新形勢下做好高校辦公室工作的思考

文/新疆財經大學黨委（校長）辦公室　劉建忠

新形勢下做好高校辦公室工作的思考

文/新疆財經大學黨委（校長）辦公室劉建忠

作為學校運轉的樞紐, 高校辦公室工作既涉及宏觀管理，又涉及微觀運行，在學校內部及對外聯系中的地位和作用日益顯現。做好新形勢下的高校辦公室工作, 可以不斷提升教育教學水平、有效促進學校各項工作的全面協調可持續發展。

新形勢；高校辦公室；思考

隨著科教興國、人才強國戰略的實施和高等教育體制改革的不斷深入, 高校工作面臨著許多新情況、新問題。辦公室作為高校的綜合職能部門,承擔著聯系內外、溝通左右、承上啟下的橋梁樞紐作用, 是領導實現管理職能的一個重要機構, 其工作狀態與水平的高下直接影響著學校辦事效率，進而影響整體事業的發展。

一、新時期高校辦公室工作的特點

學校領導決策的正確與否, 很大程度在于辦公室的參謀作用是否發揮到位，而辦公室的主要任務就是協助學校領導處理日常工作事務, 為領導決策、學校發展戰略及相關政策制定和出臺提供具體的資料、信息咨詢和參考。與其他職能部門相比，辦公室在落實學校決策部署、推動全局工作、實現領導意圖等方面具有相對特殊的地位，是其他任何部門都不能代替和無法比擬的, 其主要工作特點有:

（一）內政外聯,工作任務繁重。辦公室既是學校領導層的外腦, 又是學校日常事務的督促檢查機構；既是高校各項工作得以正常有序運行的樞紐, 又是高校對外交往和聯系、樹立良好形象的窗口。隨著高等教育體制改革的持續深入和各高校辦學定位更加明確, 學校與社會、各高校之間的聯絡和交流日益密切, 辦公室的工作職能相應地進一步強化,任務更加繁重。

（二）參與決策,深化服務職能。辦公室處在學校領導的身邊, 是直接為領導決策提供服務的參謀助手。辦公室不僅要執行上級有關文件精神和學校相關政策,還要貫徹落實學校領導指示,在制定中長期發展規劃和年度工作要點、凝練辦學思想、更新管理服務理念等方面提出可操作性強的實施方案。根據學校實際情況, 制定、完善相關規章制度,促進管理更加科學規范, 進而提升學校的整體管理服務水平。

（三）上傳下達,強化協調督辦。辦公室承擔著聯系上下、溝通左右的重要職責，要保證信息傳遞暢通無阻,上下、左右關系融洽,就必須做到協調不斜調、幫忙不幫亂、解難不增難、成事不誤事。對學校領導已經決定的事項, 辦公室必須及時落實經辦單位；對各部門和教職工的請示、報告事項, 辦公室要及時提交到領導手中, 并根據領導批示交由相關部門處理, 及時向當事人反饋處理結果。此外, 辦公室還要定期整理匯總領導批示文件的辦理情況, 及時督辦未完成的事宜。

（四）迅速反應, 增強效能意識。在日常工作過程中, 不論是處理上、下行文件還是信息反饋, 辦公室都要講求時效,否則就會影響學校的正常工作秩序, 甚至會造成重大失誤。高校辦公室遇到的突發事件比較多, 這些事件的處理工作具有時間緊、節奏快等特點, 這就要求工作人員必須做到快速反應、急事急辦、特事特辦，不得有推諉拖延現象。

二、當前辦公室隊伍建設中存在的主要問題

為政之要，關鍵在人。人員隊伍的素質決定了辦公室的整體水平。同高校承擔的人才培養、科學研究、社會服務和文化傳承等重要職能與辦公室自身的工作特點相比，當前，辦公室隊伍建設還存在諸多不足和問題。

（一）辦公室隊伍業務水平、政治素質與工作要求存在較大差距。目前很多高校辦公室人員素質良莠不齊，老同志在文化知識、業務素質方面存在諸多不足；新進年輕同志雖學歷層次較高，但在大局觀、價值觀的培養和學習方面較為缺乏，存在服務能力和水平不足的情況。在業務上，僅能滿足一般的辦文、辦會、辦事要求，發揮參謀助手作用不夠；習慣于收集匯總數據，缺乏調研能力；政治敏感性不足，解決突發事件的應對能力欠缺。這都與新形勢下不斷變化的辦公室新職能不相適應。

