做好辦公室綜合協調工作的幾點感悟

文/新疆油田公司低效油田開發公司　曾偉

做好辦公室綜合協調工作的幾點感悟

文/新疆油田公司低效油田開發公司曾偉

本文就如何做好辦公室綜合協調工作談幾點感悟。重點在于強化“三個意識”、把握“三個原則”、做好“三個注重”。

辦公室；綜合協調；體會

辦公室是一個單位的綜合管理機構，發揮著溝通上下、聯系內外、協調各方的重要作用。辦公室綜合協調是企業管理的重要手段，是溝通和反饋各種信息、協調和改善各方關系的重要途徑。做好綜合協調工作，對調動各方工作積極性、提高辦公室的工作效率和管理效能、提升“三服務”工作的質量和水平都有直接的影響。下面，筆者就如何做好辦公室綜合協調工作淺談幾點感悟。

一、強化三個意識

（一）強化全局意識。“不謀全局者，不足以謀一域。”做好綜合協調工作，要始終把“圍繞中心、服從大局、統籌安排”作為工作的出發點和著力點。辦公室人員要立足本職崗位，牢固樹立全局意識和長遠觀念，要增強對宏觀性、戰略性、全局性的關鍵問題和企業中心工作的敏感性，準確認清整體局勢，善于吃透上情、把握下情、了解外情，從全局發展上分析和解決問題。在具體工作中，不能計較眼前得失，不圖一時之利，不謀一己之利，要顧全長遠、放眼全局，統籌兼顧各方利益，妥善協調各方關系，著力提高各方積極性和主動性，有效推動各項工作。

（二）強化服務意識。能不能讓領導滿意、讓基層滿意、讓員工群眾滿意是衡量辦公室工作的根本標準，綜合協調工作則是辦公室服務的具體體現。要做好協調工作，提高工作效率，就要著力提升“三服務”工作質量和水平。一是要轉變思想，改進工作態度。學會換位思考，想他人之所想、急他人之所急，在服務他人中提升自我；二是要轉變溝通方式和策略方法。充分發揮主觀能動性，善于把握企業脈搏，貼近領導思路，關注員工實際需求，把問題想在前，把工作做在前，主動服務，超前服務；三是要以理服人，更要以情感人。不論面對領導上司還是同事下屬都要謙虛真誠、主動熱情，講究協調方法，加強有效溝通，努力實現讓各級領導稱心、讓辦公室同事舒心、讓上門辦事同志省心的“三心”服務。

（三）強化學習意識。辦公室協調是一項集公共關系和溝通藝術于一體的綜合性管理工作，具有政策水平高、工作范圍廣、業務信息量大等特點。綜合協調的工作職責決定了辦公室人員必須具備扎實的理論功底和較強的業務技能，這就需要辦公室人員不斷加強自身學習，增強知識儲備。特別在新形勢下，辦公室人員要立足自身本職工作，緊緊圍繞企業發展方向，不斷拓展新視野、新思想，既要熟悉自身業務知識，了解國家和企業的政策環境、戰略規劃等方面的發展背景，也要學習掌握企業和社會管理、心理學、法律法規及公文寫作等綜合類基礎知識。在工作中學習，在學習中積累，勤于思考，善于總結，用知識拓寬理論視野，用實踐豐富工作經驗，持續提升個人工作能力和業務水平。

二、把握三個原則

（一）把握協調重點原則。綜合協調工作涉及企業上下內外事務的方方面面，只有抓住工作重點才能帶動全局。辦公室人員要善于確定并抓好一個時期的重點工作，把辦公室工作置于企業的協調發展和穩定的大局中來謀劃，把重點決策部署、關鍵工作環節、主要矛盾和問題等關注點作為協調工作的著力點。在繁雜的協調工作形勢中，要善于牽動“牛鼻子”，學會“四兩撥千斤”，抓住對全局發展具有關鍵性影響的工作，抓住協調工作的決定性環節，增強協調工作的針對性，做到“牽一發而動全身”。另外，隨著時間的推移、形勢任務的變化，辦公室工作重心也隨之變化，要在不斷變化的工作中抓住主要矛盾，不在非原則問題上糾結，正確、適時地把握工作重點轉換，及時調整工作思路和部署，切實把其他工作帶動起來。

（二）把握照章辦事原則。制度協調是最基本、最有效的協調方式之一。建立健全各項規章制度和工作程序，是實現辦公室管理科學化、系統化、規范化的基礎，也是實施有效協調的前提保障。辦公室要不斷加強辦公室自身建設，改進和完善制度約束體系，形成有章可循、有法可依的工作機制，明確責任劃分，以制度管人，按規定辦事，避免職責不清、任務不明、推諉扯皮等問題發生。特別是在辦公室公務接待、辦公費用等協調管理方面，要遵照嚴格的操作程序和工作要求，落實制度規定，把控費用標準，加強日常督促檢查，促進辦公室工作規范化管理。

（三）把握團結內外的原則。辦公室工作具有系統性、協調性和連續性，絕大部分工作都需要辦公室內外同事的齊心協力、互相配合才能做好。“若不團結，任何力量都是弱小的。”做好辦公室工作，首先要協調好內外關系。辦公室內外同事間要相互信任、相互支持，大事共商量，小事多體諒，培養員工之間、部門之間的凝聚力。其次，要維護好領導集體的團結，辦公室人員要緊跟領導思路，準確把握領導的想法和意圖，客觀、公正、準確地表達各方意見，當好參謀助手，不越級請示，不多頭請示。盡量避免和化解領導之間的矛盾，促進領導集體統一認識，心往一處想，勁往一處使，營造一個團結融洽、精誠協作的集體氛圍。

三、做好三個注重

（一）注重時效。在新形勢下，開展綜合協調工作要注重時效性。辦公室人員要持續改進思想態度和工作作風，認清企業發展的規律和趨勢，時刻保持緊迫感，合理計劃，統籌安排，急事急辦、要事催辦、難事商辦，把握好工作的主動權。在當前信息時代大背景下，溝通協調工作也要與時俱進，通過網絡辦公和信息管理系統等手段，逐步建立和完善信息傳遞系統，實現辦公室上下、左右、內外各路信息的實時溝通和準確反饋，有效提高綜合管理水平和辦公室協調效率。

（二）注重創新。隨著企業的發展和時代的變化，面對辦公室復雜多變的新形勢、新事物，要做好綜合協調工作，就不能因循守舊、墨守成規，既要堅持原則，立足實際，又要靈活變通，勇于創新。要善于突破思維定勢，打破思維慣性，主動吸收新觀念，接受新事物，學習新知識，以新的角度觀察事物，以創新思維謀劃全局，以新的方法解決問題，推動辦公室工作思路和工作理念的創新。

（三）注重細節。“天下難事，必做于易；天下大事，必做于細”，要成就一番事業，要有所作為，必須要從簡單之事做起，從細微之處入手。辦公室是企業形象的窗口，在辦公室待人接物、會議活動策劃及執行、信息溝通及關系協調等各方面的細節處理直接反映了辦公室的服務質量和工作水平，同時也體現了個人的綜合素質和業務能力，可以說能否做好細節工作決定了辦公室工作的成敗。細微之處見真章，在日常協調工作中要善于分解細節、抓住細節，只有把日常小事做實，把平凡工作做細，把一個個小成功聚集起來，才能獲得更大的成功。

在強化“三個意識”、把握“三個原則”、做好“三個注重”的同時，辦公室人員還要加強思想境界、品格魅力的培養，把握協調策略和溝通藝術，用心、用情做好每一件事，在綜合協調工作中磨練成長，努力開創辦公室工作的新局面。