務(wù)

會計檔案是會計核算方面的專業(yè)資料，也是國家檔案中的重要組成部分，在各大機關(guān)和企事業(yè)單位中都有相當(dāng)重要的作用，會計檔案包括了很多方面的內(nèi)容，包含了會計方面相關(guān)憑證、賬簿、報表等，在實現(xiàn)了會計電算化之后，還包括了存儲信息方面的軟件等內(nèi)容。會計檔案包含內(nèi)容眾多，來源廣泛，只要是有獨立經(jīng)濟核算的單位就自然會有自己專有的會計檔案。

會計檔案是反映單位經(jīng)濟狀況的重要憑證，但是在實際工作中，它的重要性卻往往被人所忽視，反而成了財務(wù)工作的一個薄弱環(huán)節(jié)。會計檔案工作中存在一些常見的問題，為了加強會計檔案管理工作，讓會計檔案發(fā)揮更好的作用，本文嘗試針對現(xiàn)實中常見的問題提出一些改善會計檔案管理的途徑。

一、會計檔案的重要性

要更好地進行會計檔案管理工作，最重要的就是要認識到會計檔案的重要性，只有充分加強了對其重要性的認識，才能夠在主觀上對會計檔案管理工作重視起來。

（一）作為分析核算的依據(jù)。由于會計檔案是通過專業(yè)的會計核算方法形成的，所以具有相當(dāng)?shù)膶I(yè)性，它能夠直接用來反映機關(guān)和企事業(yè)單位各方面的經(jīng)濟收支情況，它能夠為國家經(jīng)濟建設(shè)的相關(guān)經(jīng)濟決策提供大量可供參考的依據(jù)。當(dāng)國家相關(guān)部門要制定或完善經(jīng)濟計劃的時候，首先就要對該經(jīng)濟活動的可行性進行研究，而會計檔案的存在則為可行性的探究提供了重要的依據(jù)，很好地避免了紙上談兵，能夠讓經(jīng)濟計劃的制定有可靠的依據(jù)，更加具有可行性。

（二）作為考察事項的憑證。會計檔案的制定是相當(dāng)嚴密的，有設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬等一系列的專業(yè)工作方法，這些都證明了會計檔案的整個過程都具有嚴密性，會計檔案的嚴密和專業(yè)使得它能夠成為事后考察會計方面事務(wù)的重要憑證。通過建立會計檔案能夠?qū)媽ο筮M行嚴密的監(jiān)督，完整的反映，在必要的時候查證會計檔案可以很清楚地查出各單位在各種經(jīng)濟業(yè)務(wù)之中是否存在有違法亂紀方面的現(xiàn)象，所以是一種考察經(jīng)濟事項的良好證據(jù)。

（三）作為歸檔保存的史料。會計檔案具有原始記錄性、信息性和價值性等特點，這使得它具有相當(dāng)高的史料價值，在會計檔案中記錄的那些具有高度信息量的原始記錄能夠很好地反映一定時間內(nèi)一個單位經(jīng)濟活動的情況，如果綜合考察一個地區(qū)所有單位的會計檔案，則可以從中分析出該地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展的情況，所以相當(dāng)具有史料價值和研究價值。

二、會計檔案管理中的常見問題

會計檔案管理工作相當(dāng)重要，但是遺憾的是個別單位的領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)財會人員對該工作的重視度不夠，所以使得會計檔案管理方面存在一定的問題。由于主觀方面的不重視導(dǎo)致了檔案管理制度的不規(guī)范，檔案裝訂、歸檔、銷毀方面都無法達到標(biāo)準(zhǔn)。

（一）主觀上認識重要性不夠。主觀上對會計檔案管理方面重要性的認識不夠?qū)?dǎo)致會計檔案管理工作中出現(xiàn)漏洞。有些單位的領(lǐng)導(dǎo)覺得只要財務(wù)方面的內(nèi)容得到了很好的實施就足夠了，歸檔工作并不是十分重要，由于上行下效，他們的不重視最終導(dǎo)致財務(wù)檔案工作的實際工作人員也對這方面的工作得過且過，草草了事。有些單位并沒有配備專業(yè)的人員來進行相關(guān)方面事務(wù)的管理，而有的單位雖然有專業(yè)人員管理，但是由于會計人員對檔案規(guī)范化的工作了解不多，所以導(dǎo)致無法完善和健全檔案管理制度。