（二）對辦公室隊伍建設的目標不清晰，尚未形成能力互補的格局。當前，很多高校辦公室由于目標不明確，怎么建、怎么管依然不清晰，如何組織隊伍也就比較盲目，工作缺乏整體規劃，團隊效率低，未形成良好的單位文化，團隊合力和成員個體的互補效應無法發揮。這主要與高校辦公室自身定位不準有關，領導的管理水平也決定了隊伍建設的成效。

（三）管理制度與工作要求不適應，評價方式一般化，激勵效果不明顯。目前，很多高校辦公室疲于應付各種日常事務性工作，內部管理制度不完善。很多高校辦公室依然沿用傳統的垂直行政管理體制，缺乏扁平結構及時互通信息的優勢，成員間信息往往不對稱，導致工作合力不夠，效率不高。隊伍考核突出質的考察而淡化量的考核，結果主要取決于領導的個人意志和喜好，評價方式簡單化，激勵效果不明顯。究其原因，有外界環境的影響，大部分領導對辦公室工作都停留在一般性事務的解決上，沒有對崗位職責進行細化和量化；也有人員自身的因素，個人自主學習意識不強，對改革發展所要求的自我提高、觀念更新、方法改進等方面存在抵觸情緒。

（四）個人發展目標不明確，潛能和積極性調動不充分。就個體而言，大多數辦公室人員對自身的職業發展缺乏長遠、明晰的規劃，沒有適應學校事業發展與個人自我發展結合以實現雙贏的正確認識，自身努力與學校事業發展結合不夠緊密，甚至出現脫節現象，直接影響了辦公室人員自身潛能和積極性的發揮。面對不斷變化的經濟、社會發展形勢，缺乏對高校事業發展的前瞻性、全局性問題的深入思考，自身定位于做好一般性事務，個人的職業發展受限。

三、對做好新形勢下高校辦公室工作的思考

為適應新時期、新形勢的發展和需要，高校辦公室必須在自我精準定位、加強團隊建設和構建科學規范工作機制等方面狠下功夫，以不斷適應高等教育體制改革和學校事業發展的需要，進而充分發揮綜合服務效能。

（一）如何更好地為學校領導和師生提供優質高效的服務，要對高校辦公室的角色定位有一個清晰的認知，這是做好辦公室工作的前提。首先是改革發展的推進者。高校的改革發展是一項系統工程，在改革和建設中的許多問題和困難，辦公室要直接面對，辦公室工作人員要學會站在學校發展的全局去思考和處理問題，聽取各方意見，通盤權衡，才能提出正確的意見和建議，從而調動各方面的積極性，形成支持和推動改革發展的強大合力；其次應是真誠的合作伙伴。學校的順暢運行需要各部門、各單位相互支持密切合作。辦公室作為學校的管理運行“樞紐”，要率先與各單位和部門共事，成為良好的合作伙伴。辦公室因其所處的特殊位置和工作性質，往往需要牽頭統籌協調有關部門、協同辦理許多工作。為此，辦公室工作人員在堅持原則、規范履責的同時，注意低調行事、謙虛謹慎，在與其他部門協作過程中，充分發揮“樞紐”的綜合協調職能，積極協助、配合相關部門做好各項工作；第三應是學校領導的“信息員”。學校辦公室是高校中上情下達、下情上傳、內外溝通的樞紐，承擔著“信息員”角色。信息工作做得好不好，直接影響領導的決策及對全局工作的指導。辦公室要抓好信息工作，多渠道多方式掌握信息，為領導決策提供基礎信息依據。要廣泛收集師生員工對學校改革、發展的意見、建議，為學校科學決策提供參考，并主動做好校務公開，為統一思想、凝聚人心奠定基礎；第四應是綜合服務的“勤務員”。隨著高等教育事業發展，辦公室對外的服務工作在不斷擴展，學校與兄弟院校、上級機關、相關企事業單位以及當地政府的聯系更加密切，服務社會成為辦公室的一項重要工作職責。因此，辦公室人員要牢固樹立服務意識，不斷提高做好“勤務員”的思想認識，認真學習增強當好“勤務員”的業務水平。面向校內要把為學校事業發展服務、為領導服務、為師生員工服務的職能融入日常工作中，體現在各項具體工作上。在對外服務中，要通過熱情的態度、規范的服務樹立良好的社會形象；最后應是決策落實的“督查督辦員”。對學校研究部署的一些重要工作和重大決策，辦公室要經常監督、檢查工作進展情況，協調解決工作中存在的問題，使學校決定部署的各項工作任務落到實處，確保事事有落實、件件有回音，堅決維護決策的權威性、工作的時效性。

