試議公文評改原則和方法

文/中國公文學研究所副所長　欒照鈞

試議公文評改原則和方法

文/中國公文學研究所副所長欒照鈞

本文通過多年來對諸多典型的公文實例進行評改，并結合公文評改實訓教學的實踐，詳盡論述了公文評改理念、評改對象、評改主旨、評改依據、評改方法、評改范圍，以及評改公文需要把握的關鍵問題。使廣大文秘工作者掌握公文評改的本領。

公文；評改；原則；方法

搞好公文評改，是提升公文寫作水平、實現公文規范化和科學構建公文評改學的必由之路，需要更多的人積極投身于公文評改實踐，深入研究公文評改理論。鑒于目前很多人對公文評改認識不足，尤其缺乏自覺參與的積極性，筆者特根據數十年的積累和體會撰寫此文，概括公文評改的原則和方法，與學界同仁切磋交流。

一、評改理念把握“兩個疑點”

“兩個疑點”：一是是唯書唯上還是實事求是；二是是積非成是還是約定俗成。

筆者以為，公文寫作與評改應當實事求是而不應當唯書唯上，應當力求規范而不應當把積非成是視作約定俗成。不符合行文規范而出現的公文病誤，在各級機關公文中均可找到實例。上層機關公文（一般指省級機關和國家級機關公文）盡管質量較高，但也難免出現差錯；由于歷史階段的局限和歷史延續性的影響，國家權威機關的公文也不可能在任何時期都100%正確。對于日常遇到的不規范的公文，不論是哪一級的，都不宜效仿和提倡。然而，在公文寫作、公文評改和公文研究中，卻始終存在著唯書唯上和積非成是的問題。而積非成是的做法，又往往被人視作“約定俗成”，學界甚至在理論上進行錯誤總結，對讀者則是一種嚴重的誤導。從詞義來講，“約定俗成”指某些事物的名稱或社會習慣是由人們經過長期實踐而認定或形成的；“積非成是”指長期沿襲下來的謬誤，會被認為是正確的。顯而易見，對相沿成習的錯誤做法，不應視為“約定俗成”予以肯定，而應視為“積非成是”加以矯正。

二、評改對象把握“兩個重點”

“兩個重點”：一是上層機關不規范公文；二是公文著作中被作為例文（“范文”）的病文。

明確了理念上應當把握的“兩個疑點”，自然要把這兩類公文作為評改重點。從總體而言，公文評改的對象是各級機關和各類單位公文中的各種病誤。基層機關和企事業單位公文盡管病誤較多，但其消極影響遠不如上層機關不規范公文和公文著作中被作為例文（“范文”）的病文嚴重。因此，公文評改對象之重點理應是后者而不是前者。

省以上機關公文規范化水平高于基層是不爭的事實，但文種錯用、格式違規、標題不規范等問題也時有發生，有的在正文結構和語言文字方面不同程度地存在毛病，對下往往有著一種“示范性”的負面影響。對此，若不及時加以矯正，勢必被更多的人效仿和提倡。公文著作（包括教材）不乏高水平的佳作，但也一直存在著比較嚴重的問題。其中，有修訂上的滯后，也有相沿成習之積弊，更有抄襲之風盛行等因素，不良影響十分廣泛，誤導作用不容低估。值得深思的是，公文著作中的例文（范文），經作者選用，并經出版社審定，有的依然錯訛多多，而且很少有人懷疑它的規范性，對其進行重點評改則顯得十分必要和尤為重要。

三、評改主旨把握“兩個節點”

“兩個節點”：一是認真評析；二是準確修改。

公文評改具有主旨的明確性、內容的針對性、褒貶的肯定性、評改的準確性、語言的規范性和實踐的指導性等特點。公文評改不是單純的糾錯，必須突出“評”和“改”的主旨，“改”必須建立在“評”的基礎上——評析恰當而全面，才能改得精準而到位。顯而易見，評改文針對被評改文中的病誤必須做出肯定的評析，不允許含糊其辭、似是而非，更不允許積非成是、以訛傳訛。鑒于一個人的知識存儲和認識能力畢竟有限，評改人不論水平高低，都很難保證在評改中不出一點兒差錯和在評改文中不留有瑕疵。這就需要他人給予輔助性地矯正，需要集思廣益，發揮更多人的作用。

四、評改依據把握“兩個視點”

“兩個視點”：一是2012年發布施行的《黨政機關公文處理工作條例》（簡稱新《條例》）；二是與新《條例》配套實施的三個新國標。

三個新國標除《黨政機關公文格式》外，還有《標點符號用法》新國標和《出版物上數字用法》新國標。對公文規范化，各個時期有著不同的要求。每個時期的公文，都應按國家最新規定的要求來規范，按國家最新規定的標準來衡量。對公文中的病誤，理所當然地應按國家最新的規定進行鑒別和認定。新《條例》和三部新國標的配套實施，使公文寫作規范更加科學和明確，公文評改和公文研究有了綱領性文件的指導，標志著我國的公文處理工作已實現歷史性的轉變，步入了統一規范的新階段。要搞好公文評改，必須認真學習，既領會新規定的精神實質，又把握新規范的細節標準，努力增強執行現行公文處理法規的自覺性。

