淺談醫療機構人力資源檔案信息化管理

文/濟南市衛生人才交流服務中心　姚遠

淺談醫療機構人力資源檔案信息化管理

文/濟南市衛生人才交流服務中心姚遠

【摘要】人力資源管理是企業發展的重要管理內容，檔案管理作為人力資源管理中的基礎，在科技的發展與帶動下積極構建信息化管理成為新時期的發展要求。近年來，我國醫療水平不斷提高，醫療機構不斷增多，合理安排職工崗位、招聘選拔、績效考核、日常培訓，保證醫療機構的和諧發展離不開人力資源管理，其中建立起高效的檔案信息化管理系統逐漸成了提高檔案管理工作水平的主要組成內容。本文著重分析了醫療機構人力資源檔案信息化管理的內容，為人力資源部門提供決策依據。

【關鍵詞】醫療機構；人力資源；檔案信息化；管理

一、醫療機構人力資源檔案信息化管理的基本概述

在科技的發展下，我國醫療機構實施人力資源檔案信息化管理以計算機技術與網絡技術為發展載體，從整體角度出發，人力資源檔案信息化管理與傳統管理方式有著明顯的區別與管理優勢。其一，職工基本信息更新更加方便，現如今我國諸多醫療機構所采取的考評方式為績效考核，但是在整個發展過程中職工的各項考核指標會發生變動，如果仍舊采取傳統檔案管理方式，那么則會增加人力資源部門的工作量，降低工作效率。但是利用檔案信息化管理系統不僅實現快速更新檔案資料，修改檔案內容，存儲檔案，并且能夠保證醫療機構檔案的準確性。其二，我國醫療機構之中人力資源檔案是醫療行業的重要保障與憑證，也是醫療工作人員進行職稱考核與申請提拔的主要參考標準，因此，人力資源檔案管理起到了至關重要的作用，利用檔案信息化系統可以在搜索個人信息時更加方便快捷，并且能夠制定員工計劃、實施績效管理、提拔人才、考核人才提供材料證明。因此，醫療機構人力資源檔案信息化管理方式能夠提高工作效率，減少工作量，節約檔案查閱時間，保證人力資源檔案的全面性與準確性。

二、醫療機構人力資源檔案信息化管理的主要內容

（一）進一步規范醫療機構人力資源檔案目錄數據庫系統。從我國醫療機構發展歷程分析，人力資源檔案目錄數據庫系統是一項非常基礎的工作，其中主要表現在三點：（1）需要根據相關材料目錄完善個人檔案，填寫個人工作簡介等；（2）在個人填寫之后需要經過相應業務部門領導的審核與審批之后錄入目錄庫，比如像專業技術職務的申請表；（3）個人的生活履歷、工作狀況、考核情況均需要人力資源部門進行記錄與整理。其中，以上三點的材料信息主要表現為兩種形式，分別是數字為主的電子信息檔案，比較常見的有電子表格；由紙質檔案所轉化成的電子信息檔案，比如經過掃描對非電子檔案進行識別，處理成數字文檔或者圖片格式，但是這種電子檔案由于受到諸多因素的影響，往往需要進行加密處理。

（二）建立檔案的電子化管理。所謂的檔案電子化管理主要是指人力資源部門在辦公過程中所產生的檔案信息，或者將圖片、圖像、影像等檔案進行數字化處理。在建立檔案電子化管理中需要做到三方面，一是要實現對非電子檔案的電子轉化，比如在醫療機構中比較常見的檔案信息便是紙質檔案，在經過掃描之后將其進行格式的轉化，從而實現檔案信息的數字化處理。而是積極開發相應的系統軟件，真正實現醫療機構人力資源管理電子文件與檔案管理的相互兼容，就目前而言，我國部分醫療機構人力資源所開發的系統軟件與檔案管理不兼容，兩者相互獨立，無法實現資源共享，無法及時轉換成檔案管理信息。因此需要相關部門積極開發系統軟件，實現數據自動下載，按照檔案的歸檔模式實現真正意義上的歸檔。三是實現電子檔案的完整性管理，將電子文件從處理到形成融入信息化系統之中，并且真正保證其檔案資料的真實性與完整性。

（三）對檔案目錄的輸入方法進行規范。在當前科技的發展與信息化技術的帶動下，我國醫療機構人力資源檔案信息化管理已經成為一項發展趨勢，由于醫療機構所涉及的內容比較多，人力資源部門需要創建不同的數據庫才能滿足信息化的發展需求，其中在對數據庫進行建立的時候需要積極做好目錄的輸入工作，在對檔案信息進行搜索的時候只要在目錄中輸入關鍵詞便可以短時間內查找到需要的信息，這不僅保證了檔案信息化建設的合理性，并且也是構建檔案信息化系統的主要內容之一。除此之外，在將紙質資料經過掃描轉化成電子檔案之后，則需要保證信息轉換的準確性以及完整性，必要時候還需要做好加密處理。

（四）加強對醫療機構人力資源檔案信息化管理隊伍的建設。根據筆者分析與調查，我國醫療機構人力資源管理部門員工年齡比較大，對計算機技術以及網絡技術認識不足，缺乏操作能力以及理解能力，甚至部分工作人員在進行信息化檔案管理的時候無法掌握操作的要領，對檔案信息化管理而言具有一定的阻礙作用。因此需要加強對管理隊伍的建設，醫療機構定期開展培訓工作，進一步提高人力資源檔案人員的工作能力以及計算機能力，此外，醫療機構還要通過招聘的方式引進新型人才，不斷充實人力資源檔案管理團隊，促進醫療機構人力資源檔案信息化管理得到創新發展。

醫療機構人力資源檔案信息化管理是促進醫療機構有序發展的關鍵因素，只有不斷更新管理機制、提高人員素養，加強技術更新，才能從根本上提高檔案信息化管理的水平，才能為醫療機構的發展提供數據決策與數據支撐。

參考文獻：

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