更嚴重的是個別會計檔案人員甚至還會不顧原則，開立賬外賬，假發(fā)票等，甚至還會篡改相關(guān)的數(shù)據(jù)，這樣做不僅嚴重破壞了會計檔案工作的嚴密性，甚至還會影響到國家相關(guān)決策的設(shè)定，具有很大的危害，值得注意。

（二）客觀上檔案管理制度不健全。檔案管理制度的不健全對于會計檔案管理工作十分不利，有的單位并未建立完整的會計檔案立卷、歸檔、保管、查閱、銷毀方面的規(guī)范，使得檔案管理工作無法正常進行。

一些單位在立卷的時候并沒有嚴格按照標(biāo)準(zhǔn)來進行裝訂，裝訂得相當(dāng)松散，隨時都會有散落的可能，沒有按照要求設(shè)置封面并編排好對應(yīng)的頁碼，這樣的話時間一長不僅會造成在查詢的時候難以找到相關(guān)檔案的相對位置，為查找?guī)砺闊踔羾乐氐倪€會導(dǎo)致重要的會計檔案資料的散失和缺損，對會計檔案管理工作相當(dāng)不利。一些單位在放置會計檔案的時候也相當(dāng)分散，有的時候甚至很隨意地放在某處，并沒有一個專門的存放場所，有的單位雖然有專門的場所放置，但是沒有做好防潮防蛀的措施，這樣也會使得會計檔案損毀，使得相關(guān)的檔案達不到會計檔案所應(yīng)該存檔保管的期限。

三、加強會計檔案管理的途徑

會計檔案是國家檔案的重要組成部分，在經(jīng)濟管理工作中具有相當(dāng)重要的參考價值，所以相關(guān)人員必須嚴格端正思想，制定完善的會計檔案管理措施，只有這樣才能充分發(fā)揮好會計檔案的作用，讓它能夠物盡所用。

（一）更新觀念，提高重視。由于會計檔案工作主要還是要由相關(guān)人員來執(zhí)行，所以首先要做的就是要讓相關(guān)工作的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員統(tǒng)一認識，更新觀念，提高對會計檔案管理工作的認識。單位應(yīng)該加強對會計人員的崗位培訓(xùn)工作，通過相關(guān)的考試來判斷工作人員是否對整套管理制度有足夠的了解，同時還要隨時做好檢查，以確保在實際工作中不會發(fā)生紕漏。這樣做的話就能夠從源頭上做好會計管理工作。

（二）制定規(guī)范，強化管理。為了讓所有的工作人員都知道自己該做什么，該怎么做好，所以制定規(guī)范，并強化會計檔案管理工作是相當(dāng)重要的，各單位要聯(lián)系自己單位的實際情況，參照國家《會計檔案管理辦法》的內(nèi)容來設(shè)立一套高效的會計檔案管理制度，明確每一個人的責(zé)任，使得管理工作更為科學(xué)合理。

制定高效科學(xué)的會計檔案管理制度首先要做好檔案的立卷工作，在裝訂檔案的時候要仔細檢查所有的原始資料是否都收集完整，需要粘貼的地方是否粘貼整齊，并且要對每一冊檔案的厚度等都有細致的規(guī)定。

其次要在有關(guān)人員進行檔案借閱的時候做好登記。為了防止重要的檔案資料有所散失，要對借閱人員的姓名，借閱檔案的名稱，借閱時間等做詳細的登記，并在歸還的時候仔細檢查改檔案是否保持原樣。

此外在遇到檔案需要銷毀的時候，也要按照規(guī)定認真填寫銷毀報告，并在得到審批同意的情況下，在相關(guān)人員的監(jiān)督下進行徹底銷毀。

檔案管理工作包括了很多方面，除了以上所說的部分以外，檔案的移交和鑒定等方面的工作也都是十分重要的，也要進行相應(yīng)的規(guī)范。

四、結(jié)論

加強會計檔案管理的規(guī)范化，強化工作人員的主觀認識，同時做好會計檔案立卷、借閱、保存、銷毀等各方面的規(guī)范，將使得檔案能夠得到更好的保存，同時也能夠更好地發(fā)揮會計檔案的作用，讓會計檔案作為分析核算的依據(jù)，考察事項的憑證以及歸檔保存的史料得到更好的保存。

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