醫(yī)院檔案工作如何更好地實現(xiàn)計算機管理

文/泉州市光前醫(yī)院　鄭雯雯

醫(yī)院檔案工作如何更好地實現(xiàn)計算機管理

文/泉州市光前醫(yī)院鄭雯雯

【摘要】在檔案管理實踐過程中必須對醫(yī)院檔案工作現(xiàn)狀和存在的問題進行剖析，采取針對性強的措施和工作方案，引起決策層的重視、建章立制和全面提升檔案人員的綜合素質(zhì)，為醫(yī)院檔案工作實現(xiàn)計算機管理奠定基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；檔案工作；計算機管理

隨著計算機技術(shù)滲透到社會生活的各個領(lǐng)域，計算機信息技術(shù)在醫(yī)院日常工作中同樣也得到推廣和普及。據(jù)權(quán)威部門的統(tǒng)計資料表明，普通醫(yī)院所屬各個科室及各個管理環(huán)節(jié)，基本上基本實現(xiàn)了計算機管理，為醫(yī)院工作實現(xiàn)標準化、規(guī)范化和科學化管理提供了硬件保證。檔案工作是醫(yī)院工作的重要組成部分，也是醫(yī)院信息資源工作的中心。檔案工作如何實現(xiàn)計算機管理，直接影響到醫(yī)院整體工作水平，必須抓緊和落實。因此，檔案工作如何更好地實現(xiàn)計算機管理是檔案管理部門領(lǐng)導層必須認真面對的問題。

一、醫(yī)院檔案工作現(xiàn)狀

目前，通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)大多數(shù)醫(yī)院檔案管理的各個基礎(chǔ)環(huán)節(jié)都發(fā)生了變化，已經(jīng)從單純的手工操作過程解放出來，逐步被計算機系統(tǒng)管理所替代。計算機管理檔案從開始實施的輔助性管理，現(xiàn)在已經(jīng)完全取代手工管理。計算機管理檔案顯示著強大的生命力和發(fā)展應用潛力。但是，在調(diào)研中也發(fā)現(xiàn)其中仍然感到美中不足，仍然存不少的問題和不足需要引起高度重視，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）檔案管理水平不高。檔案工作在醫(yī)院也是一項十分重要的基礎(chǔ)性工作，必須做好，大多數(shù)醫(yī)院把單位的檔案工作納入重要工作議程。但是，在實際工作中，檔案工作與檔案工作要求之間仍然存在很大的差距。客觀地說檔案工作雖然重要，畢竟在短時期內(nèi)不能給醫(yī)院帶來經(jīng)濟收益，檔案工作的好壞不直接影響醫(yī)院的聲譽。因此，導致醫(yī)院領(lǐng)導難以把工作重心放在檔案工作上，在實際工作生活中，檔案管理工作很自然會得不到應有的重視，客觀上導致檔案工作的邊緣化和管理水平的弱化。

（二）管理制度不完善。受重視程度弱化的影響，檔案管理在實際工作中，很難根據(jù)醫(yī)院制定的檔案管理辦法所規(guī)定收集檔案材料的重心開展工作。具體表現(xiàn)在檔案管理部門在開展工作時無章可循，沒有制定行之有效的檔案管理規(guī)章制度。也正因為規(guī)章制度的缺失或不完善，有些醫(yī)院里的重要科研成果、重要醫(yī)療案例檔案、人事檔案和文書檔案等得不到有效管理，檔案信息資源的開發(fā)和利用水平不高。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)不高。眾所周知，醫(yī)院檔案工作管理水平的高低取決于檔案人員的綜合素質(zhì)的高低。鑒于醫(yī)院各個層面（包括領(lǐng)導層）對檔案工作重要性認識不到位，重視力度不夠，人力資源的配置必然弱化。檔案管理部門檔案人員來源、學習、培訓和配置都很難按照檔案工作運行規(guī)律運作，最終結(jié)果必然導致檔案人員的綜合素質(zhì)不符合檔案工作計算機管理的需要。表現(xiàn)在檔案人員普遍存在年齡偏大、知識結(jié)構(gòu)老化、缺乏現(xiàn)代化管理理論和缺乏現(xiàn)代化計算機專業(yè)基礎(chǔ)知識等現(xiàn)象，檔案人員所具備的專業(yè)知識不能滿足檔案計算機管理的需要。工作責任、工作能力都存在知識缺失現(xiàn)象。

（四）計算機管理水平偏低。從我國檔案工作領(lǐng)域整體情況來看，醫(yī)院檔案管理水平仍不能滿足現(xiàn)代計算機管理的需要，不論從檔案工作的硬件要求還是軟件要求都不能滿足計算機管理的需要。雖然醫(yī)院從業(yè)務部門和文書管理部門配備了良好的計算機軟硬件設備，便受限于醫(yī)院綜合應用計算機的能力不強，不能發(fā)揮計算機應有的作用，導致檔案資源建設不夠完善，也不能實現(xiàn)檔案資源共享。