（二）加強團隊建設是高校辦公室做好服務工作的基礎。學校辦公室工作項目多，事務繁雜，工作頭緒多，崗位編制少，雖然有各自的分工，但是有些工作是不能靠個人的力量完成的，團隊協作能力顯得更為重要。學校辦公室要樹立管理服務一盤棋的思想，發揚團隊精神，互相支持，密切配合，形成合力，保證辦公室的高效運轉，從而提高工作效率。只有互相配合與協同，才能更好地發揮個體的能力。最大限度發揮個體的主觀能動性，突顯整體優勢和群體效益，才能使辦公室從客觀上朝著健康、高效、規范、有序的方向邁進。同時辦公室工作具有復雜性、突發性和很強的時效性等特點，面對紛至沓來的工作要分清輕重緩急，要統籌規劃，合理安排，“大事細辦、急事穩辦”，遇到復雜矛盾的問題，冷靜思考，理順工作思路，找準問題的切入點，使復雜問題簡單化，達到事半功倍、收放自如的效果。

（三）構建科學規范的工作機制是高校辦公室做好服務工作的關鍵。辦公室工作事務雜、頭緒多，且經常要面對各種臨時性工作和突發性事務，看似沒有什么規律可言。要做好辦公室工作，必須要善于在繁雜的事務性工作中總結經驗，發現規律，化被動為主動。要善于把總結的經驗和規律以制度的形式顯示出來。辦公室工作要通過規范工作流程約束紛紜復雜的事務性工作，保證忙而不亂；對可能發生的臨時性工作和突發事件要未雨綢繆，早做預案。制度的貫徹在于落實，抓制度、抓機制必須體現嚴肅認真的作風，教育大家要有嚴明的組織紀律、扎實的工作作風和嚴謹的工作態度。對于各工作崗位要明確職責，不能拖延推諉，不能存在官僚主義和衙門作風，必須做到事事有人抓，件件有落實。把個人的發展和辦公室的發展以及學校的發展有機結合起來，努力營造一個富有生機、和諧發展的良好氛圍。

（四）加強隊伍建設是高校辦公室做好服務工作的保障。高校辦公室的職能和任務出現了新的變化，工作人員也應根據工作的需要不斷培養和提升自身所應具備的能力素質，加強隊伍建設，更好地勝任工作。首先要有較高的政治素質和政策理論水平、良好的思想道德修養和科學文化素質，這是做好辦公室工作的首要條件。辦公室工作人員不僅應在日常工作中堅持系統深入地理論學習，著力提高政治理論素養，還應當注意在實踐中培養提高自己的政治敏銳性和鑒別力，培養大局意識。同時，辦公室的校內服務對象是高素質、高層次的教師和學生。其工作人員必須時刻注意通過加強學習、加強自身建設，培養全面的科學文化素質，才能更好地與廣大師生員工溝通，實現辦公室綜合協調、全面服務、參謀助手等職能。其次要有先進的教育理念和管理理念。一方面，隨著高校行政管理民主化、規范化和法制化進程的加快，行政工作圍繞教學中心任務展開的觀念也逐步深入人心；另一方面，大學校園是一個理想化的場地，氤氳其中的自由、批判和獨立精神必然與上述規范管理、制度管理的理念產生某些沖突。辦公室作為維護全校行政系統運行秩序的樞紐機構，應當有意識地組織培訓，使工作人員及時更新觀念，了解和掌握國內外先進的教育思想和管理理念，并將其運用到日常工作中去，更好地將學術管理與行政管理有機結合起來，進一步提升服務層次和工作水平，為學校各項事業健康持續發展提供強有力的保障。

[1]孫瑋，王世龍．高校辦公室中樞協調職能運行機制的研究[J].高教論壇，2012(12)．

[2]李勝利．對黨委領導下的校長負責制的幾點思考[J].中國高等教育，2011(5)．