五、評改方法把握“兩個起點”

“兩個起點”：一是科學的思想方法；二是科學的行為方法。

起點正確，終點（結果）才能理想。思想方法要求我們樹立正確的思維觀念，包括系統思維、辯證思維和邏輯思維等觀念。公文理論工作者須正確對待且不盲目推介黨和國家早期形成的不規范公文，著述中不能因襲陳規積弊而同現行規定抵觸。公文實務工作者須克服盲從心理，求真務實，與時俱進，閱文讀書時既要認真學習上級機關和公文著作所提供的名副其實的范例，又要善于動腦，獨立思考，盡量不被上級機關不盡規范的公文和公文著作中的錯誤闡釋及推介的病文所誤導。

行為方法要求我們靈活應用行之有效的實施辦法。公文評改的具體程序并非絕對的，但也確有一定章法可循。從實踐來看，公文評改文章多采用“三篇式”，即原文、評析和改稿；也有采用“兩篇式”的，即原文加評析或者先評析后附原文。具體采用哪種方式，可因人而宜，因文而宜。不過從效果看，筆者以為采用“三篇式”好些。這樣，讀者在閱原文時可先嘗試著尋覓病誤，再隨著閱讀評析文而展開思路，最后通過和原文比較看其改稿改得是否恰到好處。這對提高讀者鑒別能力和文稿矯正能力是很有益處的。公文評改應當做到“由淺入深，由表及里，字斟句酌，洗練概括”，先從標題和一般格式、規則著眼，而后再看內容、結構和語言文字等方面有哪些病誤，并通盤考慮，反復推敲。公文修改錘煉字句，應當一直到改不動為止。

六、評改范圍把握“兩個焦點”

“兩個焦點”：一是公文格式；二是公文標題。

公文格式是針對公文整體結構而言的，與公文正文結構迥然有別。嚴格按現行公文格式和行文規則撰寫公文，并不等于墨守成規，這正是為了保證公文的完整性、正確性和有效性，并為公文處理工作提供便利。倘若沿用過去的已經廢止的格式和規則起草公文，則是錯誤的；所形成的公文，則很可能是不規范的。公文格式規范的基本要求（亦即評改后的公文格式要達到的標準）是：要素齊全無贅疣，位置得當無偏差，版式正確不混淆，首尾相符不矛盾。

公文標題是公文的“眉目”，也可稱作“眼睛”和“窗口”，尤可堪稱公文所有組成項目中最精華的要素。它最能體現行文主旨和行文關系，最能體現公文的主要內容和文種的正確使用，最能體現公文處理法規的最新規定，最能體現語法、修辭和邏輯等多學科知識的綜合運用技巧，也最能體現作者的才華和智慧，因此在很大程度上能反映出發文機關制作公文的水平。公文標題擬制得好與壞，在一定程度上決定公文寫作的成與敗。公文標題不規范，會直接影響發文機關乃至整個系統的形象。實踐中，公文標題不規范的問題尤為突出，而在理論研究上，至今仍存在許多難點和疑點，令廣大公文工作者十分困惑。無論哪一級機關，規范地擬制某一公文標題可能輕而易舉，但要做到制發的所有公文的標題都完美無誤，則實屬不易。公文標題擬制規范，是公文規范化的重要組成部分。擬制好公文標題和搞好公文標題評改，是公文理論研究的重中之重，也是公文寫作和公文評改中最精彩之筆。公文標題規范的基本要求（亦即評改后的公文標題要達到的標準）是：結構完整，事由明確，文種恰當，語言規范，文字簡潔，題文相符，便于閱讀、管理和使用。

七、評改正文把握“兩個難點”

“兩個難點”：一是正文結構；二是語言表達。

要寫好公文，必須合理謀篇布局，處理好正文結構和語言表達的關系，體現出正文結構規范和語言表達規范的一致性。公文正文結構規范是公文規范化的重要組成部分，掌握公文正文結構規范是寫好公文的基礎。公文正文結構與公文語言表達密切相關，公文語言表達往往對公文正文結構產生決定性的影響。公文語言表達不規范會導致公文正文結構的不規范。公文正文結構規范，方能夠凸顯公文語言準確、簡明、平實、莊重的特點。公文語言和正文結構均應當是模式性和多樣性、規律性和靈活性的統一。公文語言的表達，體現公文的語體風格，主要表現為“三忌”：忌過繁過細過詳；忌濫用華麗辭藻；忌議論言之無物。從某個層面來看，把握好語言表達是確保公文正文結構規范的必要條件。