二、醫(yī)院檔案工作實現(xiàn)計算機管理的途徑和方法

通過對醫(yī)院計算機管理檔案現(xiàn)狀的分析，可知醫(yī)院計算機管理檔案水平十分低下，十分不利于檔案管理的現(xiàn)代化、標準化和科學化管理。會對醫(yī)院檔案資源的開發(fā)利用工作造成不利影響。計算機管理檔案是時代發(fā)展的必然，也是醫(yī)院檔案管理工作上水平的必備條件。一所好的醫(yī)院，如果檔案工作沒做好，將直接影響該醫(yī)院的整體管理水平的提升。醫(yī)院檔案管理要上水平、上層次必須做好以下幾項工作：

（一）引起決策層的重視。不論那家單位如果要推進某項工作，頂層設計至關(guān)重要。領(lǐng)導決策層的重視是檔案工作全面實現(xiàn)計算機管理的必備條件。檔案管理部門，要花大力氣研究單位實現(xiàn)計算機管理檔案的重要性和必要性。基于此，醫(yī)院檔案管理部門應該做一些基礎(chǔ)性的工作，深入了解醫(yī)院檔案工作的重要性，加大宣傳力度，特別是榜樣的宣傳要做到位，要積極與上級檔案業(yè)務主管部門聯(lián)系，爭取更多地支持和業(yè)務上的指導，注意收集檔案現(xiàn)代化管理工作做得好的醫(yī)院的先進經(jīng)驗，經(jīng)過認真梳理后，及時向醫(yī)院領(lǐng)導匯報，爭取領(lǐng)導層的支持。只有領(lǐng)導層支持檔案工作，才能有效地調(diào)配人力、物力和財力，才能真正有效地推進檔案工作計算機管理。

（二）建章立制。醫(yī)院檔案工作管理部門，要真正實現(xiàn)計算機管理管理，提升檔案工作水平，必須建設自己本單位的檔案工作制度，特別是要結(jié)合本單位檔案工作的實際，制定本單位檔案管理辦法，明確本單位檔案的收集范圍和管理制度。要在實行科學管理的同時建立行之有效的檔案管理激勵機制。要做到用制度來管理檔案，用制度來保證檔案的收集完整，用制度來保證檔案的安全和穩(wěn)定，用制度來保證檔案有效開發(fā)和利用。

（三）全面提升檔案人員的綜合素質(zhì)。單位檔案工作是依靠本單位的檔案工作人員來完成的，為了做好本單位的檔案工作，檔案人員的素質(zhì)至關(guān)重要。因為只有掌握了現(xiàn)代管理技能的檔案人員，才能勝任信息化時代計算機管理檔案崗位工作。所以，醫(yī)院檔案管理部門要從檔案人員自身的素質(zhì)出發(fā)，采取行之有效的工作措施和方法，確保檔案人員現(xiàn)代計算機管理技能的提升，特別是計算機操作技能的提升。如果檔案人員沒有掌握相關(guān)計算機操作技能，在實際工作中就沒法完成計算機管理檔案的任務。檔案管理部門要制定檔案人員綜合素質(zhì)培訓規(guī)劃，讓檔案人員有機會出去專題學習，提升計算機管理檔案的業(yè)務素質(zhì)，也可請有關(guān)計算管理檔案的專家到檔案部門工作，通過實地傳幫帶的形式讓檔案人員學會并掌握計算機管理技能。讓全體檔案工作人員計算機操作技能業(yè)務培訓落實到實處，才能促進醫(yī)院檔案工作實現(xiàn)計算機管理檔案的目標。

（四）全面推進檔案計算機管理。目前，我國大多數(shù)正規(guī)醫(yī)院所屬各業(yè)務科室已經(jīng)全面推行了計算機管理，取得了良好成效。過去繁重的手工操作逐漸被計算機管理系統(tǒng)所取代。大大減輕了工作人員的勞動強度，提高了工作效率。計算機管理系統(tǒng)的引入，對檔案工作產(chǎn)生了巨大的推進作用。電子文件材料的形成，為傳統(tǒng)意義上的檔案注入了新的內(nèi)容。檔案管理也應與時俱進，根據(jù)醫(yī)院自身的實際情況，制定本單位檔案管理辦法，為了更好地對接好業(yè)務部門形成的歸檔電子文件收集和整理工作，很有必要購置檔案管理軟件。這樣通過檔案管理軟件，醫(yī)療業(yè)務部門從門診收入病人、辦理住院手續(xù)、醫(yī)生開展診療活動、診斷病證、最終確定治療方案和最后辦理出院手續(xù)等整個過程實現(xiàn)了程序化管理。這樣大大提高了檔案工作效率，減輕了檔案人員的勞動強度。

四、結(jié)語

醫(yī)院檔案工作任務十分繁重，它涉及醫(yī)院所屬各單位、各部門工作的各個方面，包括人事工作、組織工作、黨政工作、科研工作和醫(yī)療工作等，其內(nèi)容十分豐富。隨著計算機管理系統(tǒng)的引進，緊緊圍繞醫(yī)院的中心工作發(fā)揮了其巨大的作用，不僅提高了醫(yī)院各部門的工作效率，也對檔案工作提出了更高的要求，為了滿足醫(yī)院各層次人員對檔案信息資源的需求，要將檔案管理部門建設成為現(xiàn)代化信息中心。必須采取各種有效措施強化檔案信息資源的計算機管理水平，積極開發(fā)檔案信息服務工作，為醫(yī)院所屬各單位提供檔案信息資源服務奠定扎實的基礎(chǔ)。

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