公文正文結構規范的基本要求（亦即評改后的公文正文結構要達到的標準）是：符合文種，量體裁衣，段落分明，層次清晰，主次恰當，詳略適宜，開頭簡潔，結尾有力，過渡自然，呼應緊密。公文語言表達規范的基本要求（亦即評改后的公文語言表達要達到的標準）是：文風端正，語言得體，表述嚴謹，語序合理，敘事簡明，繁簡適度。

八、評改病句把握“兩個基點”

“兩個基點”：一是句子結構分析方法；二是語病矯正技法。

“兩個基點”是行為方法的具體體現。很多人之所以寫公文常常出現語病，修改文稿不知從何處著手，面對公文中的錯訛往往看不出問題，正是因為不懂得且未能牢牢把握句子結構分析方法和語病矯正技法。進行句子結構分析，能夠幫助我們準確地理解句子，增強辨析正誤、修改病句的能力，提高語言運用水平。可以說，它是語病矯正的前提和基礎。解析較復雜的句子，一般采用三個步驟：一是先找出主語中心語、謂語中心語和賓語中心語；二是找出定語、狀語和補語；三是對主干、枝葉進行綜合分析。操作上，應側重掌握單句結構分析的圖解方法。復句結構根據分句之間的邏輯關系劃分，主要有并列關系、順承關系、遞進關系、選擇關系、轉折關系、假設關系、條件關系、因果關系、目的關系、解說關系（總分或分總關系）等。對復句一般不作句子成分分析，但對構成復句的單句形式即分句可作句子成分分析。分析復句，確切地說，包含兩層意思：一是分析分句之間的邏輯關系，看是否正確；二是分析各分句句子成分，看是否存在語病。

要寫好公文和搞好公文評改，必須掌握語病矯正技法。語病矯正技法，即我們平常所說的檢查和修改病句的方法。從實踐來看，檢查和修改病句的方法有多種，主要有“語感審讀法”“去枝尋干法”“類比互換法”“事理分析法”和“綜合運用法”等。很多人從小學開始就學習語法，直到大學畢業，參加工作多年，可寫出的公文卻很不像樣，評改公文時仍然束手無策。究其原因，還是語法知識掌握得不好，不能應用自如，說明懂得語法是必要的，但僅僅懂得是不行的。

九、評改贅句把握“兩個要點”

“兩個要點”：一是避免無端重復；二是合理運用省略。

從我們自身寫出的文稿，到日常接觸到的某些文件，再到公文著作中的某些例文（“范文”），都存在一個認真修改冗詞贅句的問題。布局不合理和語言不規范的公文，往往語句拉雜，前后重復，不符合公文“準確、簡明、平實、莊重”的語體要求。語言文字重復累贅，看似無關緊要，卻是公文寫作之大忌。要寫好公文和搞好公文評改，必須掌握精練詞語和語句的技巧。除避免求全求詳、空話套話而外，必須把握好“兩個要點”，大致體現在三種具體技巧上：一是注意避免句中或鄰近語句相同詞語不必要的重復；二是注意避免上下文（包括導語段和下文）語句不必要的重復；三是注意承前省略和蒙后省略合理使用。應當把無端重復同合理照應、合理過渡區別開來，尤其應當注意避免鄰近句組或分句中的句子末尾用詞重復。面對用詞重復的情形，須將可用可不用的詞堅決刪除；不宜刪除的，應當在豐富的漢語詞匯中另選一詞。

精練詞語和語句系公文寫作、公文評改最起碼的基本功。嫻熟地掌握這一基本功，是個循序漸進的過程，不可能一蹴而就，必須勤學苦練，在長期的文稿修改和公文評改的實踐中，不斷增強悟性和提升水平。

通過多年來對諸多典型的公文實例進行評改，并結合公文評改實訓教學的實踐，筆者總結了“80字”評改口訣，可供學界朋友參考：“通讀全文，把握語感；分析句子，去枝尋干。瞻前及后，左顧右盼；規避重復，刪繁就簡。結構語言，相依相伴；理順層次，消除雜亂。反復閱讀，仔細推敲；一改再改，屢見收效。內容形式，周密思考；精益求精，好中求好。”

需要明確的是，廣義的公文評改包括文稿修改，掌握公文評改的本領，可以使修改后的文稿更精彩。正如劉耀國先生所說：“我們平時所說的公文評改，基本上指他評他改，自評自改更多見于文稿修改。盡管公文評改和文稿修改有所區別，然而兩者卻是一脈相通的。公文文稿起草者對自己擬寫的文稿所進行的反復修改過程，就是屢次所作的自評自改過程。一篇好公文常常是經過反復推敲和多次修改才出手的，因此，公文文稿起草者，應高度重視公文評改在公文寫作中的重要地位和作用。倚馬千言的快手可以羨慕，反復修改的高手更應學習，公文評改的本領必須掌